Взаимодействие с другими системами автоматизации

1.     Функция управления финансами на этапе текущего планирования нуждается в данных экономического планирования (план продаж, смета затрат и т.п.) и бухгалтерского учета (остатки и факт предыдущих месяцев); в процессе управления задолженностью – в данных управления торговлей (отгрузка и поступление по договорам), а при оперативном управлении платежами сама формирует информацию для бухгалтерии (разрешения на производство платежей). Поэтому и система автоматизации управления финансами должна взаимодействовать по указанным направлениям с соответствующими программами бухгалтерского учета, экономического (технико-экономического) планирования и управления торговлей (продажами и закупками).

2.     Получение данных бухгалтерского учета для текущего финансового планирования организуется двумя способами:

·       выгрузка из бухгалтерской программы файла унифицированного формата, содержащего остатки и обороты по счетам за определенный период, и формирование на его основе фактических финансовых показателей с помощью справочника правил преобразования бухгалтерских характеристик (дебет – кредит - аналитика) в финансовые (центр финансового учета -  статья доходов и расходов);

·       расчет остатков и оборотов непосредственно по базе бухучета с помощью предметно-ориентированных функций; использование этих функциях в формулах расчета значений форм планов; сохранение рассчитанных значений в виде финансовых показателей.

3.     Аналогично построено взаимодействие с программой технико-экономического планирования (ТЭП): сметы затрат и планы продаж переносятся в систему управления финансами путем загрузки-выгрузки или с помощью функций прямого доступа к данным ТЭП (расположенным, например, в таблицах Excel).

4.     Взаимодействие с системой управления торговлей (продажами и закупками) основано на использовании общих Журналов отгрузок и платежей, лицевых счетов (подробно это описано в предыдущем разделе), благодаря чему коммерческие и финансовые работники видят и работают с одними и теми же данными.

5.     Передача в бухгалтерию разрешений на выполнение платежей реализуется путем формирования на основе плановых платежей записей в общем с бухгалтерией регистре «Распоряжения на оплату», по которым бухгалтерия, в свою очередь, формирует необходимые платежные документы. Возможна и другая организация работ: в системе управления финансами непосредственно доступен регистр «Платежные документы»; финансовая служба готовит их, а бухгалтерия отрабатывает в учете.

Автоматизация вспомогательных и сервисных функций

1.     В отличие от других процессов, носящих асинхронный оперативный характер, планирование, в частности, финансовое, требует четкой временной регламентации, что связано с многостадийностью процесса, большим числом его участником и ограниченными сроками подготовки планов. Для обеспечения контроля порядка и сроков планирования предназначен вспомогательный регистр «Регламент», в который заносятся плановые сроки готовности каждой из форм планов текущего планирования, и в котором автоматически регистрируются фактические сроки их подготовки.

Этот же регистр обеспечивает контроль актуальности данных, последовательности выполнения расчета планов и т.п.

2.     В силу отсутствия единых регламентирующих документов в управлении финансов нет жестко заданных форм отчетности, организации и ведомства создают различные виды отчетов и справок. Для обеспечения настройки системы автоматизации на принятые в организации виды отчетности необходимо иметь в составе программы генератор отчетов. Примером такого генератора может служить Crystal Reports, обладающий необходимой мощностью средств и универсальностью применения. Другой способ формирования отчетов и диаграмм – непосредственно самим пользователем – это использование электронных таблиц Excel в сочетании с предметно-ориентированными функциями доступа к значениям финансовых показателей.

(Схема 10) Схема регламента

Направления дальнейшей автоматизации

1.     Наиболее значимым направлением является создание сквозного контура текущего планирования (на очередной период), связывающего в единую технологическую цепочку планирование реализации, производственное планирование (при наличии производства), планирование закупок, экономическое и финансовое планирование. Если к этому добавить еще наличие обратной связи (перепланирование взаимосвязанных планов при корректировке каких-либо показателей), то получим систему класса ERP (Enterprise Resource Planning, управление ресурсами предприятия). Для реализации этого направления необходимо дополнить плановые функции системы автоматизации управления торговлей планированием в натуральных и стоимостных показателях на очередной период, а затем интегрировать их с системами технико-экономического и финансового планирования.

2.     Актуальным является также интеграция системы автоматизации управления финансами со рядом специализированных систем – инвестиционного планирования для капитального строительства, биллинговыми системами для телекоммуникаций, управления проектами и бизнес-планирования для проектных организаций. Для этого, а также для интеграции финансовой системы в уже существующую у пользователя информационную систему предприятия, необходима разработка открытых спецификаций обмена данными.

3.     Еще одно направление развития связано с созданием специализированной версии управления финансами для крупных бюджетных организаций и организаций – распорядителей кредитов (министерств, департаментов, отраслевых главков, управлений и отделов).

4.     Наконец, возможно наращивание функциональности и повышение степени автоматизации собственно управления финансами по следующим направлениям:

·       добавление некоторых функций налогового планирования (оптимизация размеров санкций за задержку налоговых платежей, разработка и сравнение финансовых планов для различных вариантов планов);

·       автоматизация расчетных функций – начисления пеней, штрафов, процентов по ссудам и кредитам, проч.;

·       поддержка расширенных схем оплаты – планирование и управление цепочками взаимозачетов, оперативный учет векселей и других ценных бумаг, используемых в качестве платежных средств;

·       разработка «визуального» Платежного календаря: диаграммы платежей по дням, совмещенной с графиком остатка платежных средств, с возможностью «перетаскивания» платежей мышью и т.п.

