Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует,  что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как текущего проекта, так и других.

Использование окон.

MS Project позволяет открывать несколько окон с разными представлениями проектного файла. Т.е. можно открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если включен режим отображения окон представлений на этой панели.

Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор оказывается в тол же строке таблицы, в которой он был в предыдущем и его надо перемещать в нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключениях между ними сохраняются прежние положение курсора в таблице, выделения и пр.

Кроме того, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но  часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления проектные данные в формате другого представления. И в этом случае работа с окнами удобнее: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.

Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать в меню команду Window > New Window (Окно > Новое окно). В списке Projects (Проекты)  открывшегося диалогового окна  выбирается название проекта, a в  раскрывающемся списке Vtew (Представление) — название представления. После щелчка по кнопке OK MS Project откроет новое окно с указанным проектом.  Первое окно с открытым проектом будет переименовано: к его заголовку добавиться номер. Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок (Проект1), то после открытия его заголовок будет переименован в (Проект1:1), а у нового окна будет заголовок Projectl:2 (Проект1:2). Совместить окна с открытыми представлениями можно с помощью кс упорядочивания окон Window > Arrange All (Окно > Упорядочить все). Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали. Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая открытый файл проекта (Window > Hide ( Окно > Скрыть)), и потом вновь отобразить (Window > Unhide (Окно > Отобразить)) с появлением на экране диалогового  окна со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить и щелкнуть по кнопке ОК.

Настройка существующего представления.

Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время его просмотра. Например, если в представлении сменить отображаемую таблицу, то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.

Некоторые параметры одиночного представления (название, возможность отображения в меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре нельзя изменять параметры комбинированного представления. 

Полностью настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового окна, вызываемого щелчком по кнопке Edit (Изменить) в диалоговом окне со списком представлений.

Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам  создания представлений (будут рассмотрены в п. 2.3.), за исключением того, что у одиночного представления в процессе редактирования вместо раскрывающегося списка Screen (Экран) имеется информационное поле, не позволяющее сменить диаграмму или форму, на основании которой создано представление.

Представления можно перемещать между проектными файлами.

3.5.  Сохранение настроек представлений и их составляющих.

MS Project по-разному сохраняет данные о настройках разных объектов интерфейса.

Диаграммы "находятся" внутри представлений, и их настройки сохраняются "внутри" него. Например, если диаграмма Ганта включена в 2 представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений она будет появляться с разными настройками.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Enter (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, таблицы нужно копировать отдельно.

MS PROJECT автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлениями в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного, так и комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночными представлениями MS PROJECT не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях создается новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.

3.6. Удаление и перемещение представлений и их составляющих

(Организатор).

Для удаления представлений и их составляющих предназначен специальный Организатор (Organizer), который можно вызвать с помощью одноименной кнопки из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды Tools > Organizer (Сервис > Организатор).  Следует отметить, что в начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон GlobaLMPT, на основе которого создаются новые проекты. Если в MS Project открыт толь­ко один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном. С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MS PROJECT, например с макросами. Принцип работы организатора не зависит от объекта.

Окно организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MSР. С помощью каждой вкладки осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, с помощью вкладки Views (Представления) можно копировать, удалять и переименовывать представления, а с ForMS (Формы) - осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому на примере одной из них можно понять как работают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их  составляющими на примере вкладки Views (Представления).

На вкладке находятся два списка, в которых перечислены названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MS PROJECT. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов. С помощью находящейся между списками кнопки Copy (Копировать) можно копировать элементы одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например, нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.

Если в процессе работы было создано удобное представление (его элемент), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно станет доступным для всех вновь создаваемых проектов. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS PROJECT в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где храниться копируемый объект, и скопировать, используя кнопку Copy (Копировать).

Часто работа с планом проекта возможна лишь при определенных настройках интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться содержимое определенных полей.

4.  Состав компонентов, назначение шаблонов проектов Micrisoft Progect.

Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов. В MS Project есть 2 типа шаблонов: глобальный шаблон (файл Global.mpt) и шаблоны проектов. В файле глобального шаблона хранятся основные параметры, применяемые ко всем его новым проектам. Шаблоны проектов – это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.

Глобальный шаблон.

Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки. – набор используемых по умолчанию параметров настройки Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки., Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки. и Ошибка! Недопустимый объект гиперссылки., которые применяются ко всем проектам в организации. Эти параметры настройки находятся в специальном проекте на сервере Microsoft Office Project Server 2003 и используются во всех проектах организации. Глобальный корпоративный шаблон обеспечивает соответствие всех проектов организации общим стандартам, поддерживающим совместное использование представлений, таблиц и полей. Стандартизация является обязательным требованием при работе с проектами на уровне организации. Она облегчает обмен информацией между руководителями проектов. Такая стандартизация обеспечивается использованием представлений, календарей, а также полей проекта, ресурсов и задач из глобального корпоративного шаблона.

Глобальный шаблон нельзя открыть для редактирования как обычный проект – изменения в него вносятся посредством Организатора (Organizer). Изменения и параметры глобального шаблона вносятся после щелчка на кнопке Set as Default (По умолчанию) диалогового окна Options (Опции). На диске хранятся 2 копии файла глобального шаблона – один в установочной папке MS Progect (установочный файл шаблона), а второй – в рабочей папке пользователя (копия, включающая все сделанные во время работы с программой настройки). Последний файл и использует при работе программа. Если удалить файл глобального шаблона из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возвращении глобального шаблона к начальным установкам можно просто удалить файл шаблона из рабочей папки.

Создание шаблона проекта.

Шаблоны проектов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате MPT. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, параметры представлений, макросы и т.д. В то же время при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (Save as Template), в котором указывается, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон. Оно содержит флажки, устанавливая которые, мы определяем типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baseline (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок  Actual Values (Фактические значения), мы удалим из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установив  флажок Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере. Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов (ResourceRates), если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают.

Создание файла на основе шаблона.

Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой File > New (Файл > Создать), а затем в области задач на панели New Progect (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основании которого будет создаваться план проекта. Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны), выбрав который, попадаем в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла. Диалоговое окно со писком шаблонов разделено на две вкладки. На вкладке General (Общие) содержится список шаблонов, созданного пользователем, а также пустого проекта. На вкладке Progect Templates (Шаблоны проекта) представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS PROJECT. Дважды щелкнув на значке любого из них, можно создать новый проект на его основе.

ЛИТЕРАТУРА.

1.                 Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Propject 2003: Учебн. курс (+ CD). – СПб.: Питер, 2006. – 604 с.

2.                 Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.И.  Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2003. – 1136 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Таблица 1.

Предопределенные таблицы с информацией о задачах