. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.

. Моделирование "что если". Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

. Реализация технологии "скользящего бюджета", когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения бюджета. Порой, при рассмотрении систем бюжетирования, незаслуженно мало внимания обращается на задачи автоматизации учета исполнения бюджета. И совершенно напрасно. Если при планировании бюджета больше ручного труда и интеллектуальной работы специалистов, то учет фактов при исполнении бюджета в большей мере поддается автоматизации. Особенность алгоритмов учета исполнения бюджета заключается в том, что они во многом зависят от вида систем автоматизации на предприятии, состава данных в них и принятой учетной политики. Различаются два вида алгоритмов:

. Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске, корреспонденции счетов, признакам аналитики, таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения бюджета.

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в системе бюджетирования решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.

. Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам.

Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.

Агрегация должна выполняться по всем измерениям и иерархиям бюджетных статей, валютам, контрагентам и т.д. Это простые алгоритмы, но они требуют значительной вычислительной мощности системы.

. Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае речь идет о консолидации бюджетов ЦФО вплоть до бюджета всей организации. Исторически сложилось так, что этот алгоритм агрегации имеет отдельное название "консолидация", поскольку это не только вычисления, но и отдельная технология по получению данных от ЦФО при участии в процессе бюджетирования многих менеджеров. По способу реализации алгоритма консолидации существенно отличаются системы бюджетирования с "таблично- файловой" организацией данных от систем с единой базой данных. В первом случае - это множество операций, в том числе и неавтоматизированных, наличие специального рабочего места для

"консолидатора". Во втором - автоматическая процедура, мало отличающаяся в своей реализации от агрегации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.

Учет общекорпоративных затрат, как правило, выполняется в

"обеспечивающих" подразделениях - АХО, служба автоматизации, автопарк и т.д. Также к этим затратам относятся затраты на управление, коммунальные платежи и т.д. Задача алгоритмов аллокации - перенести выполненные или планируемые общекорпоративные затраты на ЦФО в соответствии с установленными правилами. Нередко аллокации рассматриваются не только как набор алгоритмов разноски значений статей, но и как последовательность выполнения этих алгоритмов, когда исходными данными для расчета являются результаты предыдущих этапов расчета аллокаций.

Трансферты применяются в условиях полного или частичного хозрасчета на предприятии. Покупка и продажа ресурсов между ЦФО по внутренним ценам приводит к искажению картины доходов и расходов по ЦФО при их прямом учете. Трансферт (перенос) части затрат или доходов со статей одного

ЦФО на другой в соответствии с правилами внутреннего ценообразования необходим для адекватной оценки деятельности ЦФО. Как для аллокаций, так и для трансфертов в системе бюджетирования должен присутствовать ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с принятыми на предприятии правилами:

. Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой в использовании механизм для пользователей. Однако он отличается максимальной жесткостью и не всегда способен удовлетворить требованиям различных методик бюджетирования.

. Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными. Например, они используются для разноски затрат на аренду в соответствии с занимаемыми ЦФО площадями.

. Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать практически все требования методик бюджетирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по времени вычислениям.

. Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки зрения исполнения, однако его применение требует знания программирования.

1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета.

Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления при анализе деятельности предприятия.
Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с бюджетом:
. Файловая система бюджетирования.
. Система бюджетирования с единой базой данных.
При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией является система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными.

В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора.

Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться избыточной для малых организаций.

3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей.

Системы бюджетирования с единой базой данных для организации взаимодействия с удаленными пользователями требуют наличия устойчивых каналов связи. В последнее время все чаще для этой цели используется

Интернет, позволяющий применение "тонкого" клиента для интерактивного взаимодействия удаленных пользователей с единой базой данных.

4. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом. Эти "маленькие радости" могут коренным образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования:

. Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям ЦФО более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.

. Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.

. Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения.

. Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.

. Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего прочего, - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных вычислительных процессов, то наличие в системе средств протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.

. Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета.

Как правило, достаточно наличие трех видов - "оптимистичный",

"пессимистичный" и "оптимальный".

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

. Средства анализа бюджета. К ним относятся - "сверление данных", OLAP- анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка" такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой отображаются 10 продуктов, производство которых принесло компании наибольший доход с последующим переходом к анализу соотношения доходов от реализации "лучшей десятки" и общих доходов компании позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной информацией.

5. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.

Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в конкретном предприятии. Наличие жестких ролей в системе может войти в противоречие с принятой на предприятии политикой в области безопасности информации. В связи с этим, наиболее предпочтительным является наличие возможности моделирования групп пользователей.

Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале - может характеризовать систему бюджетирования, как достаточно развитую в плане безопасности данных.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии

"клиент-сервер". Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз данных:

. Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

. Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также использования этих данных при автоматизации учета исполнения бюджета.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10