Знание — сила. Библиотека научных работ. ~ Портал библиофилов и любителей литературы ~

Меню Главная Биология и химия Иностранные языки и языкознание История и исторические личности Коммуникации связь цифровые приборы и радиоэлектроника Краеведение и этнография Кулинария и продукты питания Маркетинг реклама и торговля Мировая экономика МЭО Не Российское законодательство Немецкий Неопределено Нотариат Общениеэтика семья брак Основы права Охрана окружающей среды экология Философия Финансовое право Финансовый менеджмент финансовая математика Финансы деньги кредит Французский Хозяйственное право Цифровые устройства Этика эстетика Блог Карта сайта Поиск По всему сайту Статьи Комментарии Файлы Форум Гостевая Ссылки Новости	Рекламные службы как объект автоматизации Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на дискеты или стример, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали. 4. Система должна быть адекватной. Переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Как правило, в отделах рекламы компаний или самостоятельных рекламных агентствах используют несколько программ, созданных разными разработчиками на разных платформах как в DOS, так и в Windows, которые не связаны между собой (49). Как отмечает автор Харитонова И., данные приходится вводить последовательно сначала в одну, потом в другую систему, большинство отчетов формировать вручную. В общем, картина типичная для всех организаций, в которых прошла "кусочная" автоматизация, когда автоматизировались отдельные бизнес-функции. Таким образом, отмечает автор, назрела потребность вместо разрозненных программ, выполняющих функции учета контактов, выписки счетов, размещения заявок, создать интегрированную систему, в основе которой должна лежать централизованная база данных клиентов. Возможно реализовать поставленную задачу на базе продуктов Microsoft, обеспечив единую платформу и создав перспективу для дальнейшего развития информационной поддержки рекламной службы. 2.3. Сравнительная  характеристика  систем автоматизации деятельности рекламных служб Система автоматизации, как уже упоминалось, представляет собой прежде всего реляционную базу данных – хранилище данных всего рекламного подразделения (или отдельного агентства). К разработке каждой из рассматриваемых ниже систем автоматизации рекламных служб предъявлялись различные требования, но подход к разрабатываемому проекту опирался на одни и те же особенности. Первым этапом разработки проекта было проектирование реляционной базы данных. На данном этапе составлялись бизнес-схемы процессов предприятия, анализировались аппаратное и программное обеспечение, необходимое для разработки системы, проводилось планирование разработки интерфейса пользователей (26). На этом этапе разработчики каждой из программ учитывали следующие особенности: - Соответствие аппаратных и программных средств, применяемых для работы, нуждам сотрудников предприятия. От данного соответствия во многом зависит эффективность системы управления. - Скорость отклика системы. Время ожидания пользователем при работе с системой должно быть минимальным. В ряде случаев при проектировании реляционных баз данных приходится отказаться от идеализированных моделей в пользу гибкости и скорости работы. Чаще всего ускорение работы системы связано с увеличением размера программы. - Достаточность данных. Реляционная база данных должна содержать все необходимые пользователю данные. В случае недостатка данных пользователь будет вынужден использовать вспомогательные средства для фиксации информации. - Масштабируемость системы. При проектировании реляционной базы данных необходимо предусмотреть модификацию и наращиваемость базы данных в процессе внедрения и эксплуатации системы. Обычно, как отмечают авторы (39), уже в период создания системы автоматизации бизнес-процессы предприятия претерпевают изменения. Таким образом, разработчики должны быть готовы к пересмотру схемы базы данных во время написания системы автоматизации. Отсутствие механизмов масштабируемости приводит к быстрому устареванию системы. - Открытость системы. Большинство современных систем управления представляют собой открытые системы. Это означает способность расширения системы за счет подключения модулей сторонних разработчиков и дополнительного аппаратного и программного обеспечения. Процесс разработки системы,  как отмечает к.