При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два
основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия технического
обеспечения — приобретение персонального компьютера и создание условий для его
рационального и эффективного применения (комплектация необходимой периферией).
Программное обеспечение — это тот инструментарий, с помощью которого бухгалтер
на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки
данных, начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением регистров
бухгалтерского учета.
С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит
распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер
выполняет операции:
- по сбору первичных документов;
- контролю их достоверности;
- подготовке для машинной обработки;
-
вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты);
-
управлению их обработки на машине;
- получению регистров выходной информации;
- контролю, анализу и регулированию расчетов.
Все вычислительные и группировочные операции, выборку, формирование
и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей
выполняет ПК.
Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ
бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной
обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы, сократить
время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом,
получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,
Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим
базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут
иметь различную типологию построения, объединять однотипные и разнотипные ЭВМ:
— наиболее часто используется так называемая звездообразная
организация локальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль
управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким
образом можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе
использования различных типов ЭВМ и операционных систем;
- при организации АРМ бухгалтера используются также сети с
кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой
сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное
обслуживание определенного участка учета.
Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах
одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства
построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию
бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку
и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и
заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой
продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).
Рис. 1. Структура
бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)
Компьютер как физический объект (hardware) не решает все проблемы.
Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное
функционирование предприятия во всех аспектах — в производстве
(производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве
и т. д. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации
бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов:
1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим требованиям:
• быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для
существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние
и внешние условия его функционирования;
• быть хорошо документированной и легкой в использовании;
• иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства
производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать
на все вопросы пользователя;
2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь
хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;
3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность
за проект;
4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая
даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планировании,
так и во внедрении системы;
5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;
6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть
готовым к их поэтапному выполнению;
7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных
и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.
Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета
непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложения, так и
спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компьютерной подготовки
специалистов-бухгалтеров, потребностями развивающихся малых предприятий, а
также появлением более совершенного технического обеспечения по доступным
ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов
одного назначения, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по
цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от
реального качества программного продукта. Это создает серьезную проблему для
потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сориентироваться в
многообразии программных продуктов и сделать правильный выбор.
Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирования,
имели возможность получить достоверные данные о потребительских свойствах
существующих программных продуктов, то вряд ли возникла необходимость
наводнять рынок слишком большим числом программ одного назначения,
несопоставимых по качеству.
При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программного
продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых программных
средств, провести оценку достоверности информации, содержащейся в рекламных
сведениях, то наверняка было бы меньше разочарования после покупки программных
продуктов данного направления.
Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку
производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худшими
эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их
разработку и слишком велик риск, что они не окупятся; ситуация не выгодна и обществу,
которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не
востребованный покупателем программный продукт, не имеет остаточной
потребительской стоимости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д.
Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, отвлеченных
из других сфер.
Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основные
показатели потребительского качества программных продуктов. Известно множество
показателей, используемых для характеристики качества разрабатываемых
программ. Наиболее важные из них следующие:
- функциональная полнота;
- завершенность разработки;
- быстродействие;
- уровень требований к комплексу технических средств;
- возможность перенастройки на новые условия применения;
- возможность работы в сети;
- качество предоставляемой поддержки и сервиса;
- трудоемкость освоения и внедрения;
- качество пользовательского интерфейса;
- требования к уровню квалификации пользователя;
- удобство копирования и вывода информации;
- наличие и качество средств защиты от несанкционированного
доступа;
- качество документации.
Каждый из названных показателей в зависимости от вида программного
продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие
составляющие.
Наглядное представление о параметрах перехода к компьютеризированной
обработке данных дает рис. 2.
Рис. 2. Основные
параметры, учитываемые при выборе информационных технологий
Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих задач:
- правильно выбрать необходимые программные средства, что
весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточной
информации об их возможностях и достоинствах;
- формирование комплекса необходимых технических средств; определение
их количества, учета технических и эксплуатационных характеристик, способа
размещения, объема обрабатываемых данных, технологии автоматизированной
обработки.
Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые
предъявляют свои, специфические требования как к используемым программным
средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К таким особенностям
относятся следующие:
- система бухгалтерского учета охватывает весь
воспроизводственный процесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых
явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные
информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это
предполагает значительный объем постоянной и переменной информации, следовательно,
используемые ЭВМ должны обладать большой памятью;
- алгоритмы обработки информации включают как несложные арифметические
действия, так и сложные логические операции;
- между различными учетными объектами существуют сложные связи.
Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений,
каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным
одновременно для различных структурных подразделений предприятия.
Следовательно, ЭВМ должны обладать системой поддержки и возможностью
управления большими динамическими массивами;
- система бухгалтерского умета призвана регистрировать все
явления и факторы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источников
при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для
этого технические средства должны обладать конкретными, а не универсальными
возможностями; их следует размещать в местах возникновения и регистрации
информации.
Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих
преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.
В частности, это проявляется в следующем:
- при внедрении системы автоматизированного документирования, в
рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае
необходимости — его копия создается на бумажном носителе), появляется возможность
одновременно с разработкой документа формировать типовые бухгалтерские
проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет
своевременно создавать необходимые отчеты;
- повышается аналитичность расчетов за счет возможности
добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики,
в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться
плановые или нормативные показатели;
- ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости
выполнения арифметических расчетов, повышается аналитичность информации
калькуляционных листов благодаря одновременному привлечению большого круга
статей;
- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской
отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае необходимости,
можно по запросу формировать ежедневно, еженедельно. Повышается достоверность
и аналитичность отчетности.
Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одновременно
с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением простоты и доступности
при работе с документами становится важным элементом учетной политики любого
предприятия (табл. 1).
Таблица 1
Примеры организационных изменений в учете и аудите при переходе к
компьютеризированной обработке данных
|