описание организационной структуры предприятия. описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями. описание основных методов ведения учета (учетная политика, план счетов, образцы операций, нормы амортизации, начисления и удержания, ценообразование).
Составление реестра документов и отчетов.
Оценка материально-технического обеспечения заказчика.
Оценка уровня подготовки персонала.

Описание организационной структуры предприятия. Составление структурно- функциональной схемы предприятия.

Выяснение структурно-функциональной схемы предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия, прежде всего, руководства предприятия

В общем случае, для согласования с Заказчиком представляются три схемы:
- структурная схема предприятия;
- структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации
- схема удаленных объектов.

В ходе уточнения и согласования реестра документов в схемы вносятся соответствующие изменения.

1. Структурная схема предприятия.

На структурной схеме должна быть отражена иерархическая структура обследуемого предприятия.

2. Структурно-функциональная схема предприятия с обозначением основных потоков информации.

Данная схема должна содержать:

- наименование структурных подразделений;

- передаваемые и получаемые документы (потоки информации между подразделениями);

- все документы, указанные на схеме, должны быть пронумерованы в соответствие с реестром документов.

3. Схема удаленных объектов предприятия.

Данная схема составляется только для предприятий, имеющих удаленные подразделения (склады, офисы, торговые залы и т. д.). На схеме должны быть отражены:
- названия и краткие адреса удаленных объектов предприятия;
- основные подразделения, расположенные на объектах;
- передаваемые и получаемые документы;
- наличие технических средств на объектах (серверы, локальные станции, модемы и т. д.).

В пояснениях к схеме удаленных объектов указываются все информационные потоки между данными объектами.

В пояснениях к данным схемам указываются функциональные обязанности подразделений и количество рабочих мест в них.

Для чего нужны функциональные схемы?

Данные схемы необходимы для определения количества рабочих мест в сетевой версии, определение комплектации системы (удаленный доступ, товарные отчеты), составления реестра документов, определения прав доступа, а также служат основой для создания схем бизнес-процессов.

1.1.1.2. Описание бизнес-процессов и принципов взаимодействия между подразделениями.

Выяснение бизнес-процессов предприятия производится в ходе проведения опроса должностных лиц предприятия). На основании проведенных бесед составляются схемы процессов с использованием обозначений Гейна-Сарсона.

Схемы бизнес-процессов необходимо формировать по однородным группам хозяйственных процессов, связанных с движением товаров (услуг), документов, отчетов и т. д. Например, движение товаров можно разбить на следующие группы:

- Приобретение товара и прочее связанное с ним движение товара

- Продажа и прочее связанное с ней движение товара

- Перемещение товара, не связанное с приобретением или продажей

На схемах используются следующие обозначения: внешняя сущность - другая организация, с которой взаимодействуют подразделения заказчика
(поставщик, покупатель, банк); Система БУ и др. Накопитель - любое хранилище информации. Процесс - совокупность действий сотрудника организации заказчика при выполнении процедур, связанных с выпиской документа, отработкой документа в бухучете, формирование отчета и т. д.
(см. рис.4). Указывается сотрудник и(или) подразделение, выполняющее данный процесс, и содержание действия. Шаги связываются между собой стрелками с указанием передаваемых документов или иной информации. Выделяются процессы, выполнение которых связано с какими-либо проблемами для клиента
(трудоемкость, оперативность, и т. д.). Данные схемы необходимы для составления инструкций для рабочих мест, уточнения реестра документов, составления технического задания на доработку ПО (если необходимо и возможно), определения границ автоматизации и комплектации системы (склад, управление закупками и реализацией, документооборот).

После составления схем по ним проводится согласование бизнес- процессов с Заказчиком.

Требования к схемам бизнес-процессов:
1) Каждый "этап" процесса должен быть пронумерован;
2) Для каждого “Этапа” процесса указывается подразделение (сотрудник), выполняющий действие данного “этапа” процесса, а также кратко указывается суть произходящего действия на этом “этапе”;
3) В качестве потоков и накопителей данных должны быть указаны все документы, участвующие в процессе;

Пример схемы бизнес-процесса - рис. 5 ”Продажа товара (услуг) на условиях предоплаты (частичной предоплаты)”

В документации необходимо каждую схему сопроводить словесным описанием. Описание должно быть представлено последовательностью “этапов” согласно схемам. Суть “этапа” процесса должна быть раскрыта более полно, чем на схеме. Обязательно должно быть указано подразделение, где выполняется “этап”, место выполнения “этапа” , время выполнения “этапа”.

Нумерация “этапов” процессов должна быть логически связана с последовательностью и временем выполнения “этапов”.

[pic]

[pic]

Описание основных принципов ведения учета.

