Преимущества. При импорте данных в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов, не говоря уже о более грубых нарушениях (например, ручная правка сальдо). В результате достоверность итоговой информации значительно возрастает. Кроме того, объем обработанных данных становится примерно в 10 раз меньше объема первичной информации, что позволяет разгрузить аналитическую систему.

Недостатки. Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, а также невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени. Срок запаздывания информации из-за необходимости ее экспорта в хранилище, а затем обработки и обратного импорта в отчетные системы составляет минимум сутки. Кроме того, создание хранилища вместе с покупкой аналитической системы обойдется примерно вдвое дороже, чем просто покупка и внедрение аналитической системы.

Вывод. Компаниям, для которых суточное запаздывание информации не критично (исключая банки, инвестиционные компании, компании мобильной связи и некоторые другие), а объем первичной информации велик, имеет смысл использовать корпоративные хранилища, поскольку, с одной стороны, это позволяет избежать искажений данных, а с другой - обойдется дешевле, чем внедрение ERP-системы.

Пример. Для многих компаний отчетность в режиме реального времени не дает достоверной картины. Автор убедился в этом, когда проанализировал число проводок за сутки на одном крупном предприятии. Выяснилось, что наибольшее количество введенных проводок приходилось на 10-е число и на конец месяца. Именно в эти дни вводились все исходные данные - так был устроен документооборот. Понятно, что в эти периоды суточная отчетность показала бы сильные колебания всех показателей, не имеющие никакого экономического смысла. Поэтому управленческую отчетность стоит создавать только по закрываемым периодам. В банках это сутки, в промышленных компаниях - месяц. А запаздывание системы на срок, гораздо меньший, чем продолжительность такого периода (например, сутки для промышленной компании), никакого значения не имеет.

Личный опыт

Александр Бондаренко, руководитель блока экономики и финансов ФК "НИКойл" (Москва)

Если в компании больше одной учетной системы, несколько юридических лиц и направлений деятельности, хранилище является единственно возможным способом получать достоверные данные управленческого учета. Это мнение не только нашей финансовой службы, но и IT-специалистов и консультантов, с которыми мы советовались по данному вопросу.

Правда, внедрить такое хранилище непросто. В частности, сложно формализовать данные и настроить форматы хранения и порядок формирования информации обо всех продуктах, с которыми работает крупная компания. Например, у нас таких продуктов около двухсот, каждый из них должен иметь примера по двадцать-тридцать характеристик. В такой ситуации для начала имеет смысл описать порядка двадцати ключевых продуктов, которые имеют наибольший вес в обороте, а затем распространить полученный опыт работы на все остальные продукты.

Еще одна сложность: если компании, как и нам, требуется оперативная информация, то использовать бухгалтерские системы в качестве основы для получения данных нельзя (в лучшем случае их можно применять для сверки). Поэтому для использования КХД необходимо наличие хороших "бэк-офисных" систем, данные из которых попадали бы непосредственно в хранилище. Кроме того, для создания корпоративного хранилища бизнес-процессы на предприятии должны быть стабильными. Так, нам пришлось приостановить проект внедрения КХД из-за вхождения в ФК "НИКойл" Автобанка и "Промышленно-страховой компании". Пока процесс объединения, в том числе и перехода на единые стандарты отчетности, не будет завершен, продолжать этот проект не имеет смысла.

Автоматизация системы управленческого учета на базе КХД

Процесс внедрения ERP-систем, как и аналитических систем, описан во многих изданиях, поэтому в данной статье основные принципы построения автоматизированной системы управленческого учета автор рассматривает на базе корпоративного хранилища данных.

Система сбора и обработки информации с помощью КХД состоит из четырех основных частей: объединенной системы нормативно-справочной информации (ОС НСИ), системы ввода первичных документов (СВПД), непосредственно корпоративного хранилища данных и аналитической системы (АС). Рассмотрим каждую из них подробнее.

Система НСИ

Объединенная система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых программах. В ней содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные подсистемы при этом должны быть совместимы с ОС НСИ: при изменении в справочниках НСИ автоматически должны изменяться соответствующие справочники других систем.

