Необходимо отметить, что товары, на продаже которых специализируется ООО «ДТК» пользуется спросом круглый год с некоторой сезонностью. Так товары ХТТО в наибольшей степени пользуются в летний период, по остальным – в летний период наблюдается некоторый спад, но увеличением объемов продаж в зимнее время года. Возможные риски рынка заключаются в ограниченном предложении товаров для перепродажи. Однако следует отметить, что кроме предприятий, с которыми у ООО "ДТК" заключены договора поставки в РФ имеется некоторое количество предприятий-изготовителей товаров, готовых поставлять их согласно заключенных договоров. Таким образом, нет риска остаться без поставщиков продукции. Кроме того, следует учесть, что с данными поставщиками предприятие работает не первый год и сотрудничество как с той, так и с другой стороны обоюдное. Риск невостребованности данных групп товаров также отсутствует.

В организации ООО «ДТК», на данный момент работает 105 человек. Из них административно-управленческий аппарат составляет 19 человек,  прочий производственный персонал составляет 86 человек.

Предприятие имеет хорошие перспективы дальнейшего развития. Наблюдается тенденция к увеличению объемов реализации и расширению рынков сбыта.

2.2. Методические основы исследования коммуникаций первичных трудовых коллективов

         Развитие эффективности организации не может происходить без развития персонала. Являясь основным средством для достижения целей компании, требуется максимально эффективное его использование. Для этого необходимо его постоянное развитие и налаженная система коммуникаций, нужная для чёткого понимания своих целей и задач. В исследуемой организации главной целью является, как и для любой другой организации, максимизация прибыли. Но при нынешней сложившейся системе коммуникаций между первичными трудовыми коллективами организации, не в полной мере задействованы все потенциальные ресурсы первичных коллективов. Коммуникации между ними представляют некоторую сложность в связи с не совсем эффективной структурой самой организации. В данной организации не существуют четких предписаний по документообороту, четко изложенных функций первичного коллектива (отдела), не налажена система коммуникаций между первичными трудовыми коллективами, не оптимизирована организационная структура.

         Объектом исследования является ООО «ДТК».

         Предметом исследования являются коммуникации первичных трудовых коллективов в данной организации.

         Целью проведения данного исследования являлся анализ существующих коммуникаций между первичными трудовыми коллективами.

При изучении проблемной ситуации в ООО «ДТК» были применены следующие виды социологического исследования:

- интервью

- анализ документов

         Интервью представляет собой определённый план беседы. Предполагается непосредственный прямой контакт между исследователем и респондентом.

         Анализ документов, это метод систематического анализа первичной информации соответствующих документов. Направлен на получение вторичной информации.

         Интервью было проведено с свободной форме и не имело четко составленных вопросов.

         В ходе интервью были опрошенным часть сотрудников следующих отделов:

- финансово – экономический отдел

- бухгалтерия

- отдел логистики

- отдел управления персоналом

         Целями интервью было выяснения следующих вопросов:

- степень знания  целей и задач своего первичного коллектива

- степень знания функций своего коллектива

- определения подчиненности другому коллективу

- определение степени сплоченности с другими коллективами

- определение структуры документооборота внутри первичного коллектива и документооборота с другими коллективами организации

- определение понимания целей организации, в которой они работают

- определения путей совершенствования существующей структуры отделов организации для эффективного выполнения функций опрашиваемого первичного трудового коллектива.

  - определения путей совершенствования коммуникаций первичного коллектива с другими первичными коллективами.

         При анализе документов были исследованы документы:

- финансово – экономический отдела

- бухгалтерии

- отдела логистики

- отдела управления персоналом.

- коммерческого отдела

- отдела продаж.

         Изучение документов этих первичных коллективов было необходимо для:

- определения существующей структуры организации

- определения направленности потока документов между первичными трудовыми коллективами

- определения степени формализации документооборота

- определения функций и задач существующих первичных коллективов

- определения путей совершенствования существующей организационной структуры организации

- определения оптимизации существующего документооборота

- определение оптимизации коммуникаций существующих первичных коллективов.