При проведении обследования следует обратить особое внимание на систему (последовательность и взаимосвязь) проводок по движению и реализации товара. Для автоматизации бухгалтерского учета на Системе 5.ХХ необходимо разработать, и, возможно, внести исправления в учетные процессы:
1) реализация товаров (получение ведомости реализации на 46 счете);
2) ведение учета в “валютном эквиваленте”;
3) распределение накладных расходов;

Последовательность проводок по движению и реализации товаров собирается в специальную таблицу. В примечаниях указываются особенности необходимого аналитического учета.

В дальнейшем таблица используется для привязки образцов операций к этапам документооборота.

1. Система проводок по движению и реализации товаров.
|NN|Название операции |Дебет|Креди|Примечание |
| | | |т | |
|1 |получен импортный товар |41/1 |60/2 |количество и сумма полученного |
| |на таможенный склад | | |товара. |
|2 |начислены расходы по |41/1 |76/1 |таможенные расходы, |
| |поставке | | |распределенные по товарам |
| | |19/6 |76/1 |Суммы НДС, уплаченные за товар |
|3 |оприходован импортный |41/2 |41/1 |количество и сумма |
| |товар на склад | | |оприходованного товара. |
|4 |списан товар |46[..|41/2 |количество и сумма отгруженного |
| | |.] | |товара в закупочных ценах. |
| | | | |Используются аналитические счета |
| | | | |по ставкам НДС. |
|5 |реализован товар |62 |46[..|сумма реализованного товара в |
| | | |.] |продажных ценах. Используются |
| | | | |аналитические счета по ставкам |
| | | | |НДС. |

Система проводок по движению и реализации товаров с отсрочкой передачи прав собственности.
|NN|Название операции |Дебет|Креди|Примечание |
| | | |т | |
|1 |Принят товар от |002/1| |Количество и сумма (в валюте) |
| |поставщика | | |принятого товара |
|2 |Принят товар от |002/2| |Количество и сумма (в валюте) |
| |поставщика (натуральные | | |принятого товара (натуральные |
| |скидки) | | |скидки) |
|3 |Начислены расходы по |15 |76/1 |Накладные расходы в рублях |
| |поставке (таможенные и |15 |76/2 |Накладные расходы в валюте |
| |другие) |19/ |76/1 |Сумма НДС, уплаченная за товар |
|4 |Реализован товар |62/ |46/ |Количество и сумма реализованного|
| | | | |товара (в продажных ценах). На |
| | | | |субсчетах 46 счета ведется |
| | | | |аналитический учет по видам |
| | | | |деятельности |
|5 |Учтена отгрузка товара | |002/1|Количество и сумма (в валюте) |
| |поставщика | | |отгруженного товара поставщика за|
| | | | |период |
| | | |002/2|Количество и сумма (в валюте) |
| | |41/0 | |отгруженного товара поставщика за|
| | | | |период |
| | | |60/2 |Сумма отгруженного товара |
| | | | |поставщика за период (в |
| | | | |закупочных ценах) |
|6 |Учтены расходы по |41/0 |15 |Сумма расходов рассчитывается по |
| |поставке | | |методу "средней суммы за период" |
|7 |Оприходован товар |41/1 |41/0 |Количество и сумма |
| |поставщика с учетом | | |оприходованного товара с учетом |
| |накладных расходов | | |накладных расходов. |
|8 |Отгружен товар покупателю|46/ |41/1 |Количество отгруженного товара |
| | | | |(без расчета суммы). |

При проведении предпроектного обследования необходимо получить также следующие данные: план счетов с типовыми формами аналитического учета и имеющимися аналитическими счетами, образцы операций с формулами, учетная политика при списании мат. ценностей, нормы амортизации, виды выплат и удержаний, использование дополнительных характеристик товара, время отработки документов в учете, настройки Формы 1 баланса, формы 2 и формы 4
Приложений баланса. Частично данную информацию можно получить из описания бизнес-процессов. Данная информация необходима для определения комплектации системы (валюта, аналитика, зарплата, товарная аналитика, управление закупками и реализацией), а также при составлении проектной документации используется в макете системы.

Составление реестра документов.

При проведении предпроектного обследования необходимо собрать образцы первичных документов, используемых при осуществлении хоз. деятельности, внутренние отчеты предприятия (отчеты между подразделениями, отчеты руководству), а также проекты необходимых отчетов. В процессе обследования необходимо получить ксерокопию каждого документа и отчета со средним количеством документов в день, кроме того, для отчетов необходимо получить расшифровку значений клеток (формулы и т. п.). Это нужно для создания в макете Системы образцов документов и отчетов. Для реализации отчетов в системе могут быть также необходимы изменения плана счетов и образцов операций, заведение особых отметок, разбиение словарей на разделы; уточняется комплектация (управленческий учет).

На собранные в ходе опроса образцы документов, участвующие в документообороте предприятия, заполняются таблицы по видам документов: платежные документы, хозяйственные документы, отчетные документы (кроме бухгалтерских), прочие документы. Каждому образцу присваивается свой номер.

Ксерокопии образцов документов собираются в приложениях к документации по обследованию предприятия.

