Если на выступление 10 или меньше минут, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

Лучше начать с небольшого плана, в основной части следует объяснить все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

Более длинные презентации должны быть организованы как отчеты. Если цель - развлечь, мотивировать или информировать, надо использовать естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным аргументам аккуратно, если присутствует сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад. Надо планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами.

Надо объяснить, как будет проходить презентация и постараться лимитировать количество основных пунктов и мыслей выступления до 3/4, даже если презентация довольно длинная. Следует помнить, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, лучше сократить до минимума такого рода информацию.

Длина презентации часто строго ограничена. Так как выступлений часто много, кроме того, у самих слушателей есть множество других дел, хорошо бы урезать данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом время.

Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около соседнего параграфа. Допустим, что надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если это часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.

Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?

Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудно воспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше.

2. Выбор стиля выступления

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание презентации формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль должен быть таким.

В общем, если все присутствующие знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера для более лучшего восприятия. С другой стороны, если аудитория огромна, незнакома и сама презентация очень важная, то она должна быть более формальна.

Удобнее посадить людей в ряды. Показывать им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической, так и физической.

3. Разработка презентации

Подготовка к большинству выступлений очень похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность. Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. Вместо того чтобы просто представлять аудитории свои идеи, можно презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.

Но за это придется принести несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации.

4. Выполнение презентации

Многое нужно понять и сделать в первые минуты презентации: необходимо определить настроение аудитории, интерес к предоставляемой теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

· Использовать юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

· Рассказать историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что можно без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный факт.

· Строить выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

· Задать вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в выступление.

· Привести интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если предоставить интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.

Как только установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.

Основная часть выступления должна содержать не более 3/4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей  предоставляется, тем сложнее публика воспринимает. Поэтому, если  переходить от одной важной мысли к другой, лучше кратко повторить основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

· Соотнести объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

· Использовать простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, надо постараться показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.

· Объяснить, как  объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

· Приводить примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

· Можно также привлекать внимание, изменяя тон голоса, используя жесты и мимику.

Когда основные пункты презентации рассказаны, то надо приступать к заключению. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируется примерно 10% от общей продолжительности выступления.

Перед заключением, сообщите публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

Если цель презентации - убедить кого-либо, повторите основные аргументы. Если цель - мотивировка - закончите девизом.

Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

Заканчивать лучше на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому – закончить выступление вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

5. Использование наглядных методов и материалов

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

· Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

· Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. Создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые, так и наглядные графические пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Когда публике предоставляются наглядные материалы нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора, и извлекали смыл из материалов. Как это сделать? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

· Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

· Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

· Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

· Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

· Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы представляете.

· Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

· Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Но наглядные материалы не главное, не стоит увлекаться ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Выбор средств для визуализации основных идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.

Вот некоторые из них:

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план выступлений, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

2. Доски. Когда выступление адресуется небольшой группе людей можно нарисовать главную мысль, доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от выступления.

3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

4. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того, не надо гасить свет, таким образом, не теряется связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

5. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того, они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов теряется контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить.

 Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной подготовке материалов. Таблица 2. поможет выбрать нужное средство иллюстрирования речи.

Характеристика средств иллюстрации речи.

Таблица 2