т.н. Харитонова И. (49), проходит 5 фаз :  Анализ.  Планирование.  Реализация. Стабилизация. Внедрение (опытная эксплуатация). Первая фаза - Анализ - позволит сформулировать и согласовать общее понимание проблем и способов их решения между заказчиком (руководителем рекламной службы) и командой проекта. Следующая фаза - Планирование – имеет целью создание информационной модели системы и спецификациями проекта. Большое внимание здесь уделяется разработке структуры базы данных, достаточно гибкой, чтобы она была способна реагировать на динамические изменения в данной предметной области. Третья и четвертая фазы - реализация и стабилизация системы. За это время необходимо создать базу данных на сервере, запрограммировать и оттестировать все специфицированные функции. На этом заканчивается процесс проектирования. Далее начинается фаза опытной эксплуатации. Одновременно с этим возможна такая стадия проекта как перепроектирование. Основой для этой работы могут стать как замечания и претензии пользователей системы, так и просто пересмотр неудачных решений. В итоге в каждом из описанных ниже проектов была создана база данных, которая содержит необходимую информацию о клиентах отдела рекламы - рекламодателях, об объемах проданной рекламной площади и о стоимости предоставляемых клиентам услуг. Эта база данных является основой для выполнения как оперативных функций сотрудников отдела, таких, как оформление заказов на рекламу или учет контактов с клиентами, так и создание множества отчетов оперативного и статистического характера. Создание единого информационного пространства исключает дублирование ввода информации в различных подразделениях агентства/отдела. Как наиболее сложную часть базы данных разработчики этих программ отмечают формализованное (в виде реляционных таблиц) представление об услугах, предоставляемых агентством, т.к. список этих услуг является очень динамичным и плохо структурированным. В Таблице 1 даны отличительные особенности трех имеющихся на рынке программного обеспечения систем автоматизации. Таблица 1 Системы автоматизации офиса рекламного подразделения АИС Основное назначение Отличительные  особенности Media Service 1.Ведение учета    постановки и размещения рекламных материалов в различных СМИ; 2. Контроль за поступающими и исходящими денежными потоками. 1.В равной степени удобна для работы с        различными рекламоносителями. 2. В основу системы положен модульный принцип ввода и обработки информации. 3. По архитектуре - многопользовательская, легко накладывается на инфраструктуру организации, сохраняя имеющее место разбиение на отделы, подразделения и т.п. Agent Внебухгалтерский учет рекламных материалов 1. Программа учета рекламных материалов в  рекламном  агентстве предназначена для оперативного маркетинга собственного бизнеса. 2. Ведет параллельный учет  рекламных  площадей и позволяет оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. 3. требует установленного MS Access'97. СиЗиФ Это инструмент организации работ в офисе рекламного агентства, специализирующегося в первую очередь на размещении рекламы в СМИ. 1. Чрезвычайно проста в эксплуатации, не требует специальной квалификации и рассчитана на постоянное использование персоналом рекламного агентства. 2. Не являясь программой бухгалтерского учета, является инструментом для организации первичного документооборота, контроля взаиморасчетов, и ведения внутрифирменного учета. 