1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

2. Планирование и составление возможных сценариев переговоров.

3. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

4. Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

5. Подготовка к ответам на возможные вопросы аудитории.

В процессе подготовки презентации нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения.

Если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль, а также, как показывает Рис.1, уровень взаимодействия аудитории с выступающим.

График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях.

Уровень

взаимодействия

с аудиторией

Высокий

Средний

Низкий

                     Информирование          Мотивирование                 Убеждение

                  Цели совещания

Рис. 1. Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей совещания

· Мотивирование. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда говорят несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделают несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и описывают, как он помог компании. В процессе речи мотивируют этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течение такой речи ведет себя пассивно. Если цель презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

· Информирование. Когда цель презентации речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая презентация представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

· Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем  начать предоставлять аргументы в пользу своей точки зрения, пытаясь склонить присутствующих к нужным для организации действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что можно потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

Зачастую используют несколько из перечисленных целей одновременно.

Анализ аудитории

Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Можете добиться лучшего результата, если знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к бизнес-презентации.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (Рис. 1). Сначала уровень внимания высок, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.

Внимание

Начало     10        20        30         40     Продолжительность

Рис. 2. Типичная кривая внимания.

Исходя из этого, можно дать следующие рекомендации:

ü     те факты, которые аудитория должна запомнить, следует излагать в начале и в конце выступления;

ü     в связи с тем, что кривая после первых 10 минут падает, - как раз после этого момента и до тех пор, пока она начнет опять возрастать, наибольшее внимание следует уделить различным «домашним заготовкам», призванным повысить интерес аудитории;

ü     внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если присутствующие не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

2. Заботят ли их темы, через которые хотите убедить их принять участие в конкретном действии?

3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

4. Сколько они знают о том, что им собираются преподнести?

5. Знают ли они вашу организацию?

6. Уважают ли они вашу организацию?

 Ответы на эти вопросы помогут выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.

Анализ аудитории можно проводить в соответствии с вопросами, приведенными в таблице 1

Вопросы для анализа аудитории

Таблица 1