Фирма «АйТи» одна из немногих отечественных фирм, работающих в
классе заказных финансовых систем в архитектуре «клиент- сервер» и имеющих опыт
реализации более 200 проектов различной сложности на базе собственной
разработки «Бухгалтерской офисной сетевой системы» (БОСС) Основная линия фирмы
- комплексная автоматизация предприятий среднего масштаба и разработка систем
«под ключ».
Это всего лишь капля в море
программных средств на рынке программ. А количество фирм, разрабатывающих эти
программы, все продолжает увеличивайся, вместе с усовершенствованием и
улучшением качества программ.
3.2 Обоснование выбора программы
или собственной разработки для автоматизации учета или анализа
В сельскохозяйственном предприятии Учхоз ,,Кубань,,учет кассовых
операций полностью автоматизирован с помощью разработки крупнейшего в нашей
стране программного разработчика «1С Бухгалтерия» программы «1С Бухгалтерия -
Проф 6.0».
Совсем недавно в
научных изданиях, в компьютерной и экономической прессе велись ожесточенные
дискуссии о возможности и целесообразности автоматизации бухгалтерского учета
в среде Windows. Считалось, что
графический интерфейс, ввод информации при помощи манипулятора «мышь» никак не
вяжутся с технологией обработки учетной информации. Тем не менее, на рынке
программного обеспечения появились первые Windows - бухгалтерии. Они воспринимались как
нечто диковинное и привлекали внимание преимущественно той категории учетных
работников, которые в прошлом имели компьютерные специальности и
соответствующее образование. Первые программы страдали огромным числом
недостатков, связанных преимущественно со сложностью быстрою ввода больших объемов
первичных данных, они были непривычными, тяжеловесными и рас полагали к
неторопливой размеренной работе Тогда казалось, что у Windows - бухгалтерии
будут использоваться только на небольших предприятиях с незначительными
объемами вводимой информации и с хороню подготовленным в компьютерном
отношении персоналом.
С течением
времени эти программы совершенствовались, Windows - технологии охватывали все более широкие
сферы применения, в том числе и сферу бухгалтерского учета
По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских
программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества,
является «1С:Бухгалтерия для Windows ». Несмотря на свою стопроцентную ориентацию на
среду Windows, она сохраняет
все удобства ввода значительных объемов данных. Успех «1С: Бухгалтер и и для Windows» не случаен. Эта
программа имеет большую и долгую историю, берущую начало от первых версий для
операционной системы DOC В последние Windows- версии вошло все самое лучшее, что было
наработано в DOC-версиях и
приумножено за счет преимуществ системы \Ушс1о\У5.
Какие
преимущества дает Windows -технология в организации ведения компьютерного учета?
Многооконный
принцип работы. Благодаря этому принципу каждый документ открывается в
отдельном экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с
несколькими документами, манипулируя ими в естественной форме, подобно тому,
как он это делает с традиционными документами, передавшая, накладывая, их друг
на друг а, просматривая параллельно несколько документов, проводя сверку
показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно
взаимосвязаны, а многооконный режим Windows дает возможность видеть, как изменение
показателей одного документа отражается на информации других, связанных с ним
документов.
Графический
интерфейс предполагает принципиально новый уровень общения пользователя с
программой. Необходимая функция или режим рабств могут быть выбраны только
через традиционные компьютерные меню, но и их графические образы - пиктограммы
или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной
техники. Кроме того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов
чрезвычайно полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не
прибегая к меню или пиктограммам. Поясним, как это реализуется в учетной
работе.
Навигация по данным дает возможность в процессе просмотра некоторого
бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного
в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на заинтересовавший
показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется новая
форма, поясняющая, из каких сумм сложился этот показатель. Аналогичным образом
могут быть проанализированы и эти данные, и так до тех пор, пока не будет достигнут
документ источник первичных данных, породивший эту цепочку. Очевидно, нет
надобности доказывать бухгалтеру преимущества этой поистине прогрессивной
компьютерной технологии. С ее помощью выверка документов превращается в очень
удобный и естественный процесс. Не надо рыться в программных меню выбирать в
них документы, в которых предположительно содержится ответ на возникший вопрос.
