Системный подход
Системный подход - это способ мышления по отношению к организации
управлению. Система - это некоторая целостность, состоящая из
взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики
целого. Все организации являются системами. Поскольку люди являются
компонентами организаций (социальные компоненты) наряду с техникой, которые
вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими
системами. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая
система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия
относительно независимы от среды окружающей систему. Открытая система
характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация,
материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы
системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от
энергии, информации, материалов, поступающих извне. Открытая система имеет
способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде. Все организации
являются открытыми системами, состоящие из нескольких взаимозависимых
подсистем.
Рисунок 3 - Организация - открытая
система
Ситуационный подход
Ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические
приемы, которые должен использовать руководитель, могут значительно варьировать.
Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с
определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации
наиболее эффективно. Он концентрируется на ситуационных различиях между
организациями и внутри самих организаций. Методологию ситуационного
подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс:
1 Руководитель должен быть знаком со средствами
профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это
понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения,
системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов
принятия решений
2 Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и
слабые стороны или сравнительные характеристики в случаях, когда они
применяются в конкретной ситуации. Руководитель должен предвидеть
вероятные последствия от применения данной методики или
концепции.
3 Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию.
Необходимо определить какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации
и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких
переменных.
4 Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы,
которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект, с конкретными ситуациями.
Успех или неуспех ситуационного подхода основывается на третьем
шаге, определяющем переменные ситуации и их влияние. Невозможно определить
все переменные, влияющие на организацию. Для практических целей менеджеры могут
рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации, и
те, которые могут повлиять на ее успех.
Внутренние переменные организации
Внутренние переменные организации – это
ситуационные факторы внутри организации. Основные переменные в самой
организации это цели, структура, задачи, технология и люди. Организацию
можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям
выполнить коллективно то, что они не могли бы выполнить индивидуально.
1) Цели - конкретные конечные состояния или желаемый
результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. У организации могут
быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов.
Задача коммерческих организаций отражена в таких целях, как рентабельность
(прибыльность) и производительность. Государственные органы, учебные
институты не стремятся получить прибыль, но их волнуют затраты. И
это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление
конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений. В подразделениях,
так же как и во всей организации необходима выработка целей. Цели подразделений
в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между
собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными
видами деятельности.
2) Структура организации - это логические взаимоотношения
уровней управления и функциональных областей (подразделений), построенные в
такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.
Существуют две основные концепции имеющие отношение к структуре: специализированное
разделение труда и сфера контроля.
Специализированное разделение труда - закрепление данной работы за
специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения
организации как единого целого. Во всех организациях, за исключением самых
мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным
линиям. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между
людьми - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях
определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с
конкурентами.
Объем управления. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение
работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для
успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в
организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной
характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом
уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем
подчинении несколько руководителей среднего звена, представляющих различные
функциональные области. Эти руководители среднего звена могут иметь в своем
подчинении линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному
руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля -
это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется
большое количество людей, то говорят о широкой сфере контроля,
которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера структуры
узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, то говорят
о многоуровневой структуре. Отношение между сферой контроля и структурой
организации проиллюстрировано на рисунке 4.
Рисунок 4 - Сфера контроля и уровни управления
Не существует идеальной сферы контроля. Многие
переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее.
Необходимость в координации. Необходимость в координации, существующая
всегда, становится насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по
вертикали, как это имеет место в современных организациях. Если руководство не
создает формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу
вместе.
3) Задачи. Еще одним направлением
разделения труда является формирование задач. Задача - это предписанная
работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее
установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи организации делятся
на три категории. Это работа с людьми, предметами
(машинами, сырьем, инструментами), информацией. Два других
важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время,
необходимое для ее выполнения.
