Способы передачи информации подразделяются на традицион­ный, с использованием бумажных носителей, и электронный, который характеризуется применением локальной вычислительной сети (ЛВС), аналоговых и цифровых каналов связи, например через мо­дем или выделенные цифровые линии связи. До недавнего времени электронную информацию разделяли на символьную (таблица ASCII, включающая 256 символов) и графическую. Однако значение сим­вольной информации несколько уменьшилось с широким внедрени­ем в повседневную жизнь программных средств, ориентированных на графический экранный интерфейс обмена информацией между пользователем и компьютером (операционная система Windows 98 и программные продукты функционирующие из-под нее, такие как, Microsoft Word и Excel, Netscape, инструментарий для электронной почты: Mail, Microsoft Mail и т.д.).

Количество информации в сообщении представляет собой оп­ределенный объем и может измеряться в различных единицах: бит (двоичная), бодо (телеграфная), нит (натуральная), сообщение, слово, строка, показатель, разряд.

Экономическая информация подвергается передаче, хранению и преобразованию по определенным правилам. Эти процессы можно представить схематически (рис. 1).

Эффективность автоматизации бухгалтерского учета характеризует­ся рядом показателей, основными из которых являются: повышение производительности труда учетных работников, сокращение трудо­емкости и стоимостных затрат на ведение учета; улучшение качества обработки учетной информации, сокращение сроков составления от­четности.

Опыт использования персональных компьютеров показывает, что производительность труда учетных работников повышается в два и более раза по сравнению с ручной техникой ведения учета. Автома­тизация учетных работ способствует внедрению передовых форм и методов учета, позволяет сократить количество работников, занятых на учетных операциях, или высвободить их для выполнения других работ. Улучшение качества учета достигается благодаря ускорению документооборота, применению действенного контроля на всех опе­рациях обработки, применению более совершенных технических средств, улучшению форм документов и возможности составлять на машинах за один прием две-три различные отчетные формы.

Рис. 1. Обобщающая схема преобразования исходной информации в результативную

Персональный компьютер является универсальным средст­вом автоматизации операций по переработке информации и позволяет выполнять различные арифметические и логические действия, составлять накопительные, группировочные и анали­тические регистры, решать экономические, в том числе учет­ные, задачи и т.п. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью про­фессионально ориентированных функциональных и обеспечи­вающих информационных технологий и размещенный на ра­бочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого — информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ является некото­рой частью информационной системы, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целераспределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного про­граммно-аппаратного комплекса.

Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее со­бой самостоятельный программно-технический комплекс индиви­дуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и по­лучать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм (рис. 2).

Рис. 2. Структура АРМ специалиста

Экономический эффект от внедрения автоматизации опреде­ляется путем сопоставления затрат труда и себестоимости учет­ной работы при автоматизации и при выполнении ее ручным спо­собом. Общая себестоимость слагается из следующих элементов: суммы заработной платы, амортизационных отчислений, стои­мости вспомогательных материалов и суммы косвенных расходов.

Данные о трудовых затратах дополняют данными о денежных расходах, после чего рассчитывают экономическую эффектив­ность автоматизации учета.

2.     Разработка информационного обеспечения задачи

2.1.     Описание входных документов

Носителями исходной информации по основным средствам являются первичные документы типовых форм. Для оформления и учета приема и передачи ОС служит акт приема-передачи (тип.ф. ОС-1), а для оформления и учета внутреннего перемещения их из одного цеха (отдела) в другой, а также оформления передачи их в эксплуатацию - накладная на внутреннее перемещение (тип.ф. ОС-2). Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструиро­ванных и модернизированных объектов (тип.ф. ОС-3) применяет­ся для оформления сдачи их после капитального ремонта, рекон­струкции и модернизации. По акту о ликвидации основных средств (тип.ф. ОС-4) оформляется выбытие в случаях полной или частичной ликвидации из-за ветхости или морального износа. Для отражения бухгалтерских записей, которые не могут быть проставлены на первичных документах, применяются одностроч­ные и многострочные бухгалтерские справки.

Аналитический пообъектный учет основных средств ведут в ин­вентарных карточках (тип.ф. ОС-6, ОС-7, ОС-8 и ОС-9), которые открываются на основании актов приема-передачи и соответству­ющих технических документов и служат для учета зданий и соору­жений, машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря, а также группового учета ОС.

Входные документы ОС-1, ОС-3, ОС-4 и ОС-6 представлены в приложениях.

2.2.     Описание выходных документов

В условиях использования персональных компьютеров инвентар­ная картотека может быть заменена ее электронным аналогом. Ком­пьютерная инвентарная карточка, как правило, включает большее ко­личество реквизитов, чем ее традиционный бумажный носитель. Организация и ведение электронной картотеки требуют от создателя программного комплекса развитого сервиса, позволяющего вводить данные, контролировать их, просматривать в различных группиров­ках, корректировать и т.д. В связи с этим при автоматизации учета основных средств логично будет выделить комплекс программ по созданию и ведению электронной картотеки (АРМ УОСК). Все остальные действия по учету основных средств осуществляются в рам­ках рабочего места бухгалтера (АРМ УОСБ). Конструктивно разде­ленные и обособленные эти два АРМ на самом деле представляют собой информационно связанные и взаимодействующие программ­ные комплексы, которые, однако, могут работать и самостоятельно, но выполнять меньше функций.

В ходе выполнения режимов АРМ УОСК формируются также файлы состояния субсчетов счета 01 и состояния корреспонди­рующих счетов (табл. 2 и 3).

Состояние субсчетов счета 01 (S1)

Таблица 2