Примечание: рекомендуется в начале проведения обследования передать системному администратору пустые бланки таблиц (или заполненные типовыми документами) для того, чтобы системный администратор самостоятельно организовал составление реестра.

4.1. Платежные документы.
|NN |Название |Подразделение |Примечание |
|1 |Платежное поручение |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
|2 |Приходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |ордер | | |
|3 |Расходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |ордер | | |
|4 |Заявление на перевод |Бухгалтерия |Банковский бланк |
| |валюты | | |

4.2. Хозяйственные (первичные и оправдательные) документы.
|NN|Название |Источник |Копии |Приемник |Примечание |
| | | | | |(оценка |
| | | | | |документооборота) |
|1 |Счет |Поставщик |поставщик - |Бухгалтерия | |
| |поставщика | |1 | | |
| | | |склад - 1 | | |
|2 |Приходный |Склад |склад - 1 |Бухгалтерия | |
| |ордер | |бухгалтерия | | |
| | | |- 1 | | |

4.3. Прочие документы.
|NN |Название |Подразделение |Примечание |
|1 |Заявка поставщику | | |
|2 |Заявка клиента | | |
|3 |Доверенность | | |

4.4. Отчетные документы.

|NN|Наименование |Создатель |Пользовател|Периодичнос|Содержание |
| | | |ь |ть | |
|1 |Отчет о |Отдел |Отдел | | |
| |поставках |импортных |импортных | | |
| |товара |поставок |поставок | | |
|2 |Отчет об |Отдел |Отдел | | |
| |оптовой |оптовой |оптовой | | |
| |реализации |торговли |торговли | | |

1.1.1.5. Оценка материально-технического обеспечения заказчика.

При проведении предпроектного обследования необходимо выяснить наличие технических средств в подразделениях Заказчика, подлежащих автоматизации (см. Приложение 2 п. 1.3.). По результатам обследования составляется схема технического обеспечения предприятия с описанием характеристик компьютеров (процессор, ОЗУ), сети (ОС, число рабочих станций), принтеров (тип по принципу печати, сетевой или локальный) и др. обеспечения (модемы и др.). При наличии на предприятии удаленных объектов выясняется наличие телефонных линий, их количество и качество, а также наличие коммуникационного оборудования. В особо сложных случаях рекомендуется привлекать для проведения экспертизы сети, телефонных линий и т. д. специалистов Технического отдела. На основе среднего количества документов в день, комплектации системы и количества рабочих мест определяются требования и рекомендации к техническому обеспечению. Эти требования сравниваются с текущими данными по техническому обеспечению заказчика, и на основании разницы между ними выявляется потребность заказчика в техническом обеспечении. Пример Схемы Технического обеспечения предприятия Заказчика - Рис.6.

[pic]

Оценка уровня подготовки персонала.

В ходе проведения предпроектного обследования путем опроса персонала
Заказчика выясняется опыт работы персонала Заказчика с компьютером, а также со следующими группами программного обеспечения: сетевое ПО (в случае необходимости установки сетевой версии), текстовые и табличные редакторы (в случае необходимости выгрузки электронных версий отчетов и других документов в офисные приложения для последующей работы с ними), коммуникационное ПО (в случае наличия удаленных объектов или связи “клиент- банк”), ПО для интеллектуальных кассовых аппаратов (или другие способы автоматического формирования товарных отчетов в случае комплектации системы
“товарные отчеты”), различное бухгалтерское ПО. На основании данной информации определяется потребность персонала заказчика в обучении. Кроме этого необходимо представлять общий интеллектуальный уровень персонала
Заказчика для планирования дальнейших затрат на внедрение Системы и обучение персонала.

Особое внимание стоит обратить на психологический климат в подразделениях, отношения рядовых сотрудников друг к другу, к Руководству, к идее автоматизации предприятия. Необходимо как можно раньше понять возможные проблемы психологического свойства при запуске Системы в промышленную эксплуатацию.

Оценка потребностей Заказчика.

В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.

Определение целей автоматизации; процессов, подлежащих автоматизации; комплектации Системы.

Заключительным этапом выполнения предпроектного обследования является составление Заключения. Заключение содержит следующие разделы :

1. Определение границ автоматизации.

В данном разделе дается заключение о возможности реализации в Системе бизнес-процессов, выявленных на предприятии Заказчика. Тут же описываются пути решения проблем по бизнес-процессам, не поддающимся автоматизации
(дополнительная разработка, изменения в системе документооборота Заказчика, разработка спец. отчетов и т. д.). Если для автоматизации требуется дополнительная разработка, то возможность ее реализации в программе, а также сроки реализации и затраты предварительно согласовываются с
Менеджером Проекта Системы 5.ХХ. Возможность реализации дополнительных отчетов (время работы, сложность, стоимость) необходимо уточнить у предполагаемого исполнителя работ, эксперта направления проектирования или разработчика Системы, причем в этот момент необходимо четко представлять себе, КАК возможно будет реализовать в Системе бизнес-процессы Заказчика.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13