3. Может быть установлена на одном компьютере или работать в сети. В программу встроен гибкий механизм перехода от однопользовательского режима работы к сетевому. Рассмотрим подробнее характеристики этих программных продуктов, представляющих собой системы управления базами данных (СУБД). Как видно из таблицы, эти  системы автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе позволяют оперативно решать все вопросы, связанные с управлением производством и размещением рекламы в СМИ. Но если Media Service и СиЗиФ подходят практически для любого рекламного подразделения, начиная от рекламного отдела организации и заканчивая крупным рекламным агентством, то Agent - лишь для  самостоятельной рекламной службы.     Функциональные блоки СУБД  этих систем автоматизации включают в себя примерно одинаковые процессы. А именно: Ввод информации о рекламоносителях и расценках на их рекламные площади. Ввод информации о клиентах и партнерах (наглядная и полная форма ввода информации). Ввод информации о сотрудниках и их принадлежности к отделам (механизм распределения клиентов между сотрудниками). Ввод информации о заказах со стороны клиентов. Ввод информации о переводе денежных средств со стороны клиентов. Ввод информации о размещении заказов в СМИ. Ввод информации о переводе денежных средств в СМИ (двухвалютный учет) и редактирование. Различные виды баланса, позволяющие увидеть реальное финансовое состояние фирмы. Выставление всех видов предварительных документов: счет-заказ, счет (обычный, валютный, с любым наименованием и налогом), гарантийное письмо, отказное письмо и т.д. Механизм генерации счетов-фактур, актов, книг покупок (продаж) и.т.д. Система администрирования пользователей (разграничение доступа, пароли и т.д.) Касса (двухвалютный учет; автоматический перенос платежей из кассы в основные финансовые потоки).          Сравнительную же характеристику функциональных возможностей  этих трех программных продуктов представим в виде таблицы.   Таблица 2 Сравнительная характеристика функциональных возможностей систем автоматизации делопроизводства в рекламном бизнесе Media Service, Agent, СиЗиФ
Функциональные возможности	Media Service	Agent	СиЗиФ
В блоке организации работы с клиентами:
Регистрация клиентов фирмы, заполнение учетных карточек клиента - информации, необходимой для контактов и выписки документов	+	+	+
Ведение истории отношений с клиентом: регистрация заказов, платежей, скидок, звонков и др.	+	+	+
Быстрый расчет и оформление коммерческого предложения в виде счета-заказа для посылки его по факсу	+	+	+
Оформление заказа на рекламу и составление медиаплана	+	+	+
Контроль платежей и текущего баланса взаиморасчетов с клиентом	+	+	+
Контроль эффективности заказов клиентов	+	-	-
В блоке подготовке первичных документов бухгалтерской отчетности:
Печать заказов, счетов, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, счетов-фактур, квитанций и т.п.	+	+	+
Настройка формата представления документов в части отображения НДС, налога с продаж, комиссии агентства	+	-	+
В блоке организации работы с подрядчиками и исполнителями и учета затрат:
Автоматизированная подготовка исходящих заказов для сдачи материалов в СМИ по объему принятых входящих заказов клиентов	+	+	+
Учет офисных расходов, расходов на аренду, рекламу, оргтехнику, зарплату, налоги	+	+	+
В блоке контроля деятельности фирмы, анализа эффективности работы:
Анализ работы менеджеров по принятым заказам за день, за период: перечень заказов, клиентов, сумма заказов, прибыльность	-	-	+
Анализ заказов по всей фирме в заданный период: объем заказов, прибыльность	+	+	+
Построение отчетов, показывающих динамику увеличения или падения активности клиентов за период	-	-	+
Построение отчетов для контроля сдачи материалов в СМИ	+	+	+
Анализ объемов работ и прибыльности по направлениям, по каждому прайсу	+	частично	+

