Отдел кадров Санкт-Петербургского
государственного политехнического университета является самостоятельным
структурным подразделением, подчиненным непосредственно ректору Университета.
Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и
обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях.
В своей деятельности отдел
руководствуется Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации,
Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской
Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.
Особенности работы кадровой
службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета, как
и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников Университета
подразделяется на професорско-преподавательский состав (далее ППС) и
управленческо-вспомогательный персонал (далее УВП).
То есть в Университете
предусматриваются должности научно-педагогического
(профессорско-преподавательский состав, научные работники),
инженерно-технического, административно-хозяйственного, производственного,
учебно-вспомогательного и иного персонала.
К профессорско-преподавательским
относятся должности: декана факультета, заведующего кафедрой, профессора,
доцента, старшего преподавателя, преподавателя, ассистента. Педагогические
работники – работники, осуществляющие педагогическую деятельность.
К управленческо-вспомагательному
персоналу относятся секретари, бухгалтера, инспекторы кадров, диспетчеры,
юристы и так далее.
Во главе кадровой службы
Университета стоит начальник отдела кадров – Голощапова Евгения Анатольевна, у
нее есть свой заместитель. Им подчиняются инспекторы отдела кадров (приложение
1). Каждый инспектор имеет свои функциональные обязанности, исходя из которых формируются
следующие группы:
·
Инспекторы
сектора профессорско-преподавательского состава (организация и проведение
конкурсного отбора, документационное оформление приема, перемещения и
увольнения ППС);
·
Инспекторы
сектора управленческо-вспомогательного персонала (документационное оформление
приема, перемещения и увольнения УВП);
·
Группа учета
личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);
·
Группа,
занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных
взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса;
·
Группа по
оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.
Изучение данной структуры работы
позволило выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был
сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным
обеспечением управления персоналом, к ним относятся:
·
издание
приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях,
изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
·
оформление,
учет и хранение трудовых книжек;
·
формирование,
учет и организация хранения личных дел сотрудников;
·
ведение учета
представления ежегодных отпусков;
·
подготовка к
утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
·
подготовка
статистических отчетов;
·
подготовка
наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;
·
обеспечение
руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым
вопросам;
·
ведение
воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на
военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;
·
ведение учета
студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о
предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в
университете.
При осуществлении этих функций отдел кадров
Университета взаимодействует с другими структурными подразделениями:
·
факультетами и кафедрами;
·
администрацией Университета;
·
юридическим отделом;
·
бухгалтерией;
·
отделом по управлению внебюджетной
деятельностью;
·
общим отделом;
·
социальным отделом;
·
профсоюзными организациями
К примеру, общий отдел занимается
непосредственно организацией связи между структурными подразделениями
Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача
информации и т.д.).
Секретари на кафедрах и других структурных
подразделениях Университета на местах собирают необходимые документы по работе
с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.),
консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на
запросы отдела кадров.
В юридическом отделе визируются юристом
приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.
От бухгалтерии кадровая служба получает
штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате
для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться
приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления
очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
В свою очередь, кадровая служба
представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников,
прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме,
переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения
об очередных отпусках работников и т.п.
Отдел по управлению внебюджетной
деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью
Университета. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников,
дополнительные премии и так далее.
В администрацию Университета направляются
документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).
Важным направлением работы кадровой службы
Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является
деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения
делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты":
№ Т-1 "Приказ
(распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);
№ Т-1а "Приказ
(распоряжение) о приеме работников на работу";
№ Т-2 "Личная карточка
работника" (приложение 3);
№ Т-3 "Штатное
расписание";
№ Т-4 "Учетная карточка
научного, научно-педагогического работника";
№ Т-5 "Приказ (распоряжение)
о переводе работника на другую работу";
№ Т-5а "Приказ
(распоряжение) о переводе работников на другую работу";
№ Т-6 "Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
№ Т-6а "Приказ
(распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
№ Т-7 "График отпусков"
(приложение 4);
№ Т-8 "Приказ
(распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником
(увольнении)";
№ Т-8а "Приказ
(распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками
(увольнении);
№ Т-9 "Приказ
(распоряжение) о направлении работника в командировку";
№ Т-9а "Приказ
(распоряжение) о направлении работников в командировку";
№ Т-10 "Командировочное
удостоверение";
№ Т-10а "Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении";
№ Т-11 "Приказ
(распоряжение) о поощрении работника";
№ Т-11а "Приказ
(распоряжение) о поощрении работников".
Для регистрации и учета всей
документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы
Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.
Например:
·
Книга учета
приказов:
О приеме;
О
предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых,
дополнительных и т.д.);
О переводе;
Об
увольнении;
·
Книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
·
Книга учета
личных заявлений сотрудников Университета;
·
Книга учета
сотрудников принятых на работу;
·
Книга учета
сотрудников уволенных с работы;
·
Книга
регистрации больничных листов;
·
Книга учета
личных дел;
·
Книга учета
документов для служебного пользования;
·
Журнал выдачи
личных дел во временное пользование;
·
Журнал учета
исполнительных листов
·
И другие.
Другой особенностью в
деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного
политехнического университета является способ хранения документации.
Хранению непосредственно в отделе
кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников,
трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления
деятельности кадровой службы.
Особенностью является то, что
документы на сотрудников профессорско-преподавательского состава хранятся
отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается
регистрации и ведения учета этих документов.
Трудовые книжки ведутся на всех
сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту
категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В
обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых
книжек и вкладышей к ним.
Хранятся трудовые книжки в
специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки
расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся
невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.
Личные дела заводятся не на всех
сотрудников Университета, а только на ведущих работников
профессорско-преподавательского состава, руководящие должности управленческо-вспомогательного
состава и сотрудников администрации.
Хранятся личные дела в отдельном
помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в
алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Учет и регистрация личных дел ведется
в «Книге учета и алфавита личных дел».
Выдаются личные дела только для
служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.
На всех остальных работников
Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки,
унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При
введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не
сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по
размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения
к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.
Личные дела и личные карточки
хранятся в отделе кадров в течение двух лет. Затем они передаются в архив
Университета. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к
передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на
них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.
Основой для формирования
дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного
политехнического университета включает в себя следующие разделы:
1. Приказы
и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.
2. Приказы
ректора университета по личному составу. Копии.
3. Основания
к приказам по личному составу.
4. Положение
об отделе кадров.
5. Должностные
инструкции сотрудников
6. Годовые
статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные
статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное
штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные
дела.
10. Личные
карточки преподавателей и сотрудников университета.
11. Списки
профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого
персонала.
12. Учетные
карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным
образованием.
13. Документы
о предоставлении работников университета к правительственным наградам
(представления, анкеты, списки трудов).
14. Заявления
о приеме на работу по совместительству.
15. Графики
отпусков, заявления на отпуск.
16. Трудовые
книжки преподавателей и сотрудников университета.
17. Копии
приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
18. Документы
для служебного пользования.
19. Копии
приказов и представления на благодарность сотрудников.
20. Описи
на дела, сданные в архив.
21. Акты
об уничтожении дел.
А также некоторые
другие.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
|