- Поддержание оперативной, достоверной
и актуальной информации для реального учета финансового состояния,
обоснованного управления всеми видами средств;
- Отчетность перед финансовой
дирекций, по которой она выполняет анализ ПХДП;
- Предоставление органам налоговой
инспекции и внутреннего аудита информации по расчетам с отдельными
предприятиями, фондами.
2.
АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОТДЕЛА ТОО
''БАК''
2.1 Описание существующей системы
автоматизации финансового учета
Сеть в офисном здании ТОО “БАК” основана на
одном сервере Microsoft WindowsNT 4.0 и рабочих станциях Windows 95/98. Сеть
построена с использованием смешанной топологии сети. Сегмент сети, в которой
функционирует финансовый отдел, имеет соединение рабочих станций по топологии
“шина” без выделенного сервера, соединение выполнено коаксиальным кабелем,
рабочий протокол для большинства приложений - TCP/IP, но используются также
NetBEUI и IPX/SPX. Пользователи зарегистрированы на сервере по уникальным
именам и паролям. Специалисты входят в сеть без указания домена, т.е. внутри
группы сегмент имеет свойства одно-ранговой сети. Т.о. есть возможность доступа
некоторым сетевым ресурсам (внутри финансового отдела) без регистрации на
сервере. Это, конечно, является узким местом в обеспечении безопасности
информации.
Для совместного доступа к таким сетевым
ресурсам, как разделяемые базы данных и принтеры, используется функциональный
компонент операционной системы Windows95 “Служба доступа к файлам и принтерам
сетей Microsoft”.
На каждой рабочей станции установлен стандартный
пакет прикладного программного обеспечения, с помощью которого, осуществляется
текущий уровень автоматизации некоторых задач и выполняются обычные операции по
обработке документов. В состав этого пакета входят:
·
Microsoft
Office 97 Professional;
·
Microsoft
NetMeeting - коммуникационная программа;
·
Outlook
Express- почтовая программа;
·
Система
перевода Stylus;
·
Программа
распознавания сканированного текста CuneiForm.
Сегодня все финансовые расчеты выполняются
совместно программами и людьми. Существуют несколько отдельных, созданных в
разное время и со своими целями, таблиц на Excel’е и баз данных Access, для
составления финансовых отчетностей деятельности предприятия в разном разрезе. В
эти программы информация вводится без взаимосвязи друг с другом, кроме того,
требуется дополнительная обработка и сверка со всеми отделами, которые работают
с теми же данными независимо от начала и до конца.
2.1
Характеристика системы документооборота
Функции специалистов финансово-экономического
отдела представлены в приложении 1.
·
Экономист
по платежным документам (М):
·
Каждый
банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о
движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и
вводит информацию в компьютер в базу Access;
·
Составляет
платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового
директора;
·
Получает
ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в
одну ведомость;
·
Получает
от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем
отделам;
·
Готовит
ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.
Все эти операции (за исключением курса валют)
проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов
(платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.
·
Ведущий
экономист по банку (L):
Входная информация:
1) от
кассиров - справка о движении по кассе за день и месяц
2) от
F - информация по договорам:
·
предприятие;
·
№
договора;
·
сумма
договора;
·
процент
наличной оплаты по денежной части.
3) от
N - суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно -
денежная часть оплаты и задолженности
4) от
B - остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред.
задолженности
5) от
D - сумма предъявленных работ и оплаты по р/с
Выходная информация:
1) справка
о движении по кассе за день и за месяц;
2) справка
по оплате кредиторам за услуги;
3) платежный
баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
Экономист L в базе Access на компьютере M
обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются
совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о
движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного
отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M,
служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам
экономистом L.
Справка по оплате кредиторам за услуги
составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист
L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта
справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих
недель.
Расчет платежного баланса по всем банкам
выполняется в 2 этапа:
1) Экономист
L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M,
где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета
платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M.
На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит
расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;
2) Из-за
несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает
конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных
банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные
необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания
финансиста и опыт работы.