Компьютер сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их
возникновения.
Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами в системе Windows. В DOC-версиях бухгалтерских
программ довольно серьезной была проблема организации обмена данными между
прО1раммами, особенно разработанными разными фирмами-производителями. В системе Windows такой проблемы
нет. Все программы, работающие в Windows, могут обмениваться числовой, текстовой,
графической информацией через универсальный буфер обмена (clipboard),
существует и возможность объектной (ОLЕ-технология) и динамической
(DDЕ-технология) связи программ. Таким образом, если предприятие уже ведет
оперативный учет кассовых операций, складских операций и т.п., используя
какие-то Windows -программы,
связь с бухгалтерской программой «1С: Бухгалтерия» может быть обеспечена достаточно
просто: через встроенные в нее разнообразные механизмы. Кроме того, связь
бухгалтерской программы со стандартными Windows -приложениями дополняет ее возможности
графическими и аналитическими функциями электронных таблиц, оформительскими
чудесами презентационных программ, что делает работу бухгалтера поистине
творческой, красивой и самой привлекательной.
3.3 Математическое
описание алгоритма расчетов и описание последовательности техники операций.
Учет кассовых операций осуществляется в «1С: Предприятии» в
конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад с помощью двух
документов - приходный и расходный кассовые ордера. Вызов обоих документов
можно осуществить из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню
Операции/Журналы операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или
расходный кассовые ордера) После создания документа его нужно заполнить здесь
указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано),
корреспондирующий с 50-м счетом. При проведении кассовых документов
автоматически создаются проводки. После этого движение денежных средств по
кассе отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе
Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступления
наличных денег в кассу Для заполнения поля «Принято от» может использоваться
справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица.
При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы
«1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера). При проведении
документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный
документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает 50-й счет.
Расходный
кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денег из кассы. При вводе
документа указываются данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и
необходимые для отражения документа в бухгалтерском учете данные. Для
заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или
справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный
табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного
кассового ордера). При проведении документа автоматически формируются
бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По
дебету выступает указанный пользователем в накладной корреспондирующий счет, а
по кредиту - 50-й.
3.4. Написание руководства пользователю программы
Как начать работу с программой? Как и любую другую операцию в
системе Windows вызов программы
можно осуществить разными способами. Наиболее распространенный отыскать
пиктограмму (иконку), обозначающую программу «1С Бухгалтерия» (ее изображение
вы видите в начале абзаца), и дважды щелкнуть по ней мышью Обычно эта
пиктограмма находится в отдельном групповом окне «1С: Бухгалтерия», куда она
помещается автоматически после инсталляции, хотя программист, работающий на
машине, мог переместить ее в любое другое окно.
В верхней части экрана находился строка заголовка окна. Следующая
строка содержит главное меню программы, под ней расположена линейка пиктограмм
для наиболее часто применяемых функций. И иже этих строк размещается главное
рабочее окно программы. В этом окне в процессе работы с программой можно
раскрывать другие окна - с бухгалтерскими документами, для ведения диалога и
настройки программы, но вначале это окно пустое.
Прежде чем начать знакомство с реализацией профессиональных
функций, рассмотрим основные технические приемы работы с программой.
Программа реализует некоторый набор профессиональных и
вспомогательных функций. Вызов требуемой функции осуществляется следующими
способами:
- путем выбора нужного
пункта меню;
-щелчком мыши по
пиктограмме или но экранной «кнопке», изображающим интересующий режим работы,
- нажатием нужной клавиши
или комбинации клавиш
Рассмотрим подробнее
названные способы общения с программой.
Работа с меню
Меню в программе «1С: Бухгалтерия» - многоуровневое. Первый
уровень меню часто называют «Главным меню», его, мы и видим в верхней части
главного рабочего окна. Оно представляет собой строку с наименованиями групп
режимов. В главное меню можно войти, нажав на клавиатуре клавишу АН или ПО.
