Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку. Начальная регистрация данных по этим операциям часто предусматривает выполнение ручных действий перед введением данных по хозяйственным опера­циям в компьютер, хотя во многих системах ручной этап не используется. В ручной системе процедуры контроля разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем имевшим место хозяйственным операциям внесены в контрольный документ (отчет о получении товара или документов на отгрузку) и зарегистрированы. При отсутствии соответствующих процедур контроля полноты данных существует вероятность утери документов или их неправильной сортировки, что в свою очередь может привести к непра-вильной регистрации данных по хозяйственным операциям. Независимо от средств обработки следует предусматривать процедуры контроля, обеспечивающие корректировку и повторный учет выбракованных позиций. Про­цедуры контроля, обеспечивающие полноту отражения данных по хозяй­ственным операциям, осуществляются разными способами.

I. Производится нумерация всех хозяйственных операцип сразу после начала их свершения (или, желательно, предварителъная лумерация) и учет их всех после обработки.

1. В ручной системе нумерация документов представляет собой бух-галтерскую процедуру, а процедура контроля осуществляется для проверки того, были ли данные по всем пронумерованным документам обработаны полностью.

2.             В компьютерной системе для проверки последовательно пронуме-рованных документов и определения отсутствующих или задублирован-ных номеров с целыо последующего проведения ручной обработки мо­жет быть проведена так называемая компьютерная последовательная проверка. Вероятность намеренного или случайного искажения нумерации может быть уменьшена в случае, если числовая последовательность будет предварительно распечатана. Если риск неправильной нумерации считается незначительным, номер присваивается документу одновременно с его заполнением.

II. Проводится проверка обработки всех данных путем применения так шазываемых “контролъиых сумм”.

1. В ручной системе такая проверка осуществляется суммированием иокументов, принадлежащих к каждой группе, перед началом и после проедения обработки данных по операциям. Считается, что обработка данных проведена правильно, если обе суммы одинаковы. Процедура контроля включает в себя сравнение двух сумм, поиск и исправление ошибок, ставших причиной расхождений. Имеются разные виды провер­ки сумм. Система двойного контроля предусматривает равенство между суммами дебета и кредита.

2. В компьютерной системе такая проверка может быть проведена путем группировки документов-источников и выяснения количества документов в каждой группе.

3. Проводится сравнение данных из разных источников. Примером этого вида контроля может быть согласование входных данных по хозяйственным операциям в пределах группы неупорядоченных документов (например согласование между накладными на получение товаров и данными, занесенными в файл заказов на покупку) с периодическим контролем либо вручную, либо с помощью компьютера, чтобы убедиться, что документ не был потерян в процессе обработки данных.

4. Определяется, была ли внесена в документы информация по всем хозяйственным операциям. Так, при учете вручную все рабочие часы,  подлежащие оплате, должны быть указаны в табельном журнале; при этом их число должно соответствовать времени, за которое производится оплата конкретному работнику.

 5. Проводится сравнение НСИ с показателями в первичных документах. Такая методика часто используется для учета НСИ в компьютеризированной системе, поскольку эти показатели имеют болылое значение и относительно редко изменяются.

Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удос-товерения в том, что информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры контроля особенно важ-ны при поступлении данных в бухгалтерский регистр контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров, куда дан­ные были внесены первоначально. Например, сравнительно легко убе­диться в целостности информации о хозяйственных операциях по реализации товара, перенесенной в журнал-ордер М 11 (кредит счета 90) в случае, если такой перенос осуществлялся непосредственно из журнала, в котором указывались окончательные суммы реализации. Достаточной может стать проверка переноса в журнал-ордер № 11 данных за 12-месячный период. Однако если данные в журнале-ордере № 11 переносились и из других источников, для того чтобы иметь уверенность, что дан­ные по всем операциям указаны и перенесены правильно, может потребоваться дополнительная процедура контроля. Использование стандартных входящих номеров для определения правильности всех входных данных может облегчиткдостижение цели проверки.

Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета, разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем хозяйственным операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту их внесе­ния. Примером может служить сравнение отчетов после внесения изме­нений или в случае, если пополнение данных производится в момент их введения или проведения последовательной проверки пополненного файла, т.е. для обеспечения полноты внесения изменений используется некоторая разновидность суммирования. Такое суммирование может предус-матривать подведение итогов по группам вручную или с помощью ком-пьютера и выдачу информации по расхождениям. Следует также контролировать полноту внесения данных из компьютера, включая определе-ние и суммирование информации по хозяйственным операциям, производимым с использованием программируемых процедур бухгалтерского учета. Примерами являются программируемые процедуры бухгалтерс­кого учета, обеспечивающие составление счетов-фактур на реализацию из файла по отгруженным товарам и суммирование счетов-фактур для переноса данных в соответствующие счета.

Процедуры контроля необходимы для удостоверения в том, что дан­ные по каждой хозяйственной операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в болыпинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами расчетов и классификацией счетов. В системах, где расчеты ведут вручную и риск ошибки при обработке данных по хозяйственным операциям невелик, периодически следует проводить двойную проверку с привлечением лица, которое повторило бы расчеты и классифицировало счета.

