3. Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Задания

1. Определите, что удостоверяет печать на служебном документе.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

·                   отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

·                   удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

·                   фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Гербовая печать ставится на следующих документах:

·                   акты

·                   доверенности

·                   договоры

·                   заявления

·                   заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию

·                   исполнительные листы

·                   командировочные удостоверения

·                   нормы расхода на драгоценные металлы

·                   образцы оттисков, печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

·                   представления и ходатайство

·                   письма гарантийные

·                   поручения

·                   протоколы

·                   реестры

·                   смета расходов

·                   спецификации

·                   титульные списки

·                   уставы

·                   штатные расписания.

2. Оформите следующие реквизиты:

2.1. Гриф утверждения

·                   Акт утвержден генеральным директором ЗАО "Луч" И.П. Лужиным;

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Луч»

___________________ И.П. Лужин

«__»________________

·                   Инструкция по делопроизводству утверждена приказом ди­ректора ООО "Альфа" 12.04.2006 № 38;

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора ООО «Альфа»

От 12.04.2006 №38

·                   Положение о совете директоров ЗАО "Регана" утверждено на общем собрании акционеров 25 мая 2006 г.

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания акционеров

От 25.05.2006

2.2. Подпись на следующих документах:

·                   Приказ;

Директор              ____________      И.П. Сергеев

·                   Гарантийное письмо (подписано генеральным директором и главным бухгалтером);

Генеральный директор      ______________       О.Г. Шведов

Главный бухгалтер            ______________         З.Д. Иванова

·                   Протокол (протокол собрания);

Председатель собрания              _____________    И.Т. Федотов

Секретарь собрания                    _____________     В.П. Андреева

·                   Акт.

Председатель комиссии    ____________          Ю.Г. Демидов

Члены комиссии                ____________          А.Д. Соколова

                                            ____________           Р.Т. Смирнов

                                            ____________           А.С. Сергеев

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

·                   место организационных документов в системе организацион­но-распорядительной документации;

·                   состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственнос­ти;

·                   нормативный характер организационной документации;

·                   типовые структуры текста отдельных видов организационных документов.

Вопросы для самостоятельной подготовки

1. Роль организационных документов в деятельности предприятия.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

·                   положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

·                   документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

·                   реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

2. Требования к содержанию и оформлению устава предприятия.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав  железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности  Вооруженных сил РФ  (Строевой устав, Дисциплинарный  устав и т.д.) Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).

В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

Задания

1. Перечислите разделы, входящие в типовую структуру текста положения о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

·                   положения о структурных подразделениях;

·                   положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученых совет, научно-технический совет и др.);

·                   положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

·                   общие положения.

·                   основные задачи.

·                   функции.

·                   права и обязанности.

·                   ответственность.

·                   взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Страницы: 1, 2, 3