Стеллажи могут изготавливаться промышленным
способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: высота — 220-240, ширина
одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок — 35-40,
расстояние между полками по высоте — 40 см; при вертикальном хранении ширина
одностороннего стеллажа — 25-30 см; расстояние между полками — 35 см. В
последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи, изготавливаемые
промышленностью.
Для удобства и быстроты работы в хранилищах
применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие
стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе
картотечный и канцелярский шкафы, а также телефон.
Электропроводка в хранилищах допускается
только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура — полу
герметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются
вне хранилища. Основным противопожарным оборудованием являются углекислотные
огнетушители.
В архиве категорически запрещается: курить,
применять электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные
вещества и хранить пищевые продукты.
20. Цели и организация экспертизы ценности
документов.
Экспертиза ценности документов — определение
их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков
хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи: из
ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы,
а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие
долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению
документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные
варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное
значение.
Экспертиза ценности документов проводится в
несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:
а) при разработке номенклатуры дел
б) при регистрации поступающих в учреждение
документов
в) при направлении документа в дело
Второй этап проводится на стадии подготовки
дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством
Третий этап — на стадии подготовки дел для
передачи на государственное хранение
Важным принципом отбора документов на хранение
является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии
и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений,
отношений.
Принцип всесторонности и комплексности
изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни
документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью
поглощены вторыми.
ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные
органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов,
входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения
государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические
указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.
Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех
учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях
крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их
филиалах.
22. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда
Российской Федерации.
В каждом архиве имеется научно-справочный
аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов.
Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников.
Архивный справочник — информационно-поисковая система, в которой поиск
информации об архивных документах производится вручную. Система НСА
складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных
архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных
информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов
информационных документов.
В СНСА входят справочники, выполняющие
учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся
книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел.
Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель,
краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов);
каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к
делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма;
тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического
характера).
Разработка информационно-поисковых систем
(ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в
аппарате государственного управления систем научно-технической информации.
Состав системы НСА конкретного госархива
определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером
их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы
НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда.
Система НСА любого архива должна содержать
информацию на уровнях: фонд-дело-документ.
Межархивные справочники обеспечивают поиск
информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по
стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные
архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные
справочники — соответственно по регионам.
Тематические путеводители, указатели, обзоры
дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники
обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов
архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда.
Путеводитель по фондам архива содержит
характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в
систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления
с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник
по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов
со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов),
выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда.
Состав справочников системы НСА в каждом
архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов
АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета,
обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.
23.
Организация комплектования Архивного фонда Российской Федерации.
Комплектование архива — систематическое
пополнение архива документами, соответствующими его профилю. Комплектование
государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива,
который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений,
организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов,
пополняющих состав АФ РФ, порядка отбора документов на госхранение. Методические
и практические вопросы, связанные с определением списков источников
комплектования, экспертизой и отбором документов рассматривает ЦЭПК Росархива.
Комплектование государственных и ведомственных
архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников
комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному
хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива
проводится под руководством государственной архивной службы.
Источники комплектования архивов. Источники
комплектования — это организации или лица, передающие документы в
государственные или ведомственные архивы.
На основании Примерных списков местные
архивные учреждения разрабатывают список № 1 учреждений, от которых принимаются
документы в государственные архивы.
По Положению о ГАС России Росархив формирует
АФ РФ, т. е. определяет источники его комплектования — виды учреждений,
организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, а также
состав принимаемых от них документов. Другие архивные учреждения проводят эту
работу в пределах своей компетенции. В связи с чем проекты списков рассматриваются
и одобряются:
российских госархивов и центров хранения
документации — ЦЭПК Росархива, других госархивов — соответствующими органами
исполнительной власти по представлению местных органов управления архивным
делом после рассмотрения на ЭПК.
В настоящее время государственные и
негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на
госхранение, о порядке их использования.
Работы, связанные с подготовкой и передачей
документов на госхранение проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.
24.
Организация архивного учета документов, дел и фондов.
Основной функцией всех архивов является
обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической
сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ,
проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения
документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия
и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них
страхового фонда.
Учет архивных документов способствует их
сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и
обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах,
позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их
профилем и является основой планирования работы госархива .
Учету подлежат ВСЕ документы,
хранящиеся в архиве.
Основными единицами учета в архивах являются:
архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц
учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться
документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные
документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного
хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет
листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием
количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству
листов.
Государственный учет документов организуется
на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на
всех стадиях работы, динамичности.
Учет в государственных архивах ведется
централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы
основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если
основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то
вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя
из его нужд и в зависимости от организации работы по учету.
Основными учетными документами в
государственном архиве являются:
книга учета поступлений
книга учета поступлений страхового фонда и
фонда пользования
список фондов (+список фондов, содержащих
особо ценные дела)
лист фонда (для фиксации изменений в названии
фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и
нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в
составе и объеме фонда);
архивная опись(+опись особо ценных дел)
опись страхового фонда
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем
оформлении или в приложениях к ним материальные ценности
Кроме того, для централизованного
государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз
составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог
соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного
поиска той или иной документной информации.
На каждый фонд заводится дело фонда.
Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном
архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого
является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также
список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов.
Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы
такого архива.
Описи дел выполняют ряд функций, в том числе
функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.
Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения
самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).
25.
Формирование структуры Архивного фонда Российской Федерации.
В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся
на территории России архивные фонды, исторически или логически связанные между
собой, а также архивные документы независимо от источника их образования, вида
носителя, места хранения и формы собственности.
Государственную часть АФ РФ составляют
архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью,
государственной собственностью субъектов Федерации и муниципальной собственностью.
К федеральной собственности относятся архивные
фонды ц архивные документы федеральных госархивов, архивные фонды и документы,
образовавшиеся и образующиеся в деятельности фе. деральных органов государственной
власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков,
учреждений организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, а
также документы, полученные от организаций и лиц негосударственной части АФ РФ.
Негосударственная часть АФ РФ включает
архивные фонды и документы расположенных на территории России общественных
объединений и организаций, религиозных организаций (с момента отделения церкви
от государства) или частной собственности. В состав Аф РФ эти документы
включаются при условии их значительной ценности и учитываются ГАС по правилам государственного
учета.
Характеристика состава документов АФ РФ
выглядит так:
1) группы документов, образовавшихся в
деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и
существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и
местных органов государственной власти и государственного управления, суда,
арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других
организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций
и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики;
науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других
общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения
церкви от государства;
2) документы отечественных учреждений,
организаций и предприятий, находящихся или находившихся за границей;
3) национализированные Советским государством
документы частных, сословных и других корпоративных архивов;
4) документы личного происхождения,
поступившие в собственность государства (частные архивы и документальные
коллекции советских и дореволюционных государственных, общественных деятелей,
ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства,
коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на
другом законном основании);
5) поступившие в собственность государства, в
том числе из-за рубежа, документальные памятники истории и культуры (летописи,
рукописные книги, рисунки и т.п.).
Документы, включенные в состав АФ РФ, изъяты
из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и иных
сделок, нарушающих право государственной собственности на них.
26. Порядок
составления, оформления и выдачи архивных справок, копий и выписок из
документов:
Наведение справок по запросам организаций и
граждан составляет значительную долю всей работы ведомственного архива по
использованию хранящихся в нем документов, так как в ведомственных архивах
сосредоточены справочные документы по личному составу, которые хранятся
длительный период.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|