В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится для удостоверения в том, что данные правильно зарегистрированы и введены в компьютер. Хотя процедуры контроля обычно используются применительно к данным, которые оказывают прямое воздействие на остатки, приведенные в учетных регистрах, такие сведения, как, например, номер потребителя или дата счета-фактуры, также могут стать предметом процедур контроля. Для достижения высокой точности проверки данных болыпое значение имеют процедуры контроля, убеждающие, что данные по всем хо­зяйственным операциям занесены в нужное время. Это предусматривает наличие процедур определения сроков проведения операции. Указанные процедуры также позволяют осуществить правильную “выбраковку”, т.е. убедиться, что по всем операциям данные зарегистрированы и отражены в отчетах за определенные периоды времени. Так, данные по получен-ным товарам проверяют и регистрируют в момент их получения. Обыч-но документация по приемке товаров сравнивается со счетами продавца. Такой подход является частью процедуры контроля по проверке своев-ременности регистрации данных по хозяйственным операциям.

Различные процедуры обработки данных, проходящих через систему бухгалтерского учета, могут обеспечивать возможность выдачи “отче­тов по отклонениям”, которые используются управленческим персоналом в работе. Такие отчеты позволяют удостовериться в отсутствии не­которых ошибок. Например, до того как денежные средства, поступив-шие от покупателей, будут перечислены на соответствующие счета, они могут быть сравнены с отдельными счетами покупателей. Цель провер­ки на соответствие и составление “отчета по отклонениям” состоит в по-лучении уверенности о наличии данных по всем отобранным для провер­ки счетам-фактурам. Сопоставление накладных на отгрузку со счетами на оплату и составление “отчета по отклонениям” также свидетельствуют о точности и законности хозяйственных операций по продаже. Кроме того, как отмечалось выше, сам по себе контроль, проводимый управ­ленческим персоналом, и анализ “отчетов по отклонениям” являются важными условиями эффективного контроля на предприятии.

Некоторые методики, использующиеся для обеспечения полноты вве­дения данных, также могут обеспечить точность введения определенных  , типов данных. Например, при внесении в компьютер суммовых данных по большому количеству покупателей информация вносится по макету:

Код покупателя / Сумма

В результате совмещения номера вводимого с терминала кода поку­пателя с аналогичным кодом в справочнике покупателей на экране ком-пыотера высвечивается наименование предприятия-покупателя. Работ-ник, вводящий информацию в компьютер, сверяет это наименование с наименованием, указанным в первичном документе.

3.5. Физические способы контроля

Физические способы контроля подразумевают охрану имущества, ог-раничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации. Физическая охрана средств ООО “Транссервис ЛТД” должна применяться для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи “с секретом”, затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий. Физические способы контроля часто применяются для хранения оборудования, которое содержится в запертых ящиках или на специальных складах, для хранения мелких приспособлений, инструментов, запираемых в столах, а также наличных денег, хранящихся обычпо в сейфах.

Простейшие формы физического контроля предполагагот установку прочных, запирающихся дверей, проведение сигнализации, привлечеиие охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также обеспечивать защиту активов и учетных записей от физичес­кого повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправилъного хранения.

Физические процедуры контроля ограпичивают также доступ злоумышленников к активам предприятия. Эффективность контроля зависит от правилыюго распределения обязанностей. Для предупреждения воровства и других противозаконных действий необходимо ограничить доступ ко всему, что может быть исполъзовано для осуществления сделки, т.е. продажи имущества предприятия. Чаще всего это контроль за наличными деньгами, материалъными ценностями и т.п.

В компыотеризированной системе учета ООО “Транссервис ЛТД” проводятся процедуры кон­троля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершения несанкционированных хозяйственных операций. Процедуры контроля, направленные на обеспечение защиты компьютерных программ и данных, хранящихся в памяти машины, имеют особую важность для компь­ютерных систем, в которых имеется потенциальная возможность широкого доступа к программам и данным с терминалов. Такой контроль обычно устанавливается благодаря проведению общих процедур, имеющих отношение к сохранности программ и файлов.

Еще одним способом физического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49, физическому контролю (инвентаризации) подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и
другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся
 в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен-
дованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтен-
ное по каким-либо причинам.                                 

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждеиной Министерством финансов Российской Федерации 4 августа 1992 г. №67, и Инст­рукцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоцен­ных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Рос­сийской Федерации, утвержденной приказом Комитета драгоценных ме­таллов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации 13 апреля 1992 г. № 326.

Основными целями инвентаризации являются:

•    выявление фактического наличия имущества;

•    сопоставление фактического наличия имущества с данными бух-галтерского учета;

•    проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бух-галтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также в случаях, предусмотредаых законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного пред­приятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет);

• при обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвы-чайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации(реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или норма-тивными актами Минисхерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности ин-вентаризаиии проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов кол­лектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень ймущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда гфоведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действуюшая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций может возлагаться на нее.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7