·
Экономист
по углю (H):
Входная информация:
1) Накладные
и др. документы по отгрузке угля - с разреза;
2) Наряд
по суточной отгрузке - с отдела поставок БАК;
3) Договора,
письма, контракты по отгрузке угля - юридический отдел, отдел маркетинга.
С этих документов необходима информация:
·
грузополучатель;
·
плательщик;
·
цена;
·
№
контракта;
·
дата
отгрузки;
·
№
квитанции;
·
тоннаж;
·
ж.д.тариф;
·
договорной
тариф;
·
№
удостоверения качества;
·
качество
угля (Q - теплота сгорания);
·
таможенная
декларация - № и дата (если есть).
На выходе формируется
1) счет-фактура для потребителей за отгруженный
уголь:
·
сумма
за уголь;
·
НДС;
·
железнодорожный
тариф;
·
договорной
тариф (если есть).
2) информация
по взаимозачетам по углю;
3) учет
текущего железнодорожные тарифа;
4) дебиторская
задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;
5) оперативная
справка по отгрузке угля и условиям оплаты;
6) баланс
отгрузки угля;
7) сведения
об отгруженном угле;
8) дополнительные
справки по требованию руководства.
Т.к. экономист H работает с первичной
информацией - отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится
довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами
в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной
и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального
вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа
функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует
обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат
работы - выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде
оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.
·
Ведущий
экономист ТМЦ по БАКу (D):
Входная информация:
1) Реестр
счет фактур от экономиста G, требуемая информация:
·
дата
реестра;
·
наименование
товара или услуг;
·
сумма.
2) платежные
поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;
3) акты
взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;
4) письма,
соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;
5) договора
цессии (переуступка прав требований);
Выходная информация:
·
Дебиторско-кредиторская
задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;
·
реализация
ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;
·
справка
по расчетам с отдельным предприятием;
·
взаимозачеты
по ТМЦ по компании без ТЭЦ.
Выходная отчетность формируется полностью
вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается
синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в
любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в
нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для
производства и чистый продукт производства.
Уже сформированные и вручную откорректированные
выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего
использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами).
·
Экономист
по теплоэнергии (E):
Входная информация:
1) Копии
счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур - от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц),
необходимая информация:
·
Наименование
предприятия;
·
номер
договора;
·
сумма.
2) Отчеты
кассиров о поступлении за т/э - экономист M:
·
Наименование
предприятия (или от населения);
·
Сумма..
3) Ж.д.
тариф от экономиста H;
4) Сводная
ведомость начисления за т/э - от отдела сбыта ТЭЦ
Выходная информация:
·
Дебиторско-кредиторская
задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;
·
реализация
ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;
·
отдельно
реализация т/э;
·
взаимозачеты
с населением за теплоэнергию.
Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать
ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную
продукцию - теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия
последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было
самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E.,
т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по
производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она
ведет БАК в минимуме.
Все операции выполняются вручную, используя
Microsoft Excel.
·
Экономист
по векселям (P):
Входная информация:
·
Акты
приема-передачи векселей;
·
предъявленные
счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги
Выходная информация:
·
информация
по векселям для дирекции за месяц;
·
вексельная
задолженность по поставщикам ТМЦ.
В Казахстане вексельная форма оплаты не
поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов
для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем
рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей.
Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством.
Экономист P ведет реестр векселей в
специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для
выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная
таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на
компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое
перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей.
·
Экономист
по договорам (F):
Входная информация:
·
От
юристов - копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам - от
связистов;
·
Реализация
ТМЦ по компании без ТЭЦ - от экономиста D;
·
Реализация
ТМЦ по ТЭЦ - от экономиста E;
·
Реализация
угля - от экономиста H.
Выходная информация:
·
Сводная
таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам
Вся информация по договорам поступает от
юридического отдела и вводится в таблицу на Excel’е. Экономист F сверяет
все данные по активным договорам с предприятиями по
просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в
программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е и сводные таблицы в
1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи - данные переносятся вручную,
более того, они вообще ни с кем не связаны.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
|