Любые изменения в ОС НСИ могут вноситься только согласно регламенту, который должен быть тщательно разработан. Например, в одном из холдингов, с которым автору приходилось работать, для внесения изменений сотруднику подразделения нужно было подать заявку установленной формы. Руководство подразделения рассматривало эту заявку, визировало и направляло ее на утверждение в финансовый департамент головного офиса. После утверждения изменения вносились в систему. Таким образом, рабочая версия НСИ обновлялась раз в месяц и сотрудникам становились доступны уже скорректированные методики, справочники и другие документы.

Система ввода первичных документов.

Практика показала, что сотрудники, создающие или получающие первичные документы (договоры, акты, счета-фактуры), наиболее правильно их классифицируют. Поэтому ввод таких документов имеет смысл поручать именно сотрудникам на местах. Он осуществляется с помощью существующих учетных подсистем (например, подсистемы учета материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в бухгалтерию. Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную систему, где документы трансформируются в набор проводок.

В производственных компаниях практически не бывает случаев, когда нужно вводить данные о совершившихся, но еще документально не подтвержденных событиях. Однако при необходимости такую функцию можно добавить, например, введя дополнительный аналитический признак "Неподтвержденные документы" и обеспечив возможность экспорта таких документов в КХД без проверки в бухгалтерии.

Корпоративное хранилище.

После того как первичная информация была введена в учетную систему, она импортируется в корпоративное хранилище данных в следующем формате: проводка, дата, автор, когда была изменена, данные о счетах/аналитиках, примечание, сумма. КХД автоматически проверяет правильность вводимой информации, устраняет лишние проводки и при необходимости агрегирует данные в соответствии с принятым в компании уровнем детализации (например, амортизационные отчисления по станкам одного типа объединяет в одну статью).

Чтобы не останавливать работу учетных систем, экспорт и импорт данных может происходить ночью. Стоит отметить, что наряду с учетными данными и карточками учета основных средств в КХД можно хранить планы и бюджеты.

Аналитическая система.

Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой периодичностью.

Требования к учетным системам.

Для эффективной работы описанной системы бухгалтерские и иные учетные программы должны удовлетворять определенным требованиям.

Наличие уникальных идентификаторов проводок. Не во всех бухгалтерских системах каждой проводке присваивается уникальный номер. Если это условие не соблюдается, некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из учетной системы.

КХД должно отличать отредактированную проводку от вновь введенной, что легче всего сделать по номеру. Кроме того, для контроля необходимо хранить в системе дату изменения проводки и идентификатор пользователя, внесшего исправление.

Невозможность правки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика показывает, что если у человека есть возможность сделать что-либо противоправное, то рано или поздно он это сделает. Поэтому лучше, если ограничения будет накладывать сама учетная система (например, на ручную правку сальдо). Исправления же в закрытых периодах делаются только при помощи сторнирующих проводок.

Возможность воспринимать новые версии нормативно-справочной информации. Система должна автоматически или под управлением администратора воспринимать новые версии справочной информации, которые ей присылает ОС НСИ.

Возможность экспорта информации. Учетная система должна экспортировать данные из объединенной системы нормативно-справочной информации и корпоративного хранилища данных в соответствии с установленным регламентом.

Практический опыт.

В 2001 году ЗАО "АКТ "Развитие бизнес-систем" ("РБС") выступало в роли консультанта при внедрении системы управленческого учета в нефтегазовом холдинге. Холдинг в полной мере столкнулся со всеми проблемами, описанными выше. До внедрения автоматизированной системы работа учетных служб дочерних предприятий была описана другой консалтинговой компанией. Масштаб проделанной консультантами работы был огромен: только финансовые отчеты, разработанные ими, содержали около 6000 показателей. Однако все попытки заставить предприятия холдинга заполнять требуемые отчетные формы приводили к запаздыванию отчетности более чем на два месяца и к огромному количеству ошибок. Задачей консультантов "РБС" было внедрить автоматизированную систему управленческого учета для сбора и обработки достоверных управленческих данных. Условиями компании-заказчика были ограниченные сроки и бюджет проекта. Количество первичной информации не позволяло напрямую задействовать аналитическую систему, а использование с этой целью бухгалтерских отчетов привело бы к значительным искажениям данных. Поэтому было решено автоматизировать процесс сбора и обработки управленческой отчетности на основе первичной информации, то есть с помощью корпоративного хранилища данных. По итогам реализации проекта получилась полноценная система подготовки консолидированной управленческой отчетности, в которую поступают исходные данные из уже имеющихся учетных систем. При этом работа по ее созданию заняла меньше года и обошлась в сумму на порядок меньше, чем внедрение ERP-системы. Время на подготовку консолидированной отчетности холдинга значительно сократилось: если раньше, для того чтобы получить месячный отчет, требовалось около 20 дней, то сейчас руководитель получает финансовый отчет из 6000 показателей второго числа каждого месяца. Кроме того, повысилась учетная дисциплина. Тройная проверка данных (СВПД, бухгалтер, КХД) сделала возможной комплексную проверку достоверности отчетности. При обнаружении несоответствий сотрудник, виновный во вводе некорректной информации, обязан написать объяснительную записку. Благодаря такому контролю количество ошибок значительно уменьшилось.