2.2. Концепции внедрения автоматизированной системы

Внедрение системы автоматизации управления финансами, как и других, производится по обычной схеме:

·        проводится предпроектное обследование;

·        формируется проект автоматизации;

·        производится установка и настройка системы;

·        проводится обучение пользователей;

·        проходит опытная эксплуатация  системы;

·        производится сдача в промышленную эксплуатацию.

Подробное описание этих этапов выходит за рамки этого документа, здесь же приводятся особенности и дополнительные требования к их проведению применительно к управлению финансами.

Предпроектное обследование

1.     Выявление финансовой структуры организации: юридические лица со своими расчетными счетами; подразделения, являющиеся центрами прибыли (сбытовые) или центрами затрат (функц.службы); выделенные направления или проекты (строительство филиала, организация сети розничной торговли и т.п.).

2.     Обследование бизнес-процессов: текущего финансового планирования, управления задолженностью (расчетами), управления платежами.

3.     Изучение связей с взаимодействующими бизнес-процессами: экономического планирования, бухгалтерского учета, управления реализацией и закупками.

4.     Выявление схем и средств платежей (взаимозачеты, векселя, централизованная оплата,…).

5.     Изучение структуры финансового учета – статьи доходов и расходов, дополнительные разрезы (по центрам финансового учета, группам продукции, источникам финансирования и т.п.), степень согласованности финансовых показателей с бухгалтерской аналитикой и коммерческой отчетностью.

6.     Изучение календарного регламента текущего и оперативного финансового планирования.

7.     Обследование документооборота: форм и регламента обработки первичных документов (заявки, сметы, распоряжения, уведомления) и отчетности (планы и отчеты об их исполнении).

8.     Изучение состояния автоматизации управления финансами и взаимодействующих областей: перечня программ и автоматизируемых ими функций, возможностей обмена данными, парка технических средств, основных характеристик сети, используемых операционных систем, СУБД, средств разработки, офисного и коммуникационного ПО.

9.     Формирование предложений по автоматизации: перехода на автоматизированную систему управления финансами (автономной или в составе комплексной информационной системы), налаживания обмена данными с взаимодействующими системами, проведения проектных и иных работ.

Проектные работы

1.     Унификация и кодификация показателей финансовой и взаимодействующих служб (бухгалтерии, ПЭО, коммерческой службы) – центров учета, статей доходов и расходов, проч.

2.     Выявление необходимых доработок системы автоматизации управления финансами (в том числе, по обмену данными с взаимодействующими системами), формирование и согласование Технического задания на доработки, согласование форматов и процедур обмена данными с взаимодействующими системами, проектирование и реализация доработок.

3.     Описание бизнес-процессов управления финансами в автоматизированной системе, формирование календарного регламента текущего и оперативного планирования.

4.     Разнесение бизнес-процессов по конкретным рабочим местам пользователей и создание инструкций по рабочим местам.

5.     Согласование форм выходных машинных документов с учетом возможностей системы и потребностей пользователей; их проектирование и реализация средствами генератора отчетов.

6.     Определение этапности внедрения системы: очередности перевода бизнес-процессов на автоматизированную систему, отказа от дублирования прежней системой управления финансами.

Установка и настройка системы

1.     Установка системы на рабочих местах и создание базы данных системы.

2.     Первоначальное заполнение словарей системы.

3.     Настройка форм выходных документов на содержание словарей.

4.     Первоначальный перенос (конвертация) данных из прежней системы управления финансами.

5.     Проверка функционирования обмена данными с взаимодействующими системами.

Обучение пользователей

1.     Объяснение соответствия используемых  в системе терминов и понятий терминам предметной области.

2.     Обучение автономному использованию отдельных элементов и свойств системы.

3.     Обучение последовательности выполнения бизнес-процессов в системе и приемам коллективной работы.

Опытная эксплуатация

1.     Параллельное выполнение бизнес-процессов в системе автоматизации и прежней системе управления финансами со сравнением результирующих данных.

2.     Выявление ошибок функционирования и неудобств использования системы, выполнение необходимых доработок системы

3.     Оптимизация бизнес-процессов в автоматизированной системе, сокращение их длительности и трудозатрат.

Глава 3. Автоматизация функций финансово-экономического управления группы «Адамас»

3.1. Общая характеристика группы «Адамас»

Предмет бизнеса предприятия.

Бизнес предприятия Заказчика состоит из следующих видов деятельности (ВД):

Ювелирный бизнес

Производство ювелирных изделий

Изготовление цепей и браслетов

Изготовление прочих ювелирных изделий

Изготовление эксклюзивных ювелирных изделий

Сбыт ювелирных изделий

Розничная торговля

Оптовая торговля

Поиск и исполнение заказов на производство ювелирных изделий

Организационную схему в рамках указанных выше ВД представляется в двух разрезах:

·        состав юридических лиц;

·        состав организационных узлов.

Юридическая структура предприятия.

Первое представление группы (в разрезе состава юридических лиц) существует с целью оптимизации налогообложения. Правовая форма и юридические взаимоотношения между  входящими в состав группы юридических лиц (далее ЮЛ) обеспечивают гибкость налоговой политики группы в целом. Данная структура не является жестко-фиксированной. Изменения в ней обычно связаны с изменением законодательтва РФ.  Ниже в таблице 2.2.1. приведен список ЮЛ, входящих в состав группы на момент обследования  с указанием видов деятельности и фактического местонахождения:

Таблица 2.2.1. “Юридическая структура предприятия”