После выбора режима в главном меню на экране появится («выпадет») зависимое
подменю, содержащее перечень доступных функций. Далее выбор некоторой функции
посредством меню мы будем обозначать последовательным перечислением выбираемых
подпунктов, начиная с главного меню, например «Отчетность - Шахматка». Если
некоторый пункт подменю не является конечным, справа от его катания
указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня меню.
Следует помнить, что набор функций в одном и том же подменю может
отличаться в разные моменты работы с программой Так, в главное меню при работе
с экранными формами документов добавляется новый пункт «Действия». В
зависимости от выполняемой работы соответствующее ему подменю содержит разный
набор допустимых действий. Ряд пунктов подменю могут быть записаны бледным
шрифтом; это значит, что выполнение данною действия сейчас бессмысленно.
Например, пытать удалить записи из списка бессмысленно, если таковые
отсутствуют.
Быстро переместится к нужному пункту главного меню или подменю
можно, нажав буквенную клавишу, соответствующую первой буквы названия данного
пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного меню
«Операции» выделена буква «п.», а в пункте «Отчетность» — «т».
Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и без клавиатуры
- однократным щелчком мыши.
Технология обработки информации по учету кассовых операций
предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в главном меню:
1. настройка системы;
2. обработка
справочников;
3. обработка приходящих
документов;
4. получение отчетов и
справок;
5. печатание платежных
документов;
6. сервисные функции и
архив.
Настройка системы проводится на конкретное предприятие -проставляются
его реквизиты (наименование предприятия, расчетный счет, адрес и др.),
наименование предприятия в дальнейшем печатается в верхней части выходных
машинограмм.
Справочники (база данных
учета) подразделяются на:
• справочники
балансовых счетов;
• справочники
организаций;
• справочники
сотрудников;
• справочники
наименований платежных документов;
• справочники
назначения платежей.
Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут
дополняться в ходе обработки информации. В справочнике балансовых счетов при
обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток денежных средств
в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также проставляются номера
журналов-ордеров и дата начала расчетов. В справочнике организаций заполняется
наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание
платежных документов на принтере по данной программе, то по каждой организации
проставляются ее реквизиты. Остальные же справочники заполняются обычно - в
диалоговом окне.
Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции
обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов:
кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных к ним
(приходные и расходные кассовые ордера и другиедокументы по счету 50).
Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец
дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится
следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код вида
операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов.
После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность
ввода данных.
Особенностью ввода данных с первичных документов в диалоговом
режиме является использование информации справочников: информация справочников
вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.
После ввода данных по одному кассовому отчете с его первичных
документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо
проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.
Есть и некоторые особенности разноса информации по
корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам
позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по
документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид
назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то
после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить
сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной
клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная
на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать.
При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по
документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и
остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно
в окно обработки платежных документов.
Таким
образом производится автоматизация учета кассовых операций на
предприятии.
З.5
Получение выходных, отчетных машинограмм
В результате автоматизированной обработки информации по учету
кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1,
ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по
организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.
Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для
получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по
организации и материально-ответственному лицу - название организации и его
фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.
Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом
режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения,
платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям
в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная
информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При
формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически,
после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе
в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов
осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный
лист бумаги можно вывести два документа.
Выводы и предложения
АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в
пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать
автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного,
синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской
отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений,
а также системного контроля за ходом производственных процессов.
АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать
многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при
выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета,
закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и
других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов
инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных
регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.
При работе над этой курсовой работой была использована программа
фирмы «1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной
программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой
сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода
бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой
ведомости, главной книги, шахматногооборотного баланса и многих других), а
наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать
программу к автоматическому выполнению массовых расчетов. При этом указанные
средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов,
субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п.), но и
позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что
повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии.
Список использованной литературы
1. Брат а В.В. «Компьютеризация
бухгалтерского учета», учеб, пособие М.: Финансы и С1а1ис1ика. 1994.