Как выбрать нужное программное обеспечение?

Разумно предположить, что для обучения и получения первого опыта оптимальны простые, базовые версии программного обеспечения (далее ПО), имеющие уже готовую настройку для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать "upgrade".

Для систем среднего класса (по степени комплексности решения задач) самым важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области. Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

Системы для решения комплекса задач по информационной поддержке цикла управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной для комплексной автоматизации управленческого учета.

2.Практические аспекты автоматизации управленческого учета

Рассмотрим одну из программ по автоматизации управленческого учета на предприятии. Программа "Русский Управляющий" предназначена для организации на предприятии внутреннего консолидированного учета. В нее вводится и хранится информация для внутреннего использования на предприятии. Программа понятна и удобна в обращении, не отягощена сложными экономическими терминами. В то же время, она предоставляет полную информацию о состоянии предприятия и результатах его деятельности в приемлемой для руководителя форме. Система учета, реализованная в "Русском Управляющем", соответствует потребностям большинства предприятий. Учет в "Русском Управляющем" можно вести одновременно в рублях и в валюте, как по одному, так и по нескольким юридическим лицам. Учет движения денег можно вести по нескольким кассам с авторизованным доступом. Разнообразные и гибкие возможности программы позволяют использовать ее и как простой инструмент учета денежных средств, и как средство автоматизации учета, для получения полной информации от финансовом состоянии предприятия.

В "Русском Управляющем" принят ряд мер для защиты информации от несанкционированного доступа: как посторонних лиц, так и сотрудников. Управленческий учет:

   Учет операций по кассам;

   Учет операций по расчетным счетам;

   Расчеты с поставщиками и покупателями;

   Расчеты с сотрудниками (подотчетниками);

   Получение и отгрузка товаров, продукции, услуг;

   Взаимозачеты, списание долгов;

   Инвентаризация товара;

   Переоценка, списание, износ имущества;

   Переоценка валюты, расчет курсовых разниц;

   Определение результатов деятельности предприятия.

Программа работает с использованием компоненты "Бухгалтерский учет", самой распространенной из системы программ "1С:Предприятие 7.7". Она обладает открытой архитектурой, что позволяет адаптировать ее к потребностям пользователя. Благодаря популярности платформы "1С:Бухгалтерия 7.7" всегда можно найти специалистов, способных дать консультации, настроить программу и сопровождать ее. Интуитивно понятный интерфейс и простота терминологии делают программу доступной и позволяют быстро ее освоить.

Программа "Русский Управляющий" реализует управленческий учет, который существенно отличается по назначению от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет предназначен для формирования информации, необходимой для внешних пользователей (кредиторов, инвесторов, налоговых органов). В отличие от бухгалтерского учета, управленческий учет предназначен для формирования информации, используемой внутренними пользователями  (собственниками, руководителями, сотрудниками) для организации управления предприятием. В отличие от бухгалтерского учета программа имеет следующие особенности:

Æ   единый учет для нескольких фирм, можно вести консолидированный учет по нескольким юридическим лицам, подчиненным одному управляющему;

Æ   нет привязки к бухгалтерскому плану счетов;

Æ   исключена аналитика в разрезах, не имеющих значения для управления предприятием. Например, расчеты с покупателями в разрезе ставок НДС;

Æ   ведется учет сугубо для внутренних целей без привязки к каким–либо положениям и регламентам;

Æ   удобный учет операций с рублями и валютой.

