Профессия секретаря (Оформление машинописной страницы)

Оформление машинописной страницы.

Формат бумаги.

Работы, выполняемые на пишущей машинке, различаются по характеру, назначению, форме исполнения, формату бумаги.

            Служебную документацию изготовляют на бумаге стандартных форматов. Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств оргтехники: пишущих машин, копировальных и множительных аппаратов, фальцевальных машин и прочего оборудования.

            В 1966 г. в СССР установлен Государственный стандарт потребительских форматов бумаги- ГОСТ 9327-66. Все форматы делятся на три ряда: A, B, C. Ряд А основной. Ряды В и С дополнительные. Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С – для изготовления изделий из бумаги (папок, конвертов, обложек и т.п.).

Каждый ряд подразделяется на классы, которые показывают размер формата бумаги. Так, например, в ряду А 13 классов. Каждый из них обозначается буквой А и цифрой класса (А1, А2 и т.д.).

Размеры форматов обозначаются в миллиметрах. Исходный формат А составляет 840х1189 мм. Каждый последующий формат получают путем деления предыдущего пополам: А1 – 594х841, А2 – 420х594, А3297х420, А4 – 210х297, А5 – 148х210 и т.д. Наиболее употребительные форматы А4 и А5. 

Листы бумаги должны быть ровными, без «бахромы», загнутых краев и других механических дефектов, иметь строго прямоугольную форму. Косина листов, т.е. отклонение от прямоугольной формы, не должна превышать 2%. Качество писчей бумаги определяется сортностью и зависит от степени однородности, числа механических повреждений  и ее белизны. Бумага выпускается следующих номеров: 0, 1, 2, 3.

Целлюлозная бумага № 0 и 1 имеет белый цвет, прочная и выдерживает длительное хранение – не желтеет и не разрушается на свету. В ее состав входят клеящие вещества, делающие ее плотной, непромокаемой. Чернила на ней не расплываются. Бумага № 2 и 3 полубелая, более мягкая, изготовляют ее из древесной массы. На длительное хранение эта бумага не рассчитана. Эти сорта бумаги имеют лицевую и оборотную  сторону. Писать рекомендуется на лицевой стороне: она более ровная.

Оформление машинописной страницы. 

В процессе работы машинописная страница заполняется  текстовым, цифровым или смешанным текстом, к оформлению которого предъявляются определенные требования.

Текстовой или цифровой материал со всех  сторон ограничивается свободным пространством – полями. Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее (равные по величине), левое (начальное) и правое (конечное). В основном они предназначены для предохранения текста от износа в процессе работы с документом, но в то же время имеют и утилитарное назначение, например: левое поле предназначено для подшивки работ в скоросшиватель, для переплета рукописи. На верхнем и нижнем проставляют соответствующие делопроизводственные пометки.

Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, характера работы и ее назначения. Эти размеры можно измерять в сантиметрах или миллиметрах, но при работе на пишущей машине величины полей удобнее измерять в интервалах и ударах (печатных знаках).

Размер левого поля должен составлять 35 мм, или 13 печатных знаков, правого – 8 мм, или 3 – 4 печатных знака. Верхнее – от среза листа до первой строки текста – 20 мм; нижнее – от последней строки текста до нижнего среза листа – для формата А4 составляет не менее 19 мм, для формата А5 – 16 мм.

Формат бумаги А4 (210 на 297) в переводе на печатные знаки и интервалы имеет следующие параметры: слева направо 80 печатных знаков, т.е. ударов по клавишам, сверху вниз 68 – 70 интервалов (один интервал – 4,25 мм).

Формат А5 (148 на 210 мм) включает от левого до правого края бумаги 80 ударов, сверху вниз – 34 – 35 интервалов.

Приступая к работе на пишущей машине, рекомендуется отметить карандашом нижнее поле, чтобы вовремя завершить работу. Левое и правое поля ограничить полеустановителями. Все строки машинописной работы должны начинаться на одном уровне. Левый полеустановитель ограничивает продвижение каретки вправо при переводе на новую строку. В конце строка ограничивается правым полеустановителем и заканчивается за 8 мм, или 3 – 4 удара, от правого среза бумаги.

Оформление правого поля выполняется по звонку. За 2 – 3 удара до поля подается звуковой сигнал, предупреждающий машинистку о подходе к концу строки, а на уровне поля клавиатура блокируется.

Правое поле в машинописных работах не получается таким  же ровным, как левое, т.к. в конце строк могут быть переносы, а чтобы их сделать  правильно, иногда приходится заходить за условную вертикаль правого поля или не доходить до нее. Отклонение от этой вертикали не должно составлять более 2 – 3 ударов.

Арабские цифры. Количественные, порядковые числительные. Нумерация пунктов.

