7.            Основные средства должны охраняться. Необходимо обеспечить их адекватную физическую охрану (кладовщики или охранники), контроль за движением объектов, ограничение доступа к особо важным ценностям.

8.            Основные средства должны быть застрахованы.

9.            Должны проводиться регулярные инвентаризации.

10.       Все документы, подтверждающие право собственности, должны храниться в надежном месте.

11.       Необходимо регулярно проводить мероприятия по поддержанию основных средств в рабочем состоянии и проверке их функционирования.

12.       Санкционирование выбытия основных средств должно осуществляться лицом, не связанным с функциями их приобретения, учета и охраны.

13.       Предложения по выбытию основных средств должны подтверждаться соответствующей документацией, касающейся оценки срока службы, остаточной стоимости, обоснования выбытия и необходимости замены.

14.       Выбытие основных средств должно осуществляться в соответствии с внутренним утвержденным планом, например, для сдаваемых в аренду транспортных средств их реализация возможна после прохождения определенного пробега или определенного срока эксплуатации (по раннему из выполненных условий). Следовательно, для обеспечения руководства информацией такого рода учет основных средств должен быть достаточно сложным.

15.       Основные средства должны реализовываться на коммерческой основе, обеспечивая наибольшую выгоду от операции.

16.       Все выбытия основных средств должны оперативно и точно отражаться в бухгалтерском учете (журнал выбытия) основных средств. Должны регистрироваться: дата, основание (ссылка на первичный документ), цена, начисленный износ и прибыль или убыток от выбытия основных средств. Целью проводимого анализа результатов этих операций является обеспечение: а) постоянного соответствия амортизационных отчислений фактическому сроку службы подобного типа активов и б) эффективности процедур реализации (например, устойчивые убытки от реализации основных средств могут быть результатом тайного сговора).

17.       Ежемесячно должна составляться внутренняя бухгалтерская отчетность по движению основных средств, которая оформляется «Ведомостью движения основных средств по видам».

3.1.   Основные процедуры аудита основных средств.

3.2.   Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации основных средств следует проверить[11]:

·              наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

·              наличие и состояние технических паспортов или другой техничес­кой документации;

·              наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение; при отсутствии документов необ­ходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгал­терского учета или технической документации должны быть внесены со­ответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвен­тарные номера и основные технические или эксплуатационные показате­ли.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов па земельные участки, водо­емы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственнос­ти организации.

Оценка выявленных в результате инвентаризации неучтенных объек­тов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ — опреде­лен по действительному техническому состоянию объектов с оформле­нием сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответ­ствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восста­новлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вслед­ствие чего изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответ­ствующим документам определить сумму увеличения или снижения ба­лансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведен­ных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организа­ции-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежа­щие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдель­ную опись с указанием времени ввода этих объектов в эксплуатацию и причин, приведших их к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспор­тных средств, инструмента, вычислительной техники, производственно­го и хозяйственного инвентаря и т.п.) применяется Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и под­писывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому мес­ту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основ­ных средств. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для состав­ления сличительной ведомости, а второй — остается у материально от­ветственного лица (лиц).

До начала инвентаризации с каждого лица или группы лиц, отвеча­ющих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

Инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 печатается с вклад­ными листами по образцу 2-й страницы формы, количество которых оп­ределяет заказчик бланков.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-1 выдается комиссии па бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9.

В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о факти­ческом наличии объектов. По объектам, которые не отражены в учете, а также объектам, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели. По решению ин­вентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом ры­ночных цен, а сумму износа — по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Описи составляются отдельно по группам основных средств (произ­водственного и непроизводственного назначения).

Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на основные средства, содер­жащие драгоценные металлы и камни.

Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от данных учета, применяется сличитель­ная ведомость (форма № ИНВ-18).

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземпля­рах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается мате­риально ответственному лицу (лицам).

3.3.   Типичные ошибки

Примерный перечень их таков:

·              В учетной политике предприятия указано, что аналитический учет основных средств должен вестись в инвентарных карточках (форма ОС-6). Однако на предприятии этого не делают, считая ведение таких карточек излишним, при этом ссылаются на имеющиеся в бухгалтерии копии инвентарных списков А на тех предприятиях, где эти карточки ведут, не всегда соблюдают требование полноты занесения реквизитов.

·              Материальная ответственность организуется лишь в отношении собственных основных средств, учитываемых на сч. 01 «Основные средства».

·              Несоответствие информации о наличии основных средств по данным Главной книги информации об их остатках по данным инвентарных карточек нередко влечет за собой .неправильное начисление амортизации.

·              Оприходование основных средств не по цене их приобретения;

·              В Состав первоначальной стоимости включают затраты по оплате процентов по заемным средствам.