В программе не предполагается выписка первичных документов, так как это не является задачей Управляющего. Первичные документы выписываются бухгалтерами или менеджерами в программах «1С:Бухгалтерия», «1С:Торговля и склад», или других программах, бухгалтерского и складского учета. Вместе с тем программа полностью отражает все направления хозяйственной деятельности предприятия и позволяет анализировать деятельность и состояние предприятия. Программа может быть использована как для узкоспециальных задач, например, только для учета движения денег, так и с использованием всех ее функциональных возможностей. Причем, начав с одной задачи, можно постепенно, по мере необходимости, задействовать и другие возможности.

Наличные расчеты можно вести через любое количество касс. При этом доступ к каждой кассе можно защитить паролем. Валютные и рублевые расчеты ведутся параллельно в одной кассе. Касса может не привязываться к конкретному юридическому лицу. Безналичные расчеты можно вести через любое количество расчетных счетов. Расчетные счета всегда привязываются к конкретным фирмам (юридическим лицам).

Рис. 1. Фрагмент программы «Русский управляющий» по учету активов и денежных средств

В учете отражается поступление, амортизация, списание и переоценка имущества.

Рис. 2. Фрагмент программу управляющий по учету имущества

Для управленческого учета не всегда важна номенклатура товара. Руководителя больше интересует, какие виды товаров приносят ему больший доход (прибыль). Программа позволяет воспользоваться одним из двух вариантов учета движения товара: суммовой учет – по видам деятельности (видам товаров) учет по номенклатуре товаров (количественный и суммовой). Задание варианта учета производится в момент первого запуска программы выбором значения параметра «Аналитика учета товаров».

В программе в качестве источников финансирования рассматриваются капитал и нераспределенная прибыль. Капитал. Учет капитала в программе включает в себя учет уставного и учет дополнительного капиталов. Уставный капитал определяется в момент создания предприятия решением учредителей. Дополнительный капитал формируется из финансовых средств, поступающих от финагентов (дополнительные взносы) и из прибыли при ее распределении. Прибыль, имеющаяся в распоряжении предприятия. Как правило, прибыль распределяется учредителями на две цели (части): выплата дивидендов и увеличение капитала (дополнительный капитал).

В системе учета, реализованной в «Русском Управляющем», используются, в основном, общепринятые принципы и методы ведения учета.

Доход от реализации фиксируется в момент отгрузки, а не в момент оплаты. Поэтому, если получены деньги за товар, но товар не отгружен, то данная сумма является предоплатой, а не доходом. Если товар отгружен, независимо от того, оплачен он или нет, данная сумма считается доходом. Учет доходов ведется с аналитикой по видам деятельности (видам товаров и услуг).

Учет расходов ведется с детализацией по видам деятельности. При этом расходы могут быть как прямыми, связанными с конкретным видом деятельности, так и общими, связанными с обеспечением функционирования фирмы в целом. Общие расходы в конце месяца распределяются по видам деятельности и включаются в состав прямых расходов. Таким образом, обеспечивается сквозная аналитика по видам деятельности.

Помимо детализации расходов по видам деятельности по ним также ведется аналитика по статьям расходов.

Рис. 3. Схема аналитического учета по статьям расходов

Программа реализует учет с аналитикой по видам деятельности и в доходах, и в расходах. Сквозная аналитика по видам деятельности позволяет определить прибыль по каждому виду деятельности. Расчеты в рублях и в валюте. Расчеты с контрагентами и сотрудниками ведутся как в рублях, так и в валюте. В программе предусмотрено использование помимо рублей еще одной валюты. По умолчанию в качестве валюты предлагаются доллары США, обозначаемые «USD». Следует учитывать, что долги в рублях никак не отражаются на задолженности в валюте. Валютные и рублевые расчеты ведутся параллельно друг другу. В случае необходимости перевода рублевой задолженности в валютную (и наоборот) можно воспользоваться документом «Взаиморасчеты».

Одним из основополагающих принципов, заложенных в программу "Русский Управляющий", является принцип разделения доступа к данным. Применяются два вида ограничений:

o       ограничение по документам;

o       доступ к кассам по паролю.

