Бесплатный Банк Рефератов - Информационное обеспечение антикризисного менеджмента

Знание — сила. Библиотека научных работ.
~ Портал библиофилов и любителей литературы ~

Меню

Поиск

Информационное обеспечение антикризисного менеджмента

Документы по личному составу	Личные дела. Трудовые договора (контракты). Штатно-списочный состав работников. Сведения о награждениях и поощрениях. Аттестационные документы. Планы и отчеты о повышении квалификации и переобучении сотрудников
Планово-отчетная и учетная документация по основной деятельности предприятия	Текущие и перспективные планы предприятия; планы выпуска продукции, планы инновационной деятельности. Оперативно-календарные планы-графики загруженности оборудования; обеспечение рабочих мест материалами и комплектующими изделиями и т.д. Отчеты о деятельности предприятия
Финансовые документы	Балансы доходов и расходов. Сметы расходов. Документы бухгалтерской отчетности. Ведомости зарплаты и т. д.
Производственная документация	Технические задания. Проектная и чертежно-конструкторская документация внутреннего использования. Технологическая документация. Протоколы испытаний и т.д.
Документы по материально-техническому обеспечению производства	Документы складского учета. Ведомости материально-технического снабжения.
Внутренние издания для персонала	Газеты, журналы, издаваемые предприятием или научно-производственными объединениями для персонала

Многие внутренние документы являются конфиденциальными, что обязательно учитывается при работе с ними. Их значимость как источника информации трудно переоценить. Именно совокупный анализ внутренней документации позволяет создать информационную модель деятельности предприятия.

Поток исходящих документов предприятия представлен:

· планами и отчетами по комплексным целевым программам, в реализации которых участвует предприятие;

· отчетами (докладами) по основной деятельности для вышестоящих организаций;

· отчетами о перечислении сумм налогов и страховых денежных сумм, а также другими документами бухгалтерской отчетности;

· отчетами, подготавливаемыми для публикаций в прессе;

· служебными письмами (инициативными и ответами);

· справками;

· протоколами о намерениях; текстами договоров (на проведение НИОКР, проектных и изыскательских работ, оказание сервисных услуг и т.д.), контрактами, соглашениями;

· отчетами НИОКР, изыскательской и проектной документацией, выполненными в рамках договоров со сторонними организациями;

· сертификатами качества;

· заявками на изобретения, промышленные образцы, полезные модели, товарные знаки;

· рукописями статей, монографий, руководств и пособий; диссертациями; текстами докладов на конференциях;

· инновационными предложениями;

· коммерческими предложениями;

· документами, сопровождающими сбыт продукции (паспорта технических изделий, правила эксплуатации, транспортировки и хранения продукции);

· программами и приглашениями на конференции, юбилейные мероприятия, презентации и т. д.;

· имиджевыми изданиями (буклетами, юбилейными тематическими сборниками и альбомами, пресс-релизами и т. д.).

Комплексный анализ потока исходящих документов позволяет создавать информационную модель связей предприятия с внешним миром и устанавливать интенсивность делового сотрудничества.

Поток входящих и исходящих документов сходны по своему составу, так как те материалы, которые для одного предприятия являются исходящими, для всех остальных превращаются во входящие. Однако в процессе движения информации многие документы из неопубликованных (заявки на изобретения, рукописи статей и монографий, деловые предложения — инновационные и коммерческие) превращаются в опубликованные. Этот процесс обеспечивается многочисленными посредническими учреждениями, содействующими профессиональной коммуникации: издательствами, редакциями журналов, информационно-аналитическими и консалтинговыми центрами поддержки науки и производства.

Кроме того, входящий документальный поток предприятия формируется следующими учреждениями:

Учреждения

Виды распространяемых документов

Федеральные органы управления

Законодательные материалы, распоряжения, приказы

Отраслевые министерства

Нормативно-технические, организационно- распорядительные документы

Территориальные органы управления

Организационно-распорядительная документация, информация о конкурсах на выполнение работ в рамках регионального заказа, торгах, тендерах

Научно-технические фонды

Информация о конкурсах на получение грантов для проведения НИР

Выставочные объединения

Информация о выставках-ярмарках, выставочные каталоги, рекламные сообщения и т. д.

Управление качеством системы внутрифирменного информирования

Исходя из общих подходов, используемых для управления качеством, и учитывая специфику информационной деятельности, можно считать, что для построения результативной системы внутрифирменного информирования важно:

· регламентировать те процессы деятельности СИ, которые, во-первых, поддаются стандартизации, а во-вторых, существенно влияют на качество информационных продуктов и услуг;

· в обязательном порядке постоянно выявлять и анализировать мнения пользователей, но одновременно принимать и какие-либо объективные показатели участия СИ в жизни предприятия.

Рассмотрим каждое из этих положений. При информационном обеспечении исследований, разработок, инновационных проектов и т.д. важно четко обозначить регламент поиска необходимых сведений. Заложить параметры полноты и точности выдачи информации нельзя, но можно гарантировать:

· привлечение определенных информационных ресурсов (только собственным фонды и СПА; фонды других библиотек и информационных центров; ресурсы Интернета; обращение к специализированным отечественным и иностранными БД);

· соблюдение заданных хронологических границ поиска;

· глубину аналитической переработки информации (только выявление документов из фонда; составление библиографического списка документов по теме, независимо от их наличия в фонде, т.е. с ориентацией на совокупные информационные ресурсы; подготовка тематических подборок или дайджеста; составление таблиц фактографических данных, аналитических справок и т. д.).

