СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТОВ
Владимир ДУНАЕВ, директор направления

“Контроллинг и Бюджетирование” компании Softline:
— Первый сектор рынка автоматизированных систем бюджетирования для крупных предприятий образуют полнофункциональные, полномасштабные западные системы, основанные на моделировании в целом всех бизнес-процессов предприятия. В этом преимущество подобных систем. Но у них есть и недостатки. Внедрение таких систем начинается с полной замены всех информационных систем оперативного учета, уже работающих на предприятии.
Второй сектор рынка сформирован системами, претендующими на звание
“полноценные системы”. Сюда можно отнести предложения многих отечественных производителей. Каждая из этих систем содержит элементы бюджетирования и элементы анализа деятельности предприятия, но это только элементы.
Третий сектор рынка формируют местные внедренческие компании, которые на базе своих продуктов оказывают полный спектр услуг по организации бюджетирования для предприятий. Они проводят обследование, аудит, консалтинг и адаптацию своих базовых продуктов к специфике конкретного заказчика. Практически выполняются переработка и перепрограммирование продукта с последующим внедрением и сопровождением.
Алёна БРАТИЩЕНКО, консультант

компании “Супремум”:
— Мы считаем, что использовать средства разработки следует малым и средним предприятиям, на которых бюджетированием занимается один отдел (плановый) или один человек (финансовый менеджер), а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей. Целесообразно также использовать их на стадии постановки бюджетирования на предприятии, что будет отличной заменой бумажного варианта.
Прежде чем покупать статические системы, необходимо тщательно проанализировать их на универсальность решения задач бюджетного процесса и соответствие целям и потребностям предприятия. В любом случае, статические системы не рассчитаны на крупные предприятия. Они также будут являться хорошим решением для усовершенствования работы финансового менеджера или небольшого планового отдела предприятия.
Динамические системы целесообразно использовать предприятиям, на которых в процесс бюджетирования вовлечено много участников (удаленных в том числе), а также при динамичном развитии предприятия. Эти системы могут принести реальную пользу только в том случае, если на предприятии разработана бюджетная модель, всеми участниками четко осознаются их задачи в бюджетном процессе.
КАК ВЫБИРАТЬ “АВТОМАТ”
Выбирать программу для автоматизации бюджетирования можно двумя способами.
1. Поручить имеющемуся у вас на предприятии программисту разобраться с возможностями, достоинствами и недостатками большого количества систем, сравнить их с вашими требованиями, выбрать одну и начать ее внедрять.
Недостаток этого метода заключается в длительности процесса выбора и в изрядной доле субъективизма вашего “программера” при выборе системы.
2. Поручить задачу выбора ИT-консалтинговой фирме. Проблема в том, что большинство таких компаний “по совместительству” являются поставщиками тех или иных систем и “проталкивают” на рынок свой продукт. Поэтому уровень их объективности еще меньше, нежели у вашего специалиста. Фирм, занимающихся независимым консалтингом, очень мало, но они есть.
Желательно проконтролировать и вашего “программера”, и ИT-консультантов — в этом случае больше шансов, что вы получите именно то, что хотите.
Когда выбор сделан окончательно, покупайте программу и начинайте внедрять.
Но тут уже без консультантов не обойтись.
Продажей и внедрением выбранного вами программного продукта занимаются в
Украине, как правило, несколько фирм. Поэтому обратите внимание не только на стоимость продукта, но и на цену его внедрения, адаптации под ваше предприятие, обучения сотрудников работе с ним (количество часов), обслуживания, обновления, и обязательно оговорите все эти условия в контракте. Не забудьте и о репутации фирмы, стаже работы ее на рынке.

СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА
Андрей ФОМИЧЕВ, начальник департамента

продвижения корпорации “Галактика”:
— Если предприятие небольшое, то процесс управления бюджетами можно организовать на базе электронных таблиц MS Excel. Но в Excel вы не сможете автоматически получить аналитику, например, о доходе от реализации основных видов продукции, при условии, что этой продукции, допустим, 3 тыс. наименований. Практически невозможно также “свести” бюджет территориально разветвленной структуры.
Если речь идет об автоматизации бюджетирования большой структуры, особенно если это холдинг, желательно использовать специальные программные продукты.
Некоторые компании предлагают автономные системы бюджетирования. Недостаток этих систем в том, что могут возникнуть сложности при экспорте-импорте данных из других автоматизированных управленческих систем.
Самый дешевый вариант — MS Excel, самый дорогой — западные системы, у которых стоимость рабочего места достигает $4 тыс.
Если компания небольшая — до 30 человек и ее годовой оборот не превышает
$300 тыс., проще пользоваться MS Excel. Но если в перспективе рост компании неизбежен, я бы порекомендовал сразу использовать соответствующие модули бюджетирования интегрированных систем, функциональность которых можно расширять адекватно развитию предприятия.