4) Технология - важная внутренняя переменная - имеет большее
значение, чем традиционно считалось. Технология - это сочетание
квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструмента и
соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых
преобразований в материалах, информации или людях. Влияние этой переменной
на управление в значительной мере определялась тремя крупными переворотами
в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией,
применением конвейерных сборочных линий. Концепция стандартизации
стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые
широкие возможности для применения неквалифицированного и
малоквалифицированного труда. Именно на этом основано массовое производство
товаров и услуг. Из всех существующих систем классификации типов
технологий наибольшей известностью пользуется система Джоан
Вудворд - британской исследовательницы управления, которая все
технологии производственных фирм разделила на три категории:
1 Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где
одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий.
2 Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении
большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.
Такой вид производства характеризуется механизацией, использованием стандартных
деталей и конвейерным способом сборки.
3 Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование,
которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по
характеристикам продукта в больших объемах.
5) Люди. Внутри организации люди являются важным решающим
фактором при определении соответствия конкретной задачи и содержания операций
избранным технологиям. Люди являются центральным фактором в любой модели
управления. Как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием
сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды.
Областью, в которой люди различаются
являются индивидуальные способности, присущие человеку качества.
Организации пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении
вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник.
Отбор человека - это логическое средство увеличения выгоды от специализации. Предрасположенность,
одаренность тесно связаны со способностью. Предрасположенность - это
имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо к работы.
Предрасположенность в определенной области облегчает приобретение способности
эффективно выполнять конкретную деятельность. Предрасположенность к управлению
очень важна при определении кандидатов на обучение менеджменту. Потребность
- внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения
недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся потребности
физиологические (потребность в пище, питье, тепле), а также психологические
потребности причастности, принадлежности к обществу или группе людей.
Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания
относительно результатов своего поведения. Эти ожидания оказывают значительное
влияние на их сегодняшнее поведение. Восприятие сильно влияет на
ожидания и на все остальные аспекты поведения. Восприятие -
интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Именно восприятие
определяет, что такое ”реальность” для конкретного индивидуума. Люди реагируют
не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они
воспринимают как действительно происходящее. Так, если руководство хочет, чтобы
работники стремились к достижению цели организации, оно не может ограничиваться
созданием условий, поощряющих работников к этому. Руководство должно также
сообщить работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их
индивидуальных потребностей. До тех пор пока работники не воспримут этого и не
поверят руководству, они не будут вести себя соответствующим образом.
Отрицательное восприятие руководства является одной из причин возникновения
серьезных трудностей при любых переменах. Еще один аспект различий между людьми
- это их отношение к чему-либо, или социальные установки. Отношения
формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на
поведение. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди
будут реагировать на изменения условий и продолжительности работы,
стимулирование труда. Ценности - это общие убеждения, вера по поводу
того, что хорошо и что плохо или что безразлично в жизни. Ценности
приобретаются путем посредством обучения. Организации и их руководители имеют
ценности существующие в культуре данного общества. Конкретные ценности
руководителей, в особенности высшего звена, часто ощущаются во всей организации
и отражаются в ее целях и политике.
Влияние среды на личность. Приведенные ранее характеристики
определяют нашу индивидуальность. Сочетание стабильных характеристик определяет
нашу личность. Личность проявляется через “характеристики отдельного человека и
его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный
характер приспособления данного лица к окружающей среде”.
Рабочая среда - это некая совокупность всех внутренних
переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и
приспособлены к потребностям организации. Два аспекта окружающей среды
сильно влияют на характер поведения работника, это: группы и управленческое
лидерство.
Группы. Группы могут оказывать влияние на поведение
конкретных людей. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и
ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормой
называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем
в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей
степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами. Групповые нормы
могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей
организации. Примером норм, способствующих достижению целей, являются: высокая
ценность коллективизма внутри группы, поддержание открытости в общении.
Групповая норма поведения, которая мешает достижению организационных целей,
состоит в том, чтобы считать всякого, кто производит больше запланированного
количества, “выскочкой”.
Лидерство. Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть
и эффективным лидером. Лидерство - это средство, с помощью которого
руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным
образом. Существует несколько точек зрения на лидерство. Одна из них касается
стиля лидерства. Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды
менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность.
Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает
содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.
Взаимосвязь внутренних переменных. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В
своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы.
Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.
Совершенствование одной из переменной, например, такой, как технология, не
обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения
сказываются отрицательно на другой переменной, например людях.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
|