2. Бабаева З.Д., Терекова В.А., Рендухов
И.М.. Шеина Т.Н. «Бухгалтерский учет: задачи и вопросы»; Учеб. пособие - М/
Финансы и статистика, 1994
3. Информационные системы в экономике // под ред.
В.В. Дика М : Финансы и статистика, 1998.
4. Камышанов П.И. Практическое пособие но
бухгалтерскому учету. -М.: Экономика, 1995.
5. Козлова Н.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н.,
Галанина Е.Н, Бухгалтерский учет. - М.. Финансы и статистика, 1995.
6. «Компьютерные технологии обработки информации»
// под ред. Назарова С.В. М/ Финансы и статистика, 1995.
7. Новикова В Компьютерный учет и
групповые операции // Бухгалтерский уче1, 1998. №2.
8 Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный
практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:ухгалтерии-Проф 6.0 для Windows». -М.:
КомпьютерПресс, 1997.
9. Пахалко О. Составляющие информационной
системы иредприя1ия // Экономика и жизнь, 1997г. №14.
10.Программные продукты БЭСТУ/ Экономика и
жизнь, 1997. №7.
И.Семенов М.И., Лойко В.И.. Барановская Т.П.
Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебное пособие для
агрономических специальностей вузов/Под общей ред. И.Т. Трубилина. -Краснодар:
изд. КубГАУ, 1998.
Выводы и предложения
Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой
отрасли, в том числе и в сельском хозяйстве, является улучшение управления.
Совершенствование форм и методов управления происходит па основе
достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики,
занимающейся изучением законов, методов и способов накапливания, обработки и
передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств Методы и
средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных
технологий (АИТ), называемых также новыми или современными.
В мире наступил такой период, когда производственный потенциал я
научный уровень общества определяется суммарной мощностью ЭВМ и технологическим
совершенством переработки с их помощью информации
Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и
технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации - важнейшая
технико-экономическая задача, которая требует ускоренного развития индустрии
информатики. При этом возникают новые, еще не устоявшиеся в научной литературе
понятия „информационная экономика", „информационные ресурсы" и т. д.
Национальные „информационные ресурсы" - эго новая экономическая
категория. Информация становится таким же ресурсом, как материал и энергия, и,
следовательно, но отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же
критические вопросы. Кто им владеет?, Кто в нем заинтересован?. Насколько он
доступен?, Возможно ли его коммерческое использование?.
В течение всей предшествующей XX веку истории развития человеческой цивилизации
основным предметом труда оставались материальные объекты. Деятельность за
пределами материального производства и обслуживания, как правило относилась к
категории непроизводственных затрат.
В конце XX века впервые в истории человечества основным предметом труда в
общественном производстве промышленно развитых стран становится информация.
Возникли (енденции неуклонною перекачивания трудовых ресурсов из сферы
материальною производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее
заметным симптомом, который получил название "информационный кризис".
В настоящее время молено указать на два различных фактора, убедительно
свидетельствующих о начале перехода промышленно развитых стран па качественно
новый этап технологического развития, который принято называть веком
информации и новых информационных технологий.
1) время удвоения объема накопленных научных знаний составляет 2-3
года (в 1900 - 50 лет, 1950 - 10 лет, 1970-5 лет);
2) материальные затраты
на хранение, передачу и переработку информации превышают аналогичные расходы на
энергетику.
По данным ЮНЕСКО, в настоящее время уже более половины всего занятого
населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие в процессе
производства и распространения информации.
Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном
секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового
процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управления
при обработке информации вручную.
Программа «1С Бухгалтерия», как мне кажется, является одной из самой
лучших и удобных бухгалтерских программ. Но, как и все программы, она имеет
некоторые недостатки. Если данная программа настроена для работы на данном
предприятии, то она очень удобна в пользовании, а если нет, то далеко не каждый
сможет «набить» ее первичными данными, а тем более наш средний бухгалтер
(женщина средних лет. которая с трудом передвигает мышку двумя пальцами).
Поэтому очень часто приходится вызывать программиста, который настроит для
предприятия программу.
Страницы: 1, 2, 3
|