1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот - это "движение
документов в организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправки"*.
Движение документов в организации не может быть случайным,
хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической
схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота
перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами
свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для
всех организаций.
Требования,
предъявляемые к документообороту:
·
прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем
попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
·
распределение документов между руководителями и специалистами
согласно их функциональным обязанностям;
·
оперативное перемещение документов;
·
единообразие маршрута движения документов и технических операций
с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную
структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его
составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с
совершенствованием структуры управления.
Документооборот
состоит из следующих потоков:
v поступающих
(входящих) документов (документы вышестоящих органов управления,
подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены
постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами,
запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
v отправляемых
(исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим
организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и
отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов,
заключений, справок и т.д.);
v внутренних
документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде
протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих
и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота - это исходная
величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени
загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство
определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора
наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
1.3.1. Прием и обработка входящих
документов
Делопроизводство
координирует следующие этапы работы с документами:
Ø
прием и обработку документов;
Ø
рассмотрение документов руководителем (резолюция);
Ø
регистрацию документов;
Ø
исполнение документов;
Ø
контроль исполнения документов;
Ø
текущее хранение и использование документов;
Ø
передачу на архивное хранение.
__________________
*ГОСТ 16487-83.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1984. - С. 4.
Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный
отдел.
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции
заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную
корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и
адресованные общественными организациями.
Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов
документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа,
то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе
"Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность
корреспондента.
Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме
тех случаев, когда есть необходимость хранить конверт для определения адреса
отправителя, даты отправки и получения документа. Сохраняют также конверты
писем граждан.
На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют
на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых
документов (у каждой организации свой перечень).
1.3.2. Примерный перечень документов, не
подлежащих регистрации службой ДОУ*
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
1)
письма, присланные в копии для сведения;
2)
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
3)
первичные документы бухгалтерского учета;
4)
учебные планы, программы, копии;
__________________________
* Документы, указанные в п.. З, 4, 6, 9,
13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.
5)
месячные, квартальные и другие отчеты;
6)
формы статистической отчетности;
7)
сообщения о совещаниях, заседаниях;
8)
поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9)
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10)
телеграммы и письма о разрешении командировок;
11)
научные отчеты по темам;
12)
прейскуранты;
13)
нормы расхода материалов.
Документы распределяют на группы:
¨
документы, адресованные руководству, или без указания структурного
подразделения;
¨
предложения, жалобы, заявления граждан;
¨
документы, адресованные структурным подразделениям.
Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов,
надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей
руководителей и специалистов.
Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные
документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления
и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит
окончательное решение вопроса, затронутого в письме.
Для удобства обработки документов секретарь может иметь
папки с разным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д.
Удобно для этого использовать папки разных цветов.
Документы, не требующие принятия решения руководством,
распределяют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.
В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и
сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их
обработку.
На регистрируемых документах проставляют "отметку о
поступлении", которая включает дату поступления и номер.
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице
в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.
1.3.3. Рассмотрение документов
руководством (резолюция)
После сортировки и проставления отметки о поступлении
документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о
них.
Если к документам надо подобрать дополнительные материалы
(контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю
вместе с поступившими документами.
Руководитель
рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию.
Решение руководителя по документам отражается в резолюции. В резолюции
указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем
проставляется дата и подпись руководителя.
Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения
из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ
передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются
несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях
(используют ксерокопирование).
Схематично работу с входящими документами можно представить
в виде следующей блок-схемы (рис.1).
Рис. 1
Схема распределения секретарем входящих документов
1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми)
документами
Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из
следующих операций:
¨
составление проекта документа;
¨
согласование проекта;
¨
проверка правильности оформления документа;
¨
подписание;
¨
утверждение (если необходимо);
¨
регистрация корреспонденции;
¨
отправка документа адресату;
¨
подшивка второго экземпляра в дело.
Проект документа (ответного или инициативного) составляют
руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы
с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные
документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе
управленческих решений.
Проект документа
согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных
структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и
юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой
необходимостью.
Согласованный проект документа представляют руководителю
организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами,
на основании которых проект готовился.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления,
наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные документы возвращают
исполнителям на доработку.
Подписанные документы регистрируют: проставляют
регистрационный номер и дату.
После регистрации секретарь или специальный отдел проводят
экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку
по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и
наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака
почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид
отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.
Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде
заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы
передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день
или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух
экземплярах. Первый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй
(отпуск) - помещают в дело.
Если документ, направленный в другую организацию, должен
быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку
"Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной
карточке (журнале).
1.3.5. Работа с внутренними документами
Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в
пределах самого учреждения.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и
оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих
документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
¨
составление проекта;
¨
согласование;
¨
проверка правильности оформления;
¨
подписание;
¨
регистрация.
Далее работа идет в
соответствии с правилами работы с входящими документами.
На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:
¨
передачу документа исполнителям;
¨
исполнение документа;
¨
контроль исполнения документа;
¨
подшивку исполненного документа в дело.
1.3.6. Регистрация документов
Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь
или канцелярия проводят ее регистрацию.
Регистрация документа включает:
¨
проставление даты;
¨
проставление регистрационного номера;
¨
запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Главное назначение регистрации документов:
¨
придание им юридической силы;
¨
подтверждение факта их создания;
¨
подтверждение факта их поступления или отправления;
¨
создание регистрационно-справочного аппарата;
¨
давать количественные характеристики документам. <
Цель регистрации документов:
¨
учет;
¨
контроль;
¨
быстрый поиск.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и
присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное
подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в
другую.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных
номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К
инструкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и
классификаторы.
Классификаторы информации, используемые при регистрации:
¨
номенклатура дел;
¨
классификатор корреспондентов;
¨
классификатор структурных подразделений учреждения;
¨
классификатор руководителей и специалистов;
¨
классификатор видов документов;
¨
классификатор вопросов деятельности организации.
В конкретных организациях состав классификаторов может быть
дополнен.
Документы регистрируют в день поступления. При регистрации
на документе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер
документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную
форму (журнал, карточку).
Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.
Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении"
регистрационной формы инициативного документа. Для учета таким документам
присваивают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу инициативного
документа.
Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в
регистрационной форме учета.
Номером документов, формируемых в дела только по названиям и
авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые
номера в пределах регистрируемого массива за год.
Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам,
территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит
порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел,
который и определяет место хранения документа.
Сотрудник,
регистрирующий документы, должен знать состав документов организации,
распределение функций между структурными подразделениями, разделение
обязанностей между руководителем и его заместителями.
Страницы: 1, 2
|