В практике работы СИ и НТВ предприятия приняты стандартные бланки-задания на предоставление определенных информационных продуктов или услуг. Такие бланки заполняются на этапе принятия запроса, а после его выполнения в них фиксируется оценка пользователя качества информационного продукта или услуги. Бланки-задания служат средством регламентации технологических процессов и ориентируют на то, чтобы качество было заложено в информационную продукцию уже на этапе ее проектирования. Кроме того, в процессе их заполнения специалист-заказчик вовлекается в процесс обслуживания, получает представление о сложности информационного поиска, возможном изменении первоначальной формулировки темы и хронологических границ отбора, зависимости результата от активности его взаимодействия с исполнителем-сотрудником СИ.

Желательна разработка подобных бланков-заданий на всю информационную продукцию СИ, подготовка которой может регламентироваться.

Мнения пользователей о качестве конкретных услуг выявляются и фиксируются, как было отмечено, в момент их предоставления. Кроме того, полезным оказывается анализ списков литературы к отчетам НИР, проектной документации, бизнес планам и инвестиционным заявкам, публикациям сотрудников. Устанавливается, была ли использована информация, предоставленная СИ, а также объем сведений, выявленных специалистами самостоятельно.

Показателем, характеризующим меру участия СИ в научно-производственной деятельности предприятия, является количество тем (договоров), взятых на информационное обеспечение. Вместе с тем реальные масштабы обеспечения обычно больше, нежели число заполненных бланков-заявок. Специалисты не обращаются в СИ или НТБ за сведениями о новых поступлениях книг, периодических изданий и промышленных каталогов или за информацией о вновь введенных стандартах и изменениях в них. Однако им регулярно предоставляются соответствующие сигнальные списки.

Именно поэтому для получения представления о результативности системы внутрифирменного информирования в целом проводят ежегодное анкетирование руководителей и специалистов предприятия. Часто оно преследует цели, выходящие за рамки анализа работы СИ. Изучается рациональность построения всей внутриорганизационной коммуникации и востребованности информации в зависимости от видения персоналом своего будущего на данном предприятии. В этом случае к составлению анкеты и обработке результатов привлекаются менеджеры по персоналу.

Коммуникативный аудит

Коммуникативный аудит – это процесс выявления и анализа внешней и внутриорганизационной информации, прямо или косвенно характеризующей репутацию предприятия, его образ, сформировавшийся в представлении различных групп общественности и персонала.

Проведение коммуникативного аудита предполагает изучение сообщений, содержащихся в трех информационных потоках: внешнем, исходящем и внутреннем. Прежде всего, отбираются внешние материалы, прямо или косвенно посвященные деятельности предприятия: статьи в газетах и журналах, тексты передач на радио и телевидении, сообщения, распространяемые по компьютерным сетям, материалы рейтингов и т.д. Одновременно анализируются публикации, характеризующие работу аналогичных или близких по профилю учреждений, среди которых данное предприятие не упоминается, и выясняются возможные причины подобного умалчивания.

Далее анализируются сообщения, распространяемые от имени организации: информация, размещенная на Web-сайте, рекламные материалы, имиджевые публикации, доклады сотрудников на различных конференциях и совещаниях, статьи в профессиональной печати и т.д.

И, наконец, изучается внутриорганизационная информация – внутрифирменные газеты и журналы, если речь идет о крупных предприятиях, кодексы чести, отдельные организационно-распорядительные документы. Привлекаются также результаты анкетирования руководства и персонала и, прежде всего, ответы на вопросы, касающиеся репутации предприятия.

Все перечисленные весьма разноплановые материалы изучаются по единой методике с использованием специально сконструированного инструмента анализа. Его разработка требует описания образа, к соответствию с которым предприятие стремится. Полнота и правильность описания обсуждается с руководством. Характеризуются:

· миссия и генеральные цели деятельности;

· ценности организационной культуры и средства, используемые для их претворения в жизнь;

· специфика деятельности, на которую предприятие хотело бы обратить внимание общественности; предмет гордости;

· культурные ценности и положительные изменения в жизни людей, с которыми предприятие связывает свою деятельность;

· нерешенные проблемы и трудности, отражение которых свидетельствует об открытости предприятия.

Далее выявленные внешние, исходящие и внутренние документы анализируются с точки зрения отражения в них перечисленных позиций. В рабочих таблицах фрагменты текста конкретных документов приводятся в авторских формулировках. Устанавливается частота встречаемости в текстах каждой позиций. Рабочие таблицы могут иметь следующий вид:

Название документа

Аспект анализа

Специфика деятельности организации, предмет гордости

В авторской формулировке

В нормализованном виде

Сопоставление результатов анализа внешних, исходящих и внутренних документов, а также данных анкет, последующее их сравнение с эталонным образом предприятия, сконструированным в начале работы, позволяет получить ответы на многие вопросы:

· совпадают ли представления сотрудников с тем образом предприятия, который стремится формировать руководство;

· согласуется ли внешняя и внутренняя коммуникационная политика предприятия;

· насколько заметна деятельность предприятия, его влияние на жизнь региона, отрасли, страны;

· удается ли предприятию быть узнаваемым, т.е. сообщая разным целевым аудиториям разные сведения, говорить «одним голосом» и стремиться к созданию единого уникального образа.

Проведение коммуникативного аудита предпринимают в последние годы не только сами предприятия, но и независимые эксперты. Так, например, кредитные справки, предоставляемые информационным агентством «Кредитреформа – Санкт-Петербург» (#"#_ftn7" name="_ftnref7" title="">[7]

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12

Новости

Мои настройки

Наверх