 Основа данного исследования является изучение коммуникаций между первичными коллективами в организации, определения существующей структуры их взаимоотношений, порядок подчиненности каждого первичного коллектива друг другу и вышестоящим отделам или лицам.

         Задачами исследования данной работы являются:

а) изучение существующего документооборота

б) изучение существующей организационной структуры организации

в) определения структуры коммуникаций между первичными трудовыми коллективами

г) определение коммуникаций внутри первичного трудового коллектива

         В связи с этим выдвигаются несколько гипотез о существующей структуре коммуникаций первичных трудовых коллективов:

а) существующая структура коммуникаций между первичными трудовыми коллективами не позволяет максимально эффективно использовать потенциал данных коллективов

б) существующая организационная структура  предприятия является малоэффективной для оптимизации коммуникаций первичных трудовых коллективов

в) существующая система документооборота затрудняет выполнение всех функций и задач первичных трудовых коллективов.

2.3. Анализ коммуникаций первичных коллективов организации

ООО «ДТК» по  организационно-правовой форме относится к негосударственному предприятию, являясь обществом с ограниченной ответственностью. Как и на всех предприятиях аналогичного  профиля  принята линейно-функциональная структура управления, которая представлена в приложении 1.

Возглавляет предприятие генеральный директор, который реализует основные функции управления, такие как: оперативное управление, перспективное развитие, финансово-экономическую стратегию. В круг функциональных обязанностей директора входит и кадровая политика, развитие социальной инфраструктуры предприятия, работа с кадрами. Делегирование полномочий не предусматривается.

 Директор по коммерческим вопросам – Функция обеспечения производства и сбыта продукции, внешнеэкономические связи. Полное руководство участком.

         Главному бухгалтеру – ведение материального и финансово-хозяйственного учета.

 Кроме перечисленных выше функциональных руководителей Генеральному директору напрямую подчинены финансовый отдел, отдел логистики, отдел IT, отдел внутреннего контроля, отдел технического сопровождения, отдел продаж. Очевидно, что имеет место превышение норм управления, т.к. Генеральному директору напрямую подчинены девять субъектов управления. В результате этого  качество управления снижено. Схема подчиненности Генерального директора должна быть усовершенствована, т.е. минимизирована.

Рассмотрим далее функциональные обязанности  первичных коллективов (отделов),

Коммерческий отдел. Функция отдела – работа с поставщиками товаров, оформление договорных отношений, анализ текущих и перспективных сотрудничеств с поставщиками.

Отдел службы внутреннего контроля. Отдел обеспечивает пропускной режим на предприятии, контроль за  перемещением товарных ценностей за пределы предприятия. Контроль  и охрана периметра предприятия. Задача отдела не совмещается.

Отдел логистики.  Отдел осуществляет работу с транспортными компаниями, осуществление договорных отношений. Осуществляет доставку купленных товаров до конкретного покупателя.

Отдел рекламы. Проведение рекламных акций, разработка брендов,  разработка PR-акций.

Отдел продаж. Осуществляет анализ рынка сбыта, продажа товара оптовым покупателям. Проведение мониторинга цен и проведение маркетологом акций для покупателей.

Отдел управления персоналом. Ведение документации по персоналу, отбор, адаптация, обучение нового персонала и уже существующего.

Отдел IT. Программное обеспечение все организации. Контроль за автоматизацией организации.

Бухгалтерский отдел. Ведение первичной документации, сдача отчетности, выявления финансового результата.

Планово-финансовый отдел. Составление ежегодного и ежемесячного планового бюджета.

Рассмотрим вертикальную структуру организации коммуникаций первичных трудовых коллективов представленную на Рис. 7.

Рис. 7. Структура вертикальных коммуникаций организации

Из рассмотренной схемы вертикальных коммуникаций видно, что коммерческому директору подчиняются финансовый директор, которому в свою очередь подчиняется бухгалтерский отдел и планово-финансовый отдел. Все остальные отделы подчиняются генеральному директору. Из этого можно сделать вывод о том, что генеральный директор имеет избыток информации, поступающих от подчинённых ему отделов, включая отчетность от финансового директора. Коммерческий директор получает информацию от планово – финансового отдела и бухгалтерского отдела, что приводит к узкому видению о состоянии дел в организации.

