Делопроизводство в бухгалтерии
Содержание
1. Бухгалтерские
документы и их назначение.
2. Требования к
содержанию и составлению бухгалтерских документов.
3. Классификация
бухгалтерских документов.
4. Бухгалтерские
документы и документооборот.
5. Хранение
бухгалтерских документов.
Список литературы.
1.
Бухгалтерские документы и их значение
Бухгалтерский
учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах
производится только на основании документации. Документ - это письменное
доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на
ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от
правильности и своевременности составления документов. Роль и значение
документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за
сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных
операций.
Предварительный
контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании
документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная
операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая
документ, работник берет на себя ответственность за законность и
целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого
работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий
контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем
проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской
проверке.
Документация
как способ оформления хозяйственных операций документами и обоснования
бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С
документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в
частности, счета и инвентаризация.
Документы являются
основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко
используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для
оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как
служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для
отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть
только правильно оформленные документы. На основании документов ведется
повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой
продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность
операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной
деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских
дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу
доказательства.
В организациях
в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются
разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются.
Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.
Для выбора наиболее
рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы
классифицируют (группируют) по нескольким признакам:
- по назначению,
- по порядку отражения
операций,
- по способу охвата
операций,
- по количеству учетных
записей,
- по месту составления.
Ст.9
Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ
гласит: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны
оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский
учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся
в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы,
форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные
реквизиты".
В повседневной работе
организаций создаются документы по различным вопросам производственной,
хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения,
письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.
Бухгалтерские документы
группируются по следующим разделам учета:
·
сельскохозяйственная
продукция;
·
труд
и его оплата;
·
основные
средства и нематериальные активы;
·
материалы;
·
работы
в капитальном строительстве;
·
работы
строительных машин и механизмов;
·
работы
в автомобильном транспорте;
·
результаты
инвентаризации;
·
кассовые
операции;
·
торговые
операции.
Документирование
управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным
формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.
Первичные и сводные
учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях
информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет
копии таких документов на бумажных носителях для других участников
хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль
в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры
(ст.9 Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ,
в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).
Документы необходимы
для, того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться
необходимой управленческой информацией для самых различных целей.
Решение
поставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению информацией
внутренних и внешних пользователей и показателей деятельности организаций в
целях достоверной оценки их финансового и имущественного положения привело к
росту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству.
Это требует установления действенного контроля за достоверность учетной
информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих
решений. В этой связи исследование проблем совершенствования документации и
документооборота приобретает не только научное, но и практическое значение.
Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от 29 июля
1998г. № 34H), в Положении по бухгалтерскому учету "Учетная политика
организаций" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом МФ РФ от 9 декабря 1998г.),
неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организации
документооборота и необходимость его соблюдения.
Однако остаются
открытыми вопросы составления и анализа документации и документооборота с целью
повышения эффективности этих процессов.
Острота проблемы
подтверждается тем, что сегодня организация бухгалтерского учета и контроля
должна обеспечить достоверную информацию не только по расходу бюджетных
средств, но и по каждому виду доходов и расходов от предпринимательской и иной
деятельности. Полная и достоверная информация должна быть сформирована о всех
сторонах экономической и хозяйственной деятельности как внутри организаций, так
и в их взаимоотношениях с другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной
системой.
Практика
убеждает, что перестройка бухгалтерского учета и отчетности неотделима от
упорядочения документации и документооборота.
Усиление роли первичных документов
как основы бухгалтерского учета вытекает из того, что около 90% необходимой для
управления информации составляет учет их деятельности - работа с документами.
Специфической
особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является
сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и
обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.
Происходящие
качественные изменения документирования и документационного обслуживания
финансово-хозяйственной деятельности организаций требуют совершенствования
форм, методов и технологии работы с документами.
2. Требования к
содержанию и составлению бухгалтерских документов.
Документы состоят из
отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum
- требуемое, необходимое).
Совокупность
реквизитов документа предопределяет его форму.
Чтобы документ отвечал
своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой
для данной категории документов.
От полноты и качества
оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они
служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.
Все реквизиты
подразделяются на обязательные и дополнительные.
В соответствии с
требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов
РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от
24.0З.2000г. № 31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные
реквизиты:
·
наименование
должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления;
·
личные
подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств
вычислительной техники).
По мере необходимости в
содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование
вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес,
номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к
документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и
номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по
усмотрению организации.
Совокупность расположенных
в установленной последовательности реквизитов документа называется его
формуляром.
Формуляр для
определенного вида документов называется типовым (например, для приказов,
протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов,
расположенных в строгой последовательности.
Состав и
размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец.
Все первичные документы
должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это
невозможно по каким-либо причинам - непосредственно по окончании операции.,
Документирование
активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации
- в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они
должны иметь построчный перевод на русском языке.
Записи в первичных
документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек, химическим
карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки,
графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.
Первичные и сводные
учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В
последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов
на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по
требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством
Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете"). Формы первичных учетных документов, применяемых для
оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных
учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской
отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с
учетной политикой.
Документы по финансовым,
кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и
главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.
Список лиц, имеющих
право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи
главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные
обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению
(ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в
редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).
Первичные
документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не
представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За
достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления
ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не
должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах
исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах
исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было
прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с
указанием даты исправления.
Комплекс документов
определяется:
·
кругом
вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
·
порядком
разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
·
объемом
и характером внешних связей.
Любой управленческий
документ должен отвечать следующим требованиям:
·
быть
составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать
стандартам;
·
издаваться
соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и
лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим
директивным указанием;
·
издаваться
во исполнение норм права и не противоречить им.
Тексты документов
рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается
основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения,
решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в
первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа,
а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст
документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу
без пояснения.
Текст документа
должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы
должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае
необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами.
Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других
распорядительных документов. В документах надо использовать только
проверенные, достоверные факты.
Документы могут
иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это
можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела,
подраздела, пункта, абзаца.
Каждому тексту
предшествует заголовок - краткое обозначение его содержания. Значение заголовка
в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно
выразить основную мысль документа. Заголовок - это основной поисковый элемент
документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под
обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или
отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный
заголовок сокращает время рассмотрения документа.
Страницы: 1, 2, 3
|