Инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации
Введение
Инвентаризация является одним из специальных методов
бухгалтерского учёта. Результаты инвентаризации используются при составлении
отчетности, а также при анализе структуры и размеров активов и пассивов
организации. Для того чтобы инвентаризация могла стать действенным
инструментом, помогающим вырабатывать и принимать управленческие решения,
необходимо в совершенстве знать требования нормативных документов, регулирующих
порядок проведения инвентаризаций и проверок.
Цель работы – дать общее представление об
инвентаризации имущества и обязательств организации, сроках и порядке её
проведения и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учёте.
Задачами работы являются: уяснение необходимости
проведения инвентаризации; изучение ситуаций, когда проведение инвентаризации
является обязательным; изучение срока проведения инвентаризации различных видов
активов и обязательств организации; усвоение порядка отражения в учёте сумм
излишков и недостач имущества; изучение ситуации, при которых результаты
инвентаризации могут быть признаны недействительными.
1. Общие положения
Инвентаризация – периодическая проверка наличия и состояния
материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных
средств.
При осуществлении практической деятельности
хозяйствующим субъектом возникает необходимость периодической проверки
фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с
данными бухгалтерского учета, регулярной проверки полноты отражения в учёте
обязательств.
Перечисленные задачи достигаются посредством
проведения инвентаризаций.
Общие требования к порядку и срокам проведения
инвентаризаций определены статьёй 12 Закона о бухгалтерском учёте и пунктами 26
– 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта. Детализация требований
осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, утверждённых приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
В соответствии с перечисленными документами целью
инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского
учёта и бухгалтерской отчётности организации. В ходе инвентаризации имущества и
обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и
оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет
руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение
инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а
также при преобразовании государственного или муниципального унитарного
предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или
порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других
чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством
Российской Федерации. [1]
Объектами проверки при проведении
инвентаризации являются:
-
имущество организации, под
которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые
вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы,
денежные средства и прочие финансовые активы;
-
финансовые обязательства –
кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подлежит всё имущество организации
независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Кроме того, инвентаризации подлежат производственные
запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в
бухгалтерском учёте (находящиеся на ответственном хранении, арендованные,
полученные для переработки), а также имущество, не учтённое по каким либо
причинам.
Инвентаризация имущества производится по его
местонахождению и в присутствии материально ответственного лица.
Количество инвентаризаций в отчётном году, дата их
проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при
каждой из них, устанавливает руководитель организации, кроме случаев, когда
проведение инвентаризации обязательно.
Для проведения инвентаризации в организации создаётся
постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объёме работ для одновременного проведения
инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие
инвентаризационные комиссии.
При малом объёме работ и наличии в организации
ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на неё.
Порядок работ и объём функций, возлагаемых на
постоянно действующую инвентаризационную комиссию, целесообразно установить в
специально разработанном и утверждённом положении, которое необходимо закрепить
в качестве приложения к учётной политике организации.
При разработке такого положения (или просто при
определении функций такой комиссии) следует иметь в виду, что комиссия должна
выполнять комплекс работ, который должен, как минимум, включать следующие
элементы:
-
выявление фактического
наличия имущества организации;
-
проверка документального
подтверждения размеров и сроков обязательств организации;
-
сопоставление фактического
наличия имущества с данными бухгалтерского учёта;
-
документальное оформление
фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов
соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах
(поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;
-
документальное оформление
актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;
-
определение причин
списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;
-
определение причин возникновения
просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;
-
установление сумм
стоимости излишествующего имущества и размера недостач;
-
подготовка
распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или
организации либо списании сумм недостач;
-
разработка мероприятий,
предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.
Персональный состав постоянно действующей и рабочих
инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чём издаётся
распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.). Данный
распорядительный документ целесообразно утверждать отдельно от положения о
комиссии. Это связано с тем, что положение может действовать в течение
нескольких отчётных периодов, а состав комиссии персонифицирован, т.е. может
меняться в течение года.
В состав указанных комиссий целесообразно включать
представителей:
- администрации организации (одного из заместителей
руководителя организации или иного должностного лица, обладающего
распорядительными правами);
- бухгалтерской службы (в крупных организациях
целесообразно включать двух работников: бухгалтера, ведущего учёт
соответствующего вида имущества и обязательств, и бухгалтера, который по своим
функциям с данным участком учёта не связан, - как для обеспечения беспристрастности,
так и для того, чтобы повышать эффективность проведения проверки);
- юридической службы (такой специалист может оказаться
незаменимым в случаях, когда речь идёт о недостачах материалов, поступивших от
поставщиков, а также тогда, когда принимается решение о привлечении материально
ответственных лиц и иных работников к материальной ответственности);
- инженеров (специалистов, обладающих необходимой
квалификацией и опытом для того, чтобы оценить рациональность использования
отдельных видов имущества);
- экономистов;
- техников;
- других специальностей, знания и опыт которых
позволяет обеспечить эффективность проведения проверок и инвентаризаций.
Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии
целесообразно включать представителей службы внутреннего аудита организации,
независимых аудиторских организаций.
До начала проверки фактического наличия имущества
инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент
инвентаризации приходные и расходные документы или отчёты о движении материальных
ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все
приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием
«до инвентаризации на « » (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для
определения остатков имущества к началу инвентаризации по учётным данным.
Материально ответственные лица дают расписку в том,
что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество
сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их
ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки
дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение или доверенности на
получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности
учтённых финансовых обязательств записывают в инвентаризационные описи или акты
инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и
точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств,
запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых
обязательств, правильность и своевременность оформления материалов
инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации
определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия,
обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в
установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения
грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными
приборами, мерной тарой.
Проверка фактического наличия имущества производится
при обязательном участии материально ответственных лиц.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с
использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и
вручную. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой чётко и ясно, без
помарок и подчисток.
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их
количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых
в учёте.
На каждой странице описи указывают прописью число
порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных
показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких
единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах
описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми
правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами
инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные
строки, на последних страницах незаполненные строки прочёркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана
отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц,
производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной
комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально
ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в
их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии
перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае
смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в
получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении,
арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение
нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе
инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе
инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим
причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где
проводится инвентаризация.
Для оформления инвентаризации необходимо применять
типовые формы первичной учётной документации по инвентаризации имущества и
финансовых обязательств, разработанные и утверждённые Минфином РФ.
По окончании инвентаризации могут проводиться
контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует
проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально
ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции т.п., где
проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности
проведения инвентаризации оформляются соответствующим актом.
В межинвентаризационный период в организациях с
большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации
материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки
правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые
в межинвентаризационный период, осуществляют инвентаризационные комиссии по
распоряжению руководителя организации.
Основными обязанностями бухгалтерской службы
при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов являются
следующие:
1.
Осуществлять контроль за
своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной
функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы
работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц.
2.
Требовать сдачи материалов
инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного
документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо
указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в
бухгалтерию организации, и, может быть, меры ответственности за нарушение
сроков. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для
проведения инвентаризаций и проверок, регулируется положением (или аналогичным
документом), разработанным в организации, указанные элементы целесообразно
включить в данное положение.
Страницы: 1, 2, 3
|