│                                                                         │

│    Генеральный директор                          Л.С. Губин             │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

Смета. Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы на конкретное мероприятие.

Из числа планируемых затрат затраты на гостиницу, организацию досуга и покупку сувениров не учитываются в составе расходов для целей налогообложения, так как не признаются представительскими.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                                                              "Утверждаю"│

│                                                            _____________│

│                                                     Генеральный директор│

│                                                               Л.С. Губин│

│                                                                         │

│                                  Смета                                  │

│    на проведение официального приема представителей компании Vincent    │

│                                                                         │

│┌───┬──────────────────────────────────────────────────┬────────────────┐│

││ N │                  Статья расходов                 │Предельная сумма││

││п/п│                                                  │     (руб.)     ││

│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 1 │Транспортное обслуживание                         │5 000           ││

│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 2 │Расходы на проживание (оплата счетов гостиницы)   │50 000          ││

│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 3 │Организация досуга: театры, экскурсионное         │24 000          ││

││   │обслуживание                                      │                ││

│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 4 │Обеды, ужины                                      │17 000          ││

│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 5 │Буфетное обслуживание во время переговоров        │3 000           ││

│├───┼──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││ 6 │Сувенирная продукция: календари с видами Москвы   │1 000           ││

│├───┴──────────────────────────────────────────────────┼────────────────┤│

││Итого максимальная сумма расходов                     │100 000         ││

│└──────────────────────────────────────────────────────┴────────────────┘│

│                                                                         │

│    Главный бухгалтер                                         Т.П. Носова│

│                                                               18.02.2009│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями - представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

В ходе мероприятия, в частности переговоров, участники не всегда достигают поставленных целей. Расходы по нерезультативным представительским мероприятиям могут быть учтены в целях налогообложения, если прослеживается их деловая направленность.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                                  Отчет                                  │

│    о результатах официального приема представителей компании Vincent    │

│                                                                         │

│    Сроки проведения мероприятий в рамках официального приема            │

│    С 17 по 21 марта 2009 г.                                             │

│                                                                         │

│    Участники                                                            │

│    Приглашенные лица - представители компании Vincent:                  │

│    президент  Роберт  Лэнгдон,   исполнительный  директор  Давид  Крейф,│

│коммерческий  директор  Лиза  Холден,  директор  департамента стратегий и│

│развития бизнеса Джерад Гарднер, маркетолог Алан Кели.                   │

│    Представители ЗАО "Садко", принимавшие участие в мероприятиях:       │

│    генеральный директор Л.С.  Рубин, коммерческий директор Е.К. Мелихов,│

│начальник отдела маркетинга К.И. Васин, переводчик-референт С.Д. Громова,│

│руководитель проекта "Вектор-2009" А.Л. Зарубина, ведущий маркетолог М.И.│

│Уткин, налоговый менеджер М.С. Князева, главный юрисконсульт Д.П. Черных.│

│                                                                         │

│    В рамках официального приема проведены переговоры                    │

│    17.03.2009 - подведение итогов 2008 г.                               │

│    Обсуждение   результатов   взаимного   сотрудничества   и  финансовых│

│показателей,  достигнутых компаниями. Подписание соглашения о пролонгации│

│контракта.                                                               │

│                                                                         │

│    18.03.2009 - презентация проекта "Вектор-2009"                       │

│    Демонстрация    диаграмм,    таблиц,    схем.   Технико-экономическое│

│обоснование  проекта.  Характеристики  нового  продукта,  планируемого  к│

│внедрению  в  рамках  проекта  "Вектор-2009".  Анализ плановых финансовых│

│показателей. Перспективные  возможности  взаимного сотрудничества. Ответы│

│на вопросы партнеров.                                                    │

│                                                                         │

│    19.03.2009 - переговоры                                              │

│    Обсуждение   условий   взаимного   сотрудничества  в  рамках  проекта│

│"Вектор-2009". В результате  переговоров  были достигнуты предварительные│

│договоренности  по  ключевым  вопросам.  Окончательное решение об участии│

│в проекте и условиях такого сотрудничества  компания Vincent примет после│

│проведения аналитических процедур экспертами.                            │

│                                                                         │

│    В  рамках   организации  досуга   проведены  следующие  культурные  и│

│экскурсионные мероприятия                                                │

│    17.03.2009 - посещение Оружейной палаты;                             │

│    18.03.2009 - посещение Международного дома музыки;                   │

│    20.03 - 21.03.2009 - двухдневная экскурсия "Суздаль - Владимир".     │

│                                                                         │

│    Результаты                                                           │

│    1. Подписано соглашение о пролонгации контракта.                     │

│    2. Представители   компании  Vincent  проявили  заинтересованность  в│

│проекте   "Вектор-2009",  достигнуты  предварительные  договоренности  об│

│условиях участия в проекте.                                              │

│    3. Установлены партнерские отношения с новыми менеджерами компании, в│

│частности  с  исполнительным  директором  Давидом  Крейфом и коммерческим│

Страницы: 1, 2, 3