Как видно из сравнительной таблицы, функциональные возможности систем автоматизации делопроизводства в рекламных службах приблизительно одинаковы. В основу всех трех систем положен модульный принцип ввода и обработки информации, который соответствует классической схеме функционирования рекламной компании.

         Системы автоматизации в рекламных подразделениях обеспечивают поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в СМИ.

Таким образом,  для автоматизации рекламных служб характерно выполнение специфических маркетинговых операций и созданное программное обеспечение — это специализированное рабочее место менеджера по рекламе, с помощью которого можно просчитывать различные сценарии рекламных кампаний, а также оценивать их эффективность.
Заключение

Итак, в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Современные организации используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли очень велики. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах и программном обеспечении, стимулирующих развитие технологии управления информацией.

Мы попытались в данной работе осветить вопрос автоматизации рекламной службы. При этом рассмотрели понятие информатизации предприятия, суть деятельности рекламных отделов/агентств, рассмотрели вопрос выбора системы автоматизации для данных организационных структур. В результате можно сделать следующие выводы.

Разрабатываемая и внедряемая система автоматизации должна обеспечивать поддержку основных бизнес-процессов в отделе рекламы: ведение переговоров с заказчиками, прием заявок на размещение рекламы, оформление договоров и счетов, контроль за размещением рекламы в номере. Очень важной функцией системы должна была быть двухсторонняя связь между АИС и системой, используемой в бухгалтерии.

Основные ожидания от внедрения системы связаны с улучшением управляемости процессом, снижением трудозатрат сотрудников на оформление документов и, как следствие всего этого, улучшение экономических показателей деятельности отдела.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы рекламной службы, нельзя не отметить, что эффективная работа ее всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке документации, что дает для предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу рекламного подразделения.

Мы рассмотрели несколько известных АИС для рекламных подразделений, отметив функциональные особенности общие и различные. На этапе внедрения этих систем автоматизации проводились доработки пользовательского интерфейса и отладка системы. Как правило основные изменения, вносимые на данном этапе в программу касались прежде всего эргономических (потребительских свойств разрабатываемой системы, а также наиболее удобного интерфейса пользователя) свойств проекта.

И хотя после внедрения систем проекты считались завершены, впереди, как обычно, был этап сопровождения со всеми его проблемами: исправлением еще не обнаруженных ошибок, неизбежными доработками, связанными с изменениями бизнес-процессов и т.д.

Список литературы

1.     Аристархова М., Матягина Т. Маркетинговые исследования рекламной деятельности // Маркетинг. – 2002. - № 1. – С. 52-58.

2.     Баззел Р.Д., Кокс Д.Ф., Браун Р.В. Информация и риск в маркетинге. - М.: "Финстатинформ", 1993. – 48с.

3.     Гольман И.А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности. – М.: Гелла-принт, 1996.

4.     Евстафьев В. Состояние рекламного рынка России // Рекламные технологии, 2002 – № 2. – С.2-4.

5.     Кушнарева Е., Маркова Е. Рекламное агентство, которое мы выбираем // Маркетинг и реклама. – 2000. - № 10. – С. 47-49.

6.     Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России: Учебно-методическое пособие. – М.: Центр, 1996. – 354с.

7.     Маркетинг: Толковый терминологический словарь-справочник / Под.ред. А. Каджинчарадзе, - М.: Инфоконт, 1991г. – 87с.

8.     Назайкин А.Н. Эффективная продажа рекламы: Технология получения заказа. Практическое пособие. – М.: Дело, 2000. – 267с.

9.     Оганджанянц В. Международная конкуренция и рекламный рынок России // МЭиМО. – 1999. - № 10. – С.99-105.

10. Особенности управления высокотехнологичными информационными компаниями //  Менеджмент в России и за рубежом, 2001. – № 4 – С. 37-54.

11. Реклама от "А" до "Я": Словарь рекламных терминов. - Казань: Казанский университет, 1992. – 66с.

12. Ромат Е.В. Реклама. - Санкт-Петербург; Москва; Харьков; Минск: Питер, 2001. – 425с.

13. Росситер Джон Р., Перси Лари.  Реклама и продвижение товаров = Advertising Commynications & Promotion Management / Под ред. Волкова Л.А. - С-Пб: Питер, 2000. – 360с.

14. Сазонова Н. Характеристики культуры и планирование рекламных компаний // Маркетинг. – 2000. - № 1. – С. 41-50.

15. Серегина Т.К., Титкова Л.М. Реклама в бизнесе: Учебное пособие / под общ. ред. Дашковой Л.П., Представлено: "Маркетинг", информационно-внедренческий центр – М.: Маркетинг, 1995. – 305с.

16. Скороделов К.В. Планирование рекламной компании рекламным агентством // Маркетинг в России и за рубежом. – 2000. - № 3. – С. 60-72.

17. Состояние рекламного рынка России // Рекламные технологии. – 2002. - № 2. – С. 4-8.

