Важливі питання з ділового українського спілкування
Східноукраїнський національний університет імені Володимира Даля
Інститут післядипломної освіти і дистанційного навчання
Сєвєродонецьке відділення
Контрольна робота
з дисципліни:"Українська мова професійного спілкування"
Варіант №20
Важливі питання з ділового українського спілкування
Виконав: студент групи УФЗ-103
Спеціальності фінанси та кредит
Пчелінцева О.М
Перевірив: Курінна І.М.
Сєвєродонецьк,2010 р.
Документи, їх різновиди. Дати характеристику одному з довідково-інформаційних документів
Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють види документів, що наведені у таблиці 1.1
Таблиця 1.1 - Різновиди документів
Ознаки класифікації
|
Групи
|
|
За найменуванням (назвою)1
|
Автобіографія, акт, довідка,
доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.
|
|
За змістом і спеціалізацією
|
Загальні;
з адміністративних питань;
з питань планування оперативної діяльності;
із питань підготовки та розподілу кадрів;
спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського
обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.
|
|
За призначенням
|
Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні;
довідково-інформаційні; господарсько-договірні;
обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні
|
|
За походженням
|
Службові (офіційні) - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу
це робити, для вирішення службових питань
Особисті (приватні) - укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань
|
|
За місцем укладання
|
Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено
Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами
|
|
За напрямом (і прямуванням)
|
Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми
Вихідні, що адресовані за межі установи, організації
|
|
За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації й регламентації
|
Стандартні, типові - укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо)
|
|
|
Ці документи мають відповідну позначку вгорі праворуч, а користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про міру відповідальності в разі розголошення їхнього змісту.
У свою чергу, документи поділяються за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції. Класифікація документів за призначенням і найменуванням наведені у таблиці 1.2
Таблиця 1.2 - Класифікація документів за призначенням і найменуванням
Призначення (спеціалізація)
|
Назва (найменування)
|
|
Документи в управлінській діяльності
|
|
Організаційні документи
|
Положення
Статут
Інструкція
Правила
Постанова
Ухвала
Розпорядження
Накази та витяги з наказу
Вказівки
|
|
Розпорядчі документи
|
|
|
Довідково-інформаційні документи
|
Акти
Відгуки
Висновки
Довідки
Доповіді
Службові, доповідні та пояснювальні
записки
Запрошення (повідомлення)
Пропозиції
Звіти
Огляди
Плани робіт
Оголошення
Протоколи та витяги з протоколу
Службові листи (офіційна кореспонденція)
Телеграми
Факси
Телефонограми
|
|
Документи з кадрово-контрактових питань
|
Автобіографії
Заяви
Контракти
Особові листки (анкети)
Угоди
|
|
Особисті офіційні документи
|
Характеристики
Доручення
Заповіти
Заяви
Посвідчення
Розписки
Списки. Переліки
|
|
Спеціалізована документація
|
|
Документи з господарсько-договірної діяльності
|
Договір на постачання
Договір підряду
|
|
Документи з посередницької діяльності
|
Договір на матеріальну відповідальність
Договір на спільну діяльність
Договори оренди обладнання, транспорту, приміщення
Договори щодо створення нових форм господарювання Господарські договори в науковій діяльності
Договори про взаємовідносини підприємств і банку
Договори про надання посередницьких послуг
|
|
Документи з господарсько-претензійної діяльності
|
Договір про інформаційне обслуговування
Протоколи розбіжностей до договорів
Комерційні акти
Претензійні листи
Позовні заяви
|
|
Документи в банківській діяльності
|
Договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування
Договір на депозитний вклад
Кредитний договір
Договір про спільну діяльність
Договір лізингу (лізингова угода) Договір про пайовий внесок
|
|
Обліково-фінансові документи
|
Акт
Відмова від акцепту
Відомість
Гарантійний лист
Заява-зобов' язання
Заявка
Квитанція
Накладна
Оформлення відкриття рахунка
в банку
Заява
Картка зі зразками підписів
Чекові книжки (чеки)
Реєстр чеків
Платіжне доручення
|
|
Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності
|
Контракти
Додаток (до контракту)
Запис бесіди
Протокол намірів
Договір
Статут
|
|
Документи в рекламній діяльності
|
Договір
Угода
|
|
|
Протокол -- це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій -- усі члени президії.
Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали -- тексти, тези доповідей і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Протокол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладу виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати всі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення.
Протокол має такі реквізити:
1) назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;
2) порядковий номер протоколу;
3) назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);
4) назву установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;
5) дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);
6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 --12 осіб, то вказують усіх присутніх;
7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);
8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;
9) текст;
10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).
Залежно від повноти висвітлення процесу засідання протоколи бувають стислими і повними. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити за перебіг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.
Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.
Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання - важливий етап підготовки роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникатив суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.
Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.
Назву виду документа (ПРОТОКОЛ) розташовують зліва або посередині рядка. Вона зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».
Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.
Так само оформляється розділ «Виступили».
У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.
Заголовком тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання.
Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова «Присутні» зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну їх кількість. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують в алфавітному порядку (окремо -- членів колегіального органу, окремо -- запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.На багатьох зборах і засіданнях зазначають тільки кількісний склад присутніх: «Присутні 150 чол.». Ініціали і прізвища голови і секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу. Тут указують також порядок денний засідання -- перелік чітко сформульованих питань, які слід розглянути. Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю і відведеним часом їх обговорення. Найпростіші питання, як правило, вказують останніми. Питання формулюють у називному відмінку, наприклад: «Розглядання звіту за 2007 р.».Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали -- виступили --- вирішили (постановили).
Страницы: 1, 2
|