Консолидированный учет нескольких предприятий доступен только пользователю «Управляющий». Он обладает полным доступом к анализу и редактированию данных. Остальные сотрудники обладают доступом только к тем данным и в том объеме, которые необходимы им по служебным обязанностям.

Рис. 4. Фрагмент программы «Русский управляющий» по ограничению прав доступа

«Операционист» имеет доступ к документам и отчетам, необходимым ему для учета текучки: поступлений, расходов и т.п. При этом ему недоступны расчеты с финагентами, начисление зарплаты, регламентные операции и отчеты по финансовому состоянию и деятельности предприятия. «Кассир» имеет доступ только к операциям по кассе и с подотчетниками. С защищенной паролем кассой сможет работать только тот пользователь, который знает пароль.

Анализ деятельности и состояния предприятия. Программа снабжена набором отчетов, позволяющих подробно анализировать хозяйственную деятельность предприятия, текущее состояние и движение денег, товаров, имущества, расчетов с контрагентами, с сотрудниками. Анализ оборотов денег позволяет проанализировать откуда пришли и куда ушли деньги. Можно проверить обороты в наличных и безналичных расчетах, в рублях и в валюте, с контрагентами и сотрудниками, по всем сразу и выборочно. Так же подробно можно провести анализ расчетов с контрагентами: кто, кому, сколько и в какой валюте должен.

Рис. 5.Анализ денежного оборота

Анализ расчетов с сотрудниками показывает расчеты с сотрудниками как по зарплате, так и по подотчетным суммам, в валюте и в рублях.

Анализ деятельности предприятия показывает, какие виды деятельности какой доход приносят и кто из сотрудников дает больший доход. Можно посмотреть, по каким статьям выросли расходы, как меняется по месяцам прибыль от каждого вида деятельности. Анализ деятельности предприятия может быть представлен как в виде таблицы, так и в виде диаграммы.

Анализ состояния предприятия позволяет увидеть, какими средствами владеет предприятие, какими финансовыми источниками оно располагает. Состояние предприятия можно проанализировать детально или в целом, на одну дату или получить несколько состояний по месяцам. Анализ состояния предприятия можно оформить как в виде таблицы, так и в виде диаграммы.

Заключение

В данной работе мы рассмотрели особенности автоматизации управленческого учета на предприятии, преимущества внедрения автоматизации и проблемы возникающие при этом. Кроме того, во второй главе была дана характеристика одной из программ по управленческому чету «Русский управляющий», описаны ее достоинства и особенности применения.

Необходимо отметить, что способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет - это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И, наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можно сделать следующие выводы: прежде чем проводить автоматизацию управленческого учета необходимо определится с программным обеспечением, которое бы наибольшим образом подходило для данного предприятии, далее необходимо оценить степень внедрения управленческого учета и возможности трансформирования организации бухгалтерского учета с целью приведения его в соответствие с выбранным программным обеспечением.

Список литературы

1.     Валебникова Н.В., Василевич И.П. Современные тенденции управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №18. С.53-59.

2.     Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. – 533с.;

3.     Врублевский Н.Д. построение системы счетов управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №17. С.63-68.

4.     Ивашкевич В.Б. Управленческий учет в информационной системе предприятия  / Бух. учет. – 1999. - №4. – с.99-102.

5.     Карпова Т.П. Управленческий учет: Учебник для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 237с.

6.     Корчагина Л.М. Управленческие аспекты бухгалтерского учета на предприятии / Бух. учет. – 2001. - №7. – с.73.

7.     Козлова Е.П, Парашутин Н. В.,. Бабченко Т.Н. Галанина Бухгалтерский учет -2-е изд., доп.-М.: Финансы и статистика, 2000. – 522с.

8.     Палий В.Ф., Палий В.В. Управленческий учет – новое прочтение внутрихозяйственного расчета. Бухгалтерский учет. 2000. №17. С.60-62.

9.     Палий В.Ф., Палий В.В. Счета управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2001. №7. С.73-78.

10. Пашигорева Г.И., Савченко О.С. Цели и задачи управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №19. С.63-65.

11. Управленческий учет: Учебное пособие/Под ред. А.Д.Шеремета. – 2-е изд., испр. – М.: ИДФБК-ПРЕСС, 2002. – 512с..

12. Шеремет А.Д. Управленческий учет: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 334с.

Страницы: 1, 2