ДЕНЬГИ
Лицензионные программы Excel, Access, входящие в пакет MS Office, стоят около $300. Цена всего пакета программ SAP R/3 в зависимости от комплектации может достигать $1 млн.
Цена модуля бюджетирования в отечественных программах в расчете на одно рабочее место составляет примерно $1 тыс. Консультанты оценивают свои услуги не менее чем 80 грн. в день за человека.
Внедрение “большой” системы может обойтись вам в 30-100% стоимости самой программы.

Всякая история должна иметь классический период
В настоящий момент в российских компаниях созрело устойчивое понимание необходимости бюджетирования на предприятиях, начиная с простейших его элементов: бюджетирования движения денежных средств (БДДС) и доходов/расходов (БДР), а затем по балансовому листу (ББЛ) и прочих.
Поэтому в системах автоматизации выделяются специальные подсистемы, основанные на идее универсальных форм планов, позволяющих планировать, оперативно управлять и проводить план-факт анализ использования финансовых ресурсов предприятия.
"С незапамятных времен" для работы с формами планов широко используются электронные таблицы Microsoft Excel и небольшие универсальные системы управления базами данных типа Microsoft Access.

[pic]
Кто не увлекается, тот не попадает в ловушки от Excel и Access
Автоматизация управления финансами часто начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы типа Microsoft Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам.
Но хорошо известны и серьезные ограничения в использовании Microsoft Excel:

. сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, с необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в различных разрезах;

. невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования;

. переход к следующему периоду планирования часто влечет копирование и доработку всего комплекса плановых форм;

. затруднено использование кодификаторов (словарей с нормативно- справочной информацией) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.
Реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц часто представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат форм, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.
Система управления базами данных Microsoft Access предоставляет более широкие возможности, но, в сущности, имеет те же ограничения, что и таблицы
Microsoft Excel. Все это отнюдь не означает, что указанные инструменты – плохие. Просто они имеют свою нишу: автоматизация управления при ограниченных информационных потоках.
Поэтому будьте осторожны: использование подобных инструментов может привести к ловушке в условиях растущего бизнеса, когда встанет проблема переноса (экспорта) накопленной информации в новую систему автоматизации.
Нормативно-справочная информация и зарегистрированные документы экспортируются автоматизированными методами, как правило, без проблем. Но взаимосвязи объектов учета, не адекватные принятым в новом средстве автоматизации (а в условиях не устоявшихся методик это почти всегда так и есть!), и "историческая информация", накопленная за прошедшие периоды, могут быть переносимы только вручную или не переносимы вовсе. Кстати, для бухгалтерского учета подобные проблемы могут отсутствовать: после экспорта нормативно-справочной информации, остатков (средств на счетах, материальных ценностей и дебиторско-кредиторской задолженности) с очередного учетного периода можно начинать "новую жизнь".
[pic]
Желание поддержать описанную в "7 нотах" методику бюджетирования средствами более удобными и универсальными, чем Microsoft Excel и Microsoft Access, привело к появлению первых систем автоматизации управления финансами, обеспечивающих ведение самых различных бюджетов по методологии консалтинговой группы “БИГ” – при помощи уже ставшей классической схемы взаимодействия финансовых показателей и универсальных форм планов. Одно из таких решений предложено Корпорацией ПАРУС.
Суть дела состоит в следующем. Любое планируемое или фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности может быть описано определенным набором характеристик, среди которых важнейшими являются: период, статья, центр финансового учета (ЦФУ), сумма, а также тип "план/факт". Отражением подобного события в системе автоматизации является запись, которая хранится в базе данных, а совокупность всех подобных записей составляет учетный регистр "Финансовые показатели" (см. таблицу 1).
Таблица 1

[pic]
Финансовый показатель может формироваться вручную. Разумеется, этот простейший (в смысле понимания, а не удобства ввода) способ не является единственным – о других мы расскажем позднее. Сам БДДС (или БДР) имеет вид, например, следующего вида (таблица 2):
Таблица 2

[pic]
Для формирования суммы в ячейке на пересечении столбца Январь: План и строки Реализация (для краткости обозначим такую ячейку как Январь: План #
Реализация) необходимо провести в регистре финансовых показателей отбор
(другими словами, фильтрацию) тех из них, которые имеют следующие значения характеристик:

. Период: Январь;

. Тип: План;

. Статья: Поступление от реализации; а затем сложить значения сумм отобранных финансовых показателей. Поэтому все аналогичные ячейки будем называть ячейками типа "сумма сумм" (схема 1).

[pic]

Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"
Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного
ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:

. ЦФУ: Коммерческий отдел.
Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются атрибутами различных объектов:

. по ЦФУ – всей формы в целом,

. по периоду и по типу – столбца Январь: План,

. по статье – строки Реализация.
Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.
Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше условия отбора: вместо:

. Статья: Поступление от реализации для строки Итого поступлений задать:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10