После оформления акт приемки-передачи основных средств (ф. ОС-1) (приложение Г) передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техниче­скую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи, приказ о приобретении основных средств (приложение Д).

На основании этих документов бухгалтерия производит соот­ветствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический отдел предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче ос­новных средств другой организации акт составляют в двух экзем­плярах (для организа -

ции, сдающей и принимающей основные сред­ства).

Поступившее на склад оборудование для установки оформля­ют актом о

приемке оборудования. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обна­руженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подпи­сывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозмож­ности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является пред­варительным, составленным по наружному осмотру.

Передачу оборудования монтажным организациям оформля­ют актом приемки-передачи оборудования в монтаж с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости пере­данного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах. Акт подписывают пред­ставители заказчика и монтажной организации и материально ответственное лицо, принявшее переданное оборудование на хра­нение.

На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования, составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В нем указывают по каждому наименованию обору­дования обнаруженные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписывают представите­ли заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Приемку закопченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом приемки-сдачи отремон­тированных, реконструированных и модернизированных объектов. В акте указывают изменение в технической характеристике и перво­начальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и мо­дернизацией (стоимость выполненных работ (по договору и фак­тическую)). Акт подписывают работник цеха (отдела), уполномо­ченный на приемку основных средств, и представитель цеха (пред­приятия), производящего реконструкцию и модернизацию, и сда­ют и бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют и двух экземплярах (по эк­земпляру обеим сторонам).

Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (про­изводства, отдела, участка) в другой, а также их передача из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляются актом (наклад­ной) приемки-передачи основных средств. Акт-накладную выписы­вает и двух экземплярах работник цеха (отдела) сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика перелают в бухгал­терию для записи в инвентарной карточке, а второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта и ин­вентарном списке основных средств.

Операции по списанию всех основных средств, кроме авто­транспортных, оформляют актом на списание основных средств, а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или по­луприцепа - актом на списание автотранспортных средств.

В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.п.), полученных от ли­квидации объекта (выручки от ликвидации, результат от списания.

 Основным регистром ана­литического учета основных средств являются инвентарные кар­точки (приложение И). На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наи­менование и инвентарный номер объекта, год выпуска (построй­ки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первона­чальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амор­тизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.

На оборотной стороне инвентарных карточек указывают све­дения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконст­рукции и модернизации объекта, выполненных ремонтных рабо­тах, а также краткую индивидуальную ха -

рактеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются и бухгалтерии на каж­дый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут исполь­зоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и посту­пивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

Инвентарные карточки заполняют на основе первичных доку­ментов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.), и передают затем под расписку в соответствующий отдел организа­ции.

По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, пер­воначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) - дату и номер документа, и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах, и второй экземпляр передают по месту нахождения объ­екта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осу­ществляют в разрезе лиц, ответственных за сохранность этих средств,

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентар­ную картотеку, построенную в разрезе классификационных групп по вилам основных средств.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществ­ляется на следующих счетах: 01 «Основные средства» (активный); 02 «Амортизация основных средств» (пассивный); 91 «Прочие доходы и расходы» (актив­но-пассивный).

Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения ин­формации о

наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся и эксплуа­тации, запасе, на консервации или

сданных в текущую аренду.

Оприходование основных средств, внесенных учредителями в счет их вкладов, оформляется следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Кредит 75 «Расчёты с учредителями»

Дебет 01 «Основные средства»

Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Основные средства, приобретенные за плату у других пред­приятий и лиц, а также созданные на самом предприятии, отра­жают по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Учет операций по выбытию основных средств осуществляют на операционном активно-пассивном счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» отражают первоначаль­ную стоимость основных средств, а также расходы, связанные с вы­бытием основных средств, налог на добавленную стоимость основных средств, а по кредиту - сумму амортизации по выбывшим основным средствам и выручку от ликвидации основных средств.

Материальные ценности, остающиеся от списания основных средств, приходуются по рыночной стоимости на дату списания и зачисляются на финансовые результаты организации.

При реализации основных средств их продажную стоимость отра­жают по дебету счетов 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами»  и кредиту счета 91«Прочие доходы и расходы».. Одновременно первоначальную стоимость основных средств списывают с кредита счета 01 «Основные средства»»  в дебет счета 91«Прочие доходы и расходы»., а сумму амортизации по реализован­ным основным средствам - в дебет счета 02 «Амортизация основных средств» и кредит счета 91«Прочие доходы и расходы».. В дебет счета 91«Прочие доходы и расходы» списывают также налог на добавленную стоимость основных средств (с кредита счета 68 «Расчеты с бюджетом») и расходы по реализации основных средств с кредита счетов 44 «Расходы на продажу», 23 «Вспомогательные производства» и др.

Списание основных средств оформляют следующими бухгал­терскими записями:

Дебет 01 «Основные средства» субсчёт «Выбытие основных средств» 

Кредит 01 «Основные средства» на первоначальную стоимость основных средств  18479. 17 руб. (приложение В)       

Дебет 02 «Амортизация основных средств»   

Кредит 91 на сумму амортизации основных средств 10000 руб. (приложение В)

Дебет 10 «Материалы»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» на стоимость поступивших в результате ликвидации основных средств материалов  300 руб.

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» 1000 руб., 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами»- 200 руб.,69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению»- 356 руб.- на расходы по ликвидации (выбытие) основных средств

При безвозмездной передаче основных средств их первоначаль­ную стоимость списывают с кредита счета 01 в дебет 91, а сумму амортизации — с кредита счета 91 в дебет счета 02. Расходы по демонтажу, упаковке, транспорти­ровке и др. по безвозмездно передаваемым объектам отражают по дебету счета 91 с кредита соответствующих расчетных и других сче­тов. Финансовый результат от безвозмездной передачи основных средств списывают на счет 99 «Прибыли и убытки».

Основные средства, переданные в счет вклада в уставный ка­питал  других

организаций, отражают по стоимости, опре­деляемой по соглашению сторон, но

дебету счета 58 «Финансовые вложения» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Первоначальную стоимость ос­новных средств списывают с кредита счета 01 «Основные средст­ва» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», а сумму амортизации по переданным основ­ным средствам - с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» в дебет счета 02 «Амортизация основных средств». Дополнительные расходы, связанные с переда­чей основных средств, списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», с кредита соот­ветствующих счетов.

По окончании отчетного периода (месяца, квартала) опреде­ляют разность между дебетовым и кредитовым оборотами по каж­дому субсчету счета 91 списывают ее на счет 99 «Прибыли и убытки». Превы­шение дебетового оборота над кредитовым отражают по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 91«Прочие доходы и расходы», а превышение кредитового оборота над дебетовым - по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки».

Выявленные при инвентаризации неучтенные основные средства подлежат оприходованию по дебету счета 01 «Основные средства» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы», с последующим установле­нием причин возникновения излишка и виновных лиц.

В УСС по учёту основных средств ведётся журнал-ордер 13. Данные из журнала-ордера в конце месяца переносятся в главную книгу.

6 Анализ учетных процедур по движению основных средств предприятия

Состав и  структура  основных средств Управления специальной связи (УСС) по Орловской области представлены в таблице 6.1

             Таблица 6.1  Состав и структура основных средств  за 2003, 2004 г.г.