1.      Состоит в выяснении задачи предприятия, областей неопределённости и наиболее вероятных альтернатив развития. В случае образования совершенно новых предприятий определение задачи может быть ограничено установлением проектных параметров.

2.      Анализ организационной структуры заключается в определении переменных, которые значительно влияют на выполнение задачи. На этом этапе необходим глубокий анализ экономической и производственной структуры предприятия и её основных компонентов.

3.      Изучаются цели и программы развития предприятия. Важно убедиться, что текущие цели соответствуют главной задаче предприятия, а программы согласованы с ключевыми факторами успешного функционирования. Это является существенным моментом, поскольку цели и планы оказывают непосредственное воздействие на организационную структуру путём определения приоритетов и значения ранее принятых решений.

4.      Оценивают, насколько структура организации отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешность её функционирования. Для этого необходимо тщательно изучить существующую формальную структуру, определить все её слабые и сильные стороны, выяснить, какие недостатки в формальной структуре компенсируют неформальные элементы и насколько эффективно.

 Трудным, но неизбежным моментом в анализе организации является оценка человеческих ресурсов предприятия. Исследователь изучает основные процессы управления – планирование, распределение ресурсов, оперативный контроль – для того, чтобы установить, насколько они способствуют выполнению задачи, цели и стратегических программ. Анализ организации и окружающей среды представляет колоссальный объём информации, который необходимо оценить так, чтобы можно было принять решение о структуре, что является конечным этапом аналитического процесса.

Выработка такого решения является очень трудным процессом. Структура больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Скорость изменений настолько увеличиваются, что ищут не столько специфическую, постоянную структуру, сколько временную, которая отражает определённый этап развития организации. И, наконец, структура, зафиксированная в схемах и уставах, всё меньше занимает места в проектах организации.

Структуру можно выбирать и понять только при широком, комплексном подходе к изменениям предприятия и его окружающей среды.

Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:

·        Систематический анализ функционирования организации и её среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;

·        Разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;

·        Гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;

·        Последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех, чем изменения крупного характера;

·        Поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.

Внутренняя и внешняя среда организации

Целостность организации и ее открытость как системы обусловливают четкое разделение внутренней и внешней среды, зави­симость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими.  

 Поскольку организация создается людьми, то все ее элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К  переменным внутренней среды организации относятся:

·        структуры (производства, управления),

·        цели и задачи управления,

·        тех­нологии,

·        люди.

Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления. Управляемость организации определяется соотношением числа руководителей и подчиненных, числом людей, которые подчиняются одному руководителю, а также взаимоотношением времени принятия решений с временем перехода объектов управления в различные состояния, в том числе и прогнозируемые.

Управляемость, кроме того, зависит и от технологии. Технология – это любое средство (регламент, алгоритм,  механизм), с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.

Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды органи­зации — инфраструктура, т. е. комплекс элементов и связей, обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива орга­низации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаи­модействия.

Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом дан­ная организация. Система норм и ценностей отдельного чело­века находится в сложной зависимости от его индивидуально­сти и личности (характер, взгляды, способности, образование и др.) и от установок и ценностей в организации, зависящих также от многих факторов, включая руководителей организа­ции. Все эти элементы в комплексе определяют поведение ра­ботников и успешность деятельности организации (рис. 2).

Важный элемент культуры — это ценности, т. е. общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или что без­различно в жизни. Ценности приобретаются при воспитании, образовании, социальных контактах и т. п.

Рис. 2. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.

Организационная культура помогает решить задачи:

·        координации, осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения;

·        мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы;

·        профилирования, позволяющего обрести характерное отличие от других предприятий;

·        привлечения кадров путем пропагандирования в среде пре­тендентов на рабочие вакансии преимуществ своего предприятия.

Любая организация обладает сильными и слабыми сторона­ми, в том числе и в организационной культуре. Слабости необходимо преодолевать, используя имеющиеся сильные стороны.

В любом случае нужны коллективные мероприятия куль­турной направленности, в ходе которых с определенной осто­рожностью выясняется соответствие основных рычагов принятия решений собственной культуре, осуществляется их взаимная притирка и критически решается вопрос о стратегической адекватности внутрифирменной культуры.

SWOT-метод изучения сильных (Strengths) и слабых (Weakness) сторон организации, ее возможностей (Opportunities) и угроз (Threats) со стороны окружения.

Таблица 2. Анализ факторов внутренней среды предприятия.