18. Стратегии компаний // Менеджмент в России и за рубежом, 2001. – ноябрь/декабрь – С. 3-8.

19. Сэндидж И., Фрайбургер В., Ротцол К. Реклама: теория и практика. – М.: Прогресс, 1989. – 485с.

20. Титов Р. Реклама: Вопросы терминологии // МЭиМО. – 1996. - № 12. – С. 135-141.

21. Уварова А., Шимук А. Маркетинговые исследования рекламной деятельности // Маркетинг, 2002. - № 1. - С.52-58.

22. Уэллс Уильям и др. Реклама: Принципы и практика.- Санкт-Петербург; Москва; Харьков; Минск: Питер, 2001. – 394с.

23. Феофанов О.А. Реклама: новые технологии в России: Учебное пособие. - Санкт-Петербург; Москва; Харьков; Минск: Питер, 2000. – 294с.

24. Эванс Дж. Р., Берман Б. Маркетинг. - М.: Экономика, 1990. - с.240-254.

25. Эффективность рекламы и как ее повысить // ЭКО, 1994 - № 9 – С. 78-81.

26. Ахаян Р. и др.  Эффективная работа с СУБД. – СП-б: Питер, 1997. – 280с.

27. Боровой С.А., Пахчаян А.Б. Риски и стратегии системного проектирования (Из материалов 3-ей Всероссийской конференции) // НТИ, Сер.1. – 2000. - № 9. – С. 24-29.

28. Гендина Н.И., Скипор И.Л. Лингвистические основы информатики.: Гипертекстовый учебный терминологический словарь-справочник: Учеб. пособие/ Кемеровская гос. академия культуры и искусств. - Кемерово: Кузбассвузиздат, 2002. - 124 с.

29. Закон РФ об информации, информатизации и защите информации // Российская газета, 22 февраля, 1995 г. 

30. Информационное пространство России: Каким ему быть // Парламентская газета. – 2002. – 25 мая. – С. 1,3.

31. Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов. – М. – 2000. – 346с.

32. Информация – ключевое понятие 21 века // НТИ, Сер.1 -2001. - № 6. – С.37-38.

33. Ковалев А.И. Информационное обеспечение с точки зрения процессного подхода (опыт компании) // НТИ, Сер.1 – 2001. - № 12. – С. 18-27.

34. Колин К.К. Информационная революция и фундаментальная информатика // НТИ, Сер.1 – 2001.- № 6. – С.1-8.

35. Колкова Н.И. Автоматизация и механизация обработки информации: Толковый словарь-минимум / КГИК;ЦБС; Под ред.С.А.Сбитнева.-Кемерово,1995.-125с.

36. Колкова Н.И. Информационные системы, сети и технологии: Толковый словарь пользователя . - Кемерово: КемГИК, 1995.- 138 с.

37. Нисневич Ю.А. Системный подход в государственной информационной политике // НТИ, Сер.1 - 2000 - № 5 – С.1-7.

38. Орлов А.В., Сенокосов А.И. Словарь по информационным технологиям // Информатика - 2001. - №2. - С.1-31.

39. [Информация о программных продуктах компании Ева] / #"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] Необходимо дать здесь и определение маркетинга (от анг. "рынок") – система управления производственно-сбытовой деятельностью предприятий и фирм, основанная на комплексном анализе рынка. Цель маркетинга – стимулирование сбыта и повышение экономической эффективности. Включает изучение и прогнозирование спроса, цен, организацию НИОКР по созданию новых видов продукции, рекламу, координацию внутрифирменного планирования и финансирования и др. (11)

[2] Коммуникатор – лицо или фирма, которое осуществляет рекламную коммуникацию, инициатор и источник информации. Некоторые специалисты называют коммуникаторами лиц, в чьи уста вкладываются рекламные обращения (11).

Страницы: 1, 2, 3

     Наверх    

© 2009 Все права защищены.