В плане подготовки и проведения мероприятия приводит­ся состав оргкомитета, перечень организационных мероприятий, дата, ответственные за проведение тех работ, которые должен организовать продюсер в период подготовки мероприятия, со­ставить эскизы оформления зала, подготовить и оформить сце­ну, дать рекламу, заказать технические средства, транспорт, заключить договора, изготовить билеты, приобрести реквизит, цветы, призы, найти костюмы, оплатить труд, осуществить худо­жественную подготовку мероприятия, репетицию, организовать дополнительные услуги (платные и бесплатные).

  Сценарий и программа мероприятия включает описание фабулы, основных мизансцен, действующих лиц, диалоги, пес­ни, стихи, действия, музыкальное, световое, шумовое оформле­ние, т.е. своего рода либретто мероприятия. Сценарий может предус­матривать небольшие по масштабу мероприятия художественного народного творчества, детские и молодежные конкурсы, смотры самодеятельных коллективов, чествования, показательные вы­ступления (отчеты) студий, выставки изделий художественного народного и прикладного творчества, вечера семейного отды­ха, утренники, юбилейные вечера. Могут быть более крупные события-гулянья, посвященные государственным праздникам – 8 Марта, 1 Мая, 7 октября, 7 января. Новому году, Дню молоде­жи, Дню защиты детей, Дню Победы, Дню города (улицы), Празд­нику урожая, религиозным праздникам – Троица, Пасха и т. д. Оценивая творческий и коммерческий потенциал сценария продюсер должен просчитать, оправдает ли он немалые затраты, связанные  с его реализацией.

          Специальный раздел должен быть посвящен описанию последовательности проведения мероприятия (этапам) – с чего начинается, какие, где, когда происходят действия, с указанием ответственных за отдельные мероприятия и за всю программу в целом. Какие играют оркестры, когда, какие выступления, в ка­кой последовательности, как проходят игровые программы, фей­ерверк, хлопушки и т. д. Когда ведется награждение, кем, как.

          В этом разделе говорится мероприятия о  всей панораме, его слагаемых, основных действиях, а также даётся их под­робное описание.

          Кадровый состав,  расчет заработной платы. Состав участников должен быть достаточным для проведения мероприятия, но без излишеств, т. к. большое количество заня­тых затрудняет управление коллективом, вносит много неразбе­рихи, удорожает стоимость.

          Важным этапом создания программы является создание творческого коллектива, постановочной группы, организаторов, кассиров, обслуживающий персонал. Количество творческих работников определяется сцена­рием действия. Формирование коллектива предусматривает привлечение штатных сотрудников организации культуры, а так же временных работников, по договору, на период подготовки и проведения мероприятия.

Постановочный коллектив мероприятия представлен тремя группами: административно-постановочной, инженерно-технической и исполнительской.

В административно-постановочную группу входят:

·        Директор;

·        Режиссер-постановщик;

·        Сценарист;

·        Юрист;

·        Главный бухгалтер;

·        Менеджер;

·        Продюсер.

Инженерно-техническую:

·        Дизайнер;

·        Звукорежиссер;

·        Светорежиссер;

·        Хореограф;

·        Стилист – визажист.

Исполнительский состав:

·        Ведущие.

Их должностные обязанности выглядят следующим образом:

Директор ведет общие руководство мероприятием, создает административную группу, составляет графики работы, находит спонсоров, заключает договора, заказывает билеты, афиши, рекламу, несет общую ответственность за мероприятие. Директор участвует в составлении и заключении договоров, обеспечивает выполнение обязательств перед партнерами по заключенным договорам, следит за ходом подготовки шоу-представления.

Режиссер-постановщик осуществляет творческое руководство художественным и артистическим персоналом праздника. Формирует состав исполнителей. Проводит репетиции. Руководит работой художественно-постановочной части по подготовке шоу-программы. Контролирует сохранение идейного и художественного замысла всего представления. Обеспечивает соблюдение трудовой, творческой дисциплины во время репетиций.

Сценарист пишет сценарий.

Юрист составляет и корректирует договора. Дает необходимые рекомендации по соблюдению правовых и юридических норм. Участвует в спорных вопросах и в конфликтных ситуациях.

Главный бухгалтер составляет и корректирует сметы и другие документы, связанные с материальными ценностями. Начисляет и составляет отчеты по оплате труда участникам шоу-программы. Следит за своевременной выплатой и выполнением работ по организации и проведению всего праздника. Внимательно контролирует расход и поступление денежных средств на проведение мероприятия.

Менеджер обеспечивает необходимую информацию для населения о проводимом празднике и его высоком культурном уровне. Проводит рекламную работу, следит за своевременностью и правильностью распространения рекламы. Организует работу по подготовке к приему зрительской аудитории, участников шоу-программы. Организует нормальные условия работы исполнительского состава праздника. Обеспечивает высокую культуру обслуживания людей. Дежурит на празднике. Рассматривает и выполняет просьбы зрителей в пределах своей компетенции. Организовывает работу торгово-выставочного комплекса в фойе театра. Отвечает за работу техники безопасности, противопожарной защиты и медицинского обслуживания.