·              При покупке основных средств у физических лиц не всегда удерживается подоходный налог.

·              При передаче основных средств в качестве вклада в уставный капитал другого предприятия сумма превышения их договорной стоимости над балансовой нередко включается в состав доходов будущих периодов (кредит сч. 83 «Доходы будущих периодов»), а по мере начисления дивидендов присоединяется к балансовой прибыли (дебет сч. 83 «Доходы будущих периодов», кредит сч. 80 «Прибыли и убытки»). Настоящий порядок действовал до 1 января 1995 г.

·              При безвозмездной передаче основных средств выявленный убыток не всегда списывается на уменьшение добавочного капитала или фонда социальной сферы.

·              Начисление износа основных средств производится один раз в квартал.

·              Предприятие продолжает начислять износ по объектам с истекшим сроком нормативной эксплуатации.

·              Неправомерное ускоренное начисление износа основных средств.

·              Списание 50% балансовой стоимости в первый месяц или в первый квартал после ввода в эксплуатацию основных средств, а не равномерно в течение года.

·              Оприходование нематериальных активов не по цене их приобретения.

·              Неправильное определение срока эксплуатации нематериальных активов.

·              Неправильное отнесение затрат на сч. 04 «Нематериальные активы».

·              Отсутствие документов, подтверждающих отнесение объектов учета к нематериальным активам.

·              Неправомерное увеличение стоимости нематериальных активов за счет текущих затрат.

·              Отнесение объектов нематериальных активов на сч. 31 «Расходы будущих периодов».

·              Простое хищение средств (основной тип мошенничества).

Теперь после того как мы отработали эту тему закрепим ее на практике с помощью практического материала. В качестве практического материалы будем использовать:

1.            Учетная политика ООО "Тяжпромарматура";

2.            Главная книга за 1,2,3 квартала 2002 года (обороты по счетам 01, 02, 44);

3.            Ведомость амортизационных отчислений за 1 квартал 2002 года;

4.            Акт (накладная) приемки-передачи основных средств за апрель 2002 года

На основе имеющейся информации почерпнутой из практического материала, при условии отсутствия практического опыта, можно сделать определенные выводы:

1.            В учетной политике не отражены следующие положения:

·        нет списка материально ответственных лиц;

·        нет графика документооборота;

·        срок полезного использования самостоятельно указывается только при отсутствии такового в сопровождающей технической документации;

·        не указано, в каких случаях используется ускоренная амортизация;

·        не указан срок проведения годовой инвентаризации;

·        не указан состав комиссии по проведению внезапных проверок.

2.            Сличение данных Главной книги за апрель 2002 года (сч. 01.1) и акта (накладной) приемки-передачи основных средств от 17.04.02г показало расхождение на 0,08 руб.;

3.            Сплошная сверка данных Главной книги за 1 квартал 2002 года по счетам 02, 44 и ведомости начисления износа расхождений не показали.

4.            Метод начисления амортизации (применяемый в ведомости начисления износа) соответствует указанному в Учетной политике.

Следовательно на анализируемом предприятии в целом бухгалтерский учет соответствует действительности (в рамках предела существенности), однако отсутствует на должном уровне система внутреннего контроля, что и привело к указанному выше расхождению.

Список используемой литературы

1.            Правило (стандарт) аудиторской деятельности "Изучение и использование работы внутреннего аудита" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 27 апреля 1999 г. протокол N 3);

2.            Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.;

3.            Аудит операций с основными средствами. (Л.И. Куликова, "Аудиторские ведомости", N 1, январь 1999 г.);

4.            Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина – 2-е изд. перераб.  и доп. -  М.: Финансы и статистика, 2002;

5.            Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин-статинформ», 2000;

[1] Правило (стандарт) аудиторской деятельности "Изучение и использование работы внутреннего аудита" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 27 апреля 1999 г. протокол N 3)

[2] Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин-статинформ», 2000 – стр. 198

[3] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.

[4] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.

[5] Аудит операций с основными средствами. (Л.И. Куликова, "Аудиторские ведомости", N 1, январь 1999 г.)

[6] Аудит операций с основными средствами. (Л.И. Куликова, "Аудиторские ведомости", N 1, январь 1999 г.)

[7] Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина – 2-е изд. перераб.  и доп. -  М.: Финансы и статистика, 2002 – стр.285

[8] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.

[9] Агеева Ю.Б., Агеева А.Б. Аудиторская проверка: практическое пособие для аудитора и бухгалтера. - "Бератор-Пресс", 2001 г.

[10] Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин-статинформ», 2000 – стр. 200

[11] Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «Фин-статинформ», 2000 – стр. 206

Страницы: 1, 2, 3, 4