Арабские цифры  расположены в четвертом ряду клавиатуры. Обслуживаются они во время письма пальцами соответствующей зоны: мизинцем левой руки ударяют клавишу с цифрой 1, безымянным – 2, средним – 3, указательным – 4 и 5. Указательным пальцем правой руки ударяют по клавишам 6 – 7, средним – 8, безымянным – 9, мизинцем – 0. При написании цифр используют верхний регистр.

Количественные числительные, встречающиеся в тексте без буквенного обозначения единиц физических величин, воспроизводятся словами, например: «Этих изделий должно быть не более трех».

Аналогично пишут однозначные числительные, обозначающие временные границы или периоды, например: «Испытания должны продолжаться три – пять дней».

В текстах научно – технического и специального характера, в деловых бумагах числа, сопровождающиеся буквенным обозначением единиц измерения, пишутся цифрами, например: «Самосвал грузоподъемностью 5 т», «Для пошива халатов пошло 15 м материи».

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковые числительные пишутся с указанием падежных окончаний, например: «Радиоприемник 2 – го класса». «Ученик 4 – го класса».

При перечислении нескольких порядковых числительных окончание ставиться только один раз, например: «Задано выучить 1, 2, 3-й параграфы».

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например:100-процентный, 20-километровый.

Порядковые числительные, обозначающие в тексте номер конференции, например: XXV съезд КПСС, II конференция.

В текстах художественной и близкой к ней литературе числительные, как правило, пишутся прописью (буквами).

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда с такого числа начинается предложение, например: «Двадцать километров пути проложено». Но: «Проложено 20 км пути».

Многозначные целые числа записываются. Разбивая пробелами на классы, например: 250 000 т, 1 248 435 руб.

Нумерация пунктов. Нумерация пунктов в машинописных работах выполняют арабскими цифрами. Число, обозначающая порядковый номер, отделяют от текста точкой, после которой обязательно делают пробел. Если на одной странице пишется несколько, например десять и более, пунктов, то возросшее на разряд число пишут на один шаг левее.

Знаки четвертого ряда клавиатуры.

Двоеточие. Скобки. Знак двоеточия в тексте пишется без пробела после слова, за которым он следует; после него обязательно делают пробел.

Круглые скобки имеются на клавиатуре 46 – клавишной пишущей машины. На одном литерном рычаге располагаются обе скобки – открывающая и закрывающая. Открывающая скобка пишется с использованием верхнего регистра, закрывающая – без регистра.

Скобки ставятся в тексте слитно к заключаемому понятию. После скобки обязательно делается пробел, если нет другого знака препинания.

Знаки: вопросительный и восклицательный. Эти знаки пишут по общему правилу.

Кавычки. Многоточие. Кавычки пишут слитно со словом, которое они в себя заключают. Перед открывающейся кавычкой обязательно делают пробел, а также после закрывающейся, если далее не следует знак препинания.

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками не ставятся. Эти знаки могут быть написаны после кавычек без дополнительного пробела. Например: Эта повесть напечатана в журнале «Звезда».

Закрывающие кавычки после знаков: вопросительного, восклицательного и многоточия ставятся без дополнительного пробела. Например: Роман «Что делать?»

Восклицательный, вопросительный знак, многоточие – могут относиться ко всему предложению со словами, заключенными в кавычки. В этом случае их ставят после кавычек, например: Где вы найдете больше, чем у нас, месторождений «черного золота»?

Многоточие пишут по общему правилу: перед ним пробел не делают, после него – пробел необходим. Если многоточие сочетается с восклицательным или вопросительным знаком, то в этом случае пишут знак и две точки, например: Ветер воет…Гром грохочет… Пусть сильнее грянет буря!..

Если многоточие сочетается с кавычками, то после многоточия кавычки ставятся без пробела, например: «Хороша была Танюша, краше не было в селе…»

Точка с запятой. Точка с запятой – комбинированный знак. Он состоит из двоеточия и запятой. Выполняют его следующим образом: большим пальцем правой руки нажимают на клавишу пробела. Затем последовательно выполняют удары по клавишам двоеточия и запятой, не отпуская клавиши пробела. Отпускают клавишу пробела и делают пробел.

Римские цифры. Написание дат.

          Римские цифры. Употребляют их для обозначения съездов, кварталов года, порядковых номеров глав, томов, конференций, юбилейных дат и т.д.

            На клавиатуре пишущей машины для письма римских цифр нет специальных знаков. При письме их используют прописные буквы, из которых также составляют римские числа:

2 – П               6 – VI 9 – IX              100 – C

3 – Ш 7 – VП 10 – X             500 – Д

4 – IV 8 – VШ            50 – Л             1000 – М

            Римские цифры главенствуют над арабскими: например, в рукописи более крупные части нумеруют римскими цифрами: раздел II, глава III, а более мелкие – арабскими: § 5.

Написание дат. Даты в машинописных работах выполняются двумя способами: 1. Число и год – арабскими цифрами, месяц – словами, например: 8 мая 1978 года; 2. Число, месяц и год выполняют шестизначными числами, каждые две цифры отделяют точкой, например: 08.05.78.

Оформление заголовков и подзаголовков.

Правила оформления заголовков.

1.      Заголовки пишут прописными буквами.

2.      Переносы в заголовках не допускаются. В конце заголовка знаки препинания, кроме восклицательного и вопросительного знаков, не ставятся.

3.      Короткие заголовки (менее 15 знаков) пишут вразрядку – после каждой буквы следует пробел, например: «СИНТАКСИС».

4.      Большие заголовки (более 40 знаков) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности должна иметь смысловое значение. Текст большого заголовка выполняют через один интервал.

5.      При выполнении текста через полтора интервала от заголовка до текста делают три интервала; при выполнении текста через два интервала от заголовка до текста – четыре интервала.

6.      Если на одной странице пишут несколько коротких текста с заголовками, то от последней строки текста до следующего заголовка необходимо сделать двойной интервал. Например, если в тексте между строками два интервала, то до следующего заголовка – четыре.

7.      Нельзя писать заголовок в конце страницы; если на ней не умещаются три строки идущего за заголовком текста, то надо весь текст перенести на следующую страницу.

При оформлении заголовка  по центру рабочей строки в начале следует определить количество знаков в заголовке. Затем от числа знаков рабочей строки вычесть количество знаков заголовка. Полученное число разделить пополам, а величину частного (количество ударов) отсчитать от левого поля.

Например, заголовок «Багульник» выполняется в разрядку, имеет 17 знаков. Рабочая строка составляет 64 знака: 64-17=47; 47/2=23 (24 знака).

Следовательно, надо отсчитать 23 удара от левого поля и написать заголовок. В современной машинописи предпочтение отдается расположению заголовков от левого поля. Размер заголовка в донном случае не должен превышать 40 знаков.

Правила оформления подзаголовков. Подзаголовки в машинописных работах пишут строчными буквами. Для большей наглядности их выделяют и отделяют от текста дополнительными интервалами. Например, если между заголовком и подзаголовком два интервала, то до текста надо сделать три интервала. Подзаголовки, располагаемые посредине рабочей строки, рассчитывают аналогично заголовкам. При оформлении заголовка от левого поля подзаголовок также должен быть написан от левого поля.

          Подзаголовки можно выделять подчеркиванием, разрядкой, заключать в скобки.

Нумерация страниц.

          Стандартом установлено, что в документах, оформляемых на двух страницах и более, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

            Номера страниц должны проставляться на верхнем поле листа от четвертого положения табулятора арабскими цифрами без слова «страница» (с.) и знаков препинания.

            Номера страниц печатаются в интервале 10 – 15 мм от верхнего обреза листа.

            Если текст документа печатают с двух сторон, то нечетные номера проставляют на лицевой стороне, а четные на обратной.

 Правила и способы выделения в тексте.

В машинописи применяется несколько способов выделения в тексте отдельных слов, фраз или предложений: написанием вразрядку, выделение прописными буквами, подчеркиванием, другим цветом, используя двуцветную ленту (на одной странице применяется только один способ выделения в тексте).

Выделение прописными буквами и подчеркивание применяется при письме через 1,5 – 2 интервала.

Подчеркивание выполняют, ударяя по знаку подчеркивания – под цифрой восемь. Машинописную строку, в которой выделяется слово или группа слов, пишут до конца, затем, нажимая на клавиши свободного хода каретки подводят первую букву выделяемого слова к разрезу буквоводителя. Ударяют по клавише с цифрой 8, чередуя указательные пальцы обеих рук, подчеркивают слово или группу слов (разрез буквоводителя окажется под последней буквой выделяемого слова).

При выделении текста разрядкой используют клавишу написания в разрядку, при этом между словами делается дополнительный пробел. Выделять разрядкой можно при письме с любыми интервалами между строками.

При выделение  в тексте с использованием двуцветной ленты применяют механизм изменения подъема ленты.

Письмо на линованной бумаге. Способы исправления ошибок.

Одной из разновидностей машинописных работ является заполнение бланков и письмо на линованной бумаге, заранее изготовленной типографским способом.

Изготовленные в типографии бланки и линованная бумага имеют расстояние между строками, несоответствующие величинам интервалов. Поэтому при письме на линованной бумаге отключают интервальный механизм. Для этого на пишущей машинке имеется кнопка свободного хода вала и рычаг свободного хода вала

Для перевода каретки на новую строку вал проворачивают с помощью ручки бумагоопорного вала.

Страницы: 1, 2