Учет расчетов с подотчетными лицами
ЦЕНТРОСОЮЗ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
СИБИРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Кафедра бухгалтерского учета и аудита
Курсовая
работа
На тему: «Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»
Исполнитель:
Калинникова Е.В.
группа
201 БХ – 00 – 287
Научный руководитель: Коренева Е.Б.
Чита 2003
План
Введение
___________________________________________________ 3
1. Организация
учета расчетов с подотчетными лицами ___________ 4
2. Аналитический
и синтетический учет _________________________ 6
3. Приобретение
подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции
_____________________________________________ 8
4. Служебные
командировки по России и за рубеж _______________ 15
4.1.
Документальное оформление командировки ________________ 17
4.2. Сроки
служебных командировок __________________________ 18
4.3. Рабочее
время и время отдыха командированного __________ 19
4.4. Возмещение
расходов при служебных командировках и оплата суточных
____________________________________________________ 20
4.5. Временная
нетрудоспособность командированного __________ 23
4.6. Порядок
выдачи и расходования авансов при командировках __ 23
4.7. Отчет
работника о командировке _________________________ 24
4.8. Как удержать
невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26
4.9. Гарантии и
компенсации при командировках _______________ 27
4.10. Зарубежные
командировки ______________________________ 30
4.11. Выдача
аванса работнику _______________________________ 34
4.12. Отчеты о
служебной загранкомандировке _________________ 35
4.13. Расчеты с
подотчетным лицом ___________________________ 36
5.
Представительские расходы _______________________________ 37
5.1. Оформление
первичных документов _______________________ 38
5.2.
Бухгалтерский учет _____________________________________ 40
6. Выводы и
предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами
__________________________________________ 43
Литература
________________________________________________ 45
Введение
В
процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает
необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,
услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких
случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для
выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет
выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных
расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в
других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ,
оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
С
этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель
работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и
организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Объектом
исследования выбран Читинский областной союз потребительских обществ – союз
потребительских обществ области, созданный ими для координации деятельности потребительских
обществ и районных союзов потребительских обществ, обеспечения защиты имущественных
и иных прав потребобществ и их членов, районных союзов, представления их
интересов в государственных органах и органах местного самоуправления, а также
для оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский ОПС является
добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период
исследования – ноябрь 2003 года.
Методологической
основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению
бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные Читинского облпотребсоюза.
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Не
все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со
своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить
покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для
служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам
под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию
авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки
сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои
деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.
Перечень
подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику,
определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут
получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия. В
Читинском ОПСе разрешено получать подотчет всем работникам административно-управленческого
аппарата, директорам магазинов и заведующим производством.
Все
работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила
работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в
РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40.
Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под
отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Таким
образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и
указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и
когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось
выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется
отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на
который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый
отчет и т.д.
Сотрудник
может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные
цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет в
ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации.
Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп
сельхозпродукции (Приложение 1).
Во-первых,
предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в
командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на
проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель
предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию
сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая
сумма командировочных ему положена.
Во-вторых,
средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от
имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Например,
водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля,
секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных
магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя
организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель
согласен, он подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели
выдаются деньги.
Даже
если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на
доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат
организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не
облагаются.
2. Аналитический
и синтетический учет
Расчеты
с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий,
утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в
аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по
каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется
журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта
1960 г. № 63.
В
Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение 2). В нем
отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного
кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы
подотчетника.
Бухгалтер
выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир
выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату.
Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в
подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным
сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных
и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным
бухгалтером.
Потратив
деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена
постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту
форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в
1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть
подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником
бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3). Сотрудник, который составляет
авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами
(товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае
это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию
товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая
составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к
товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение
составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.
Если
из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько
получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если
же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в
кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у
работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны
следующие варианты:
1)
руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику
должны возместить разницу;
2)
руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность,
то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы,
не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по
кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей».
Следует
отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в
аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из
работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил
свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
В
Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического
учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за
месяц.
Выдача
денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный
ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной формы учета является то, что
мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это,
чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер
регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и
разносится в Главной книге (Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в
синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На
основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной
книги и на ее основании составляется баланс.
В
бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными
лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по
строке 628 «Прочие кредиторы».
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей,
продукции
Приобретение
товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов
бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и
т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком
контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об
оплате.
В
кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца
товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции,
сумма.
Например,
к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки
контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля.
Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование
организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер
кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога
с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных
материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае
отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на
АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы
(литра и т.п.).
Пример
В
Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны
водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету.
Допустимы расходы на покупку запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую
входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден
руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о
списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается
следующим образом:
Дебет
71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;
Дебет
10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем;
Дебет
44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.
Товарный
чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности
для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер,
ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках
вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары,
хозтовары, продукты питания, книги и пр.).
В
товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости
приобретенных организацией товаров.
В
случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров
представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру,
количество приобретенных товаров и цели их приобретения.
Таким
образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является
своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных
товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями
организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей
за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
Страницы: 1, 2, 3, 4
|