Из схемы видно, что существуют два разных вышестоящих должностных лица, которые могут принимать разноплановые и разнохарактерные управленческие решения. Финансовый директор, отвечающий за перераспределение финансовых ресурсов, может принять, на основе двух разнохарактерных приказов, неверное решение. Принятие неверного управленческого решения может привести к значительным, экономически неоправданным решениям.

Это можно описать на следующем примере.

У организации на балансе существовало некоторое здание, находящееся далеко от основных магистралей. Генеральным директором было принято решение о снятии его с баланса предприятия и последующей продаже. Был найден реальный покупатель. В свою очередь, коммерческим директором было принято решение о его сохранении и переоборудовании под офисные помещения. Финансовым директором, после анализа полученных распоряжений, принято решение сохранении здания у предприятия, и выделение на его реконструкцию 50 млн.руб. По истечении длительного срока, генеральным директором и коммерческим директором принято совместное решение о нецелесообразности использования данного здания и вынесено решение о его продаже под складские помещения. Убыток от принятия разноплановых решений составил больше 38 млн.руб. 

Далее, из схемы видно что, финансовая отчетность, необходимая для принятия управленческих решений предоставляется отдельно генеральному директору, и отдельно коммерческому директору. Этот факт также может служить источником для принятия неверного управленческого решения

Основным отделом в ООО «ДТК» является планово-финансовый отдел. В его функции входят:

- анализ финансовой деятельности

- предоставление перспективного бюджета

- отслеживание финансовых потоков предприятия

- принятие управленческих решений

Для выполнения данных функций финансовому отделу необходимо получение достоверной и полной информации о состоянии предприятия на текущий момент. В случае получения неполной или недостоверной информации управленческое решение может быть принято неверно, что может повлечь экономически неоправданные дополнительные расходы в текущем периоде. Данный отдел получает необходимую информацию от нижестоящих отделов. Таковыми являётся бухгалтерский отдел. Отчетность от других первичных коллективов поступают либо через генерального директора, либо через начальников отделов. Это не позволяет своевременно получать полную и достоверную информацию, необходимую для выполнения своих функций.

Из схемы видно, что существующая вертикальная структура коммуникаций является недостаточно эффективной для оптимального использования всех первичных коллективов организации. Происходит рассогласование целей, получение разнохарактерной информации, несовершенство документооборота.

Перейдём к рассмотрению горизонтальных коммуникации первичных трудовых коллективов в данной организации на текущий момент. Горизонтальная коммуникация, является тем видом коммуникаций,  которые определяет структуру и направленность отчетности тому или иному первичному коллективу, показывает документооборот, и степень полноты выполнения своих функций, от которых зависит работа других первичных коллективов.

Рассмотрим структуры коммуникаций отдела службы внутреннего контроля. (Рис. 8.)

	Рис. 8. Структура горизонтальных коммуникаций отдела службы внутреннего контроля

 

Служба внутреннего контроля находится в непосредственном подчинении у генерального директора. При этом при возникновении ситуации, например хищения имущества ил задержание посторонних на территории организации, начальник службы контроля отчитывается в полном объеме, как перед генеральным директором, так и перед коммерческим директором.

         С отделом персонала коммуникации налажены на следующем уровне. При поступлении на работу нового сотрудника, чья работа связанна с материальными ценностями, отдел управления персоналом подаёт заявку в отдел внутреннего контроля, для проведения им (отделом) поверки данного сотрудника  на наличие у него судимостей или каких-либо претензий со стороны организаций предыдущих мест  работы данного сотрудника. После чего отдел внутреннего контроля передаёт всю имеющуюся документацию отделу управления персоналом. Данная функция является нигде не прописанной и неформализированной. Других формальных коммуникаций отдел внутреннего контроля не имеет. Проблема возникает только в отчетности двум директорам организации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8