Продюсер организует всю работу по проведению праздника  и несет ответственность за его состояние и деятельность. Обеспечивает органическое сочетание правовых, экономических и административных методов руководства, моральных и материальных стимулов для развития активности работников в творческо-производственной деятельности, формирование и сохранение в коллективе благоприятного морально-психологического климата.

Дизайнер разрабатывает на основе сценарных материалов декоративно-художественное оформление сцены. Представляет на утверждение руководства эскизы и макеты декораций, костюмов в соответствии с общим творческим замыслом режиссера, а также эскизы рекламы, афиш, пригласительных билетов и т.п. Обеспечивает подбор и подготовку  слайдов, необходимых для проведения программы по сценарному плану. Организует и контролирует выполнение всех оформительских работ.

Звукорежиссер занимается поиском и записью фонограмм, необходимых, по мнению режиссера-постановщика, для проведения праздничной программы. Участвует в составлении световой, шумовой и звуковой партитуры для музыкального сопровождения номеров. В момент проведения шоу-программы отвечает за качество и своевременность музыкальных заставок и сопровождений.

Хореограф отвечает за готовность номеров в момент проведения сводных репетиций. Вместе с  режиссером-постановщиком участвует в работе с манекенщицами и моделями с целью пластического и хореографического разрешения задуманного по сценарному плану. Принимает участие во всех репетициях, внося необходимые изменения и дополнения по ходу их проведения.

Светорежиссер - постановка света.

Стилист – визажист - подготовка конкурсанток к проведению конкурса.

Ведущие - ведут мероприятие.

                                      ГЛАВА II

ОРГАНИЗАЦИЯ И ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ                 КОНКУРСА

2.1.  КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА КОНКУРСА

          На пороге третьего тысячелетия российские праздники красоты обретают новое лицо. Имя первой обладательницы титула «Мисс …» было названо в Париже ровно семьдесят лет назад. За это время конкурс обрел всероссийский масштаб. Основной целью организации данного мероприятия является содействие развитию и пропаганде деятельности, способствующей гармоничному развитию личности, утверждению здорового образа жизни, духовному и физическому совершенствованию людей.

Городской конкурс красоты «Мисс Орел» проводится в областном академическом театре имени И.С. Тургенева.  Инициатором проведения данной программы выступает Администрация Орловской области, Орловское отделение  Общероссийской общественной организации «Мисс Россия», ГТУ-Медиа, центр «Бурда Моден Орёл».

          Форма проведения – конкурсная программа. Эта форма проведения выбрана в связи с тем, что она является наиболее интересной и пользуется спросом зрительской аудитории.         

     Общее время на проведение мероприятия составляет 30 дней (Таблица 1), с 17 марта 2004 года по 16 апреля 2004 года. За это время необходимо провести следующие мероприятия (Таблица 1):

·        создать комиссии по организации и проведению мероприятия;

·        создать административно-постановочную группу;

·        написать сценарий;

·        отобрать и подготовить конкурсанток;

·        составить сметы;

·        составить договоров;

·        создать концепцию дизайна и света;

·        запись фонограммы;

·        закупить реквизит;

·        заказать билеты и афиши;

·        провести репетиции;

·        провести рекламную акцию;

·        организовать продажу билетов;

·        приобрести призы и цветы;

·        заказать пожарную и медицинскую службы, милицию;

·        оборудовать сцену.

Отбор участниц конкурса и подготовка ведется совместно с директором, режиссером, хореографом.

Отбор участниц ведется три дня, с 18 по 20 марта 2004 с 10.00 – 13.00 часов. Двадцать репетиций по 4 часа, с 22 марта по 1 апреля 2004, с 3 апреля по 14 апреля 2004 с 16.00 – 20.00  дня. Репетиции проводит: режиссер, хореограф, звукорежиссер, светорежиссер.

Оплата труда работников составила сумму - 37400 рублей, в том числе, административно-постановочной группе - 21800 рублей, инженерно-технической – 7300 рублей, исполнительскому составу- 7500  рублей  и прочим работникам  - 800 рублей (Таблица 2).

Для проведения мероприятия необходим следующий реквизит: костюм ведущего и ведущий, вечерние и свадебные платья, джинсовая одежда, купальники, дюралайт (Таблица 3.1.)

Для определения общей стоимости проекта составляется смета затрат (Таблица 3) с постатейным обоснованием. Она состоит из: затрат на оплату труда; начислений на заработную плату; расходы на оформление зала; хозяйственные расходы; изготовление билетов, афиш, аудиорекламы; плата за аренду зала; приобретение призов; рекламная акция; приобретение цветов; резервный фонд.

               Затраты на подготовку и проведение мероприятия составляют 92 189,2 рублей.  Прибыль формируется из двух финансовых потоков: