При распределении служебных помещений в офисах учитываются прежде всего роль и функции в управленческой структуре тех подразделений, для которых предназначаются. Так, кабинеты первых руководителей, комнаты для ведения переговоров помещаются в наиболее спокойных частях зданий с удобным и по возможности изолированным подходом к ним. Подразделения, работа которых связана с приемом большого числа посетителей со стороны, например отделы кадров, располагаются на нижних этажах максимально близко от главного входа. Остальные же подразделения (как и отдельные рабочие места) группируются прежде всего в соответствии с существующими взаимосвязями, что позволяет сократить излишнее хождение по офису.

В качестве служебных помещений могут использоваться залы на несколько десятков человек; средние по размеру комнаты на 5-6 работников; кабинеты на одного  или на двоих. Каждый вариант имеет свои преимущества и свои недостатки. Так, в больших помещениях лучше используется полезная площадь; удобнее менять планировку; дешевле обходится отопление, освещение, вентиляция; наконец, люди в любой момент могут свободно общаться друг с другом. Но здесь труднее сосредоточиться, больше соблазнов отвлечься на посторонние дела и разговоры и в целом выше утомляемость. Чтобы как-то ослабить влияние этих факторов, в больших помещениях используются легкие передвижные перегородки.

Сами помещения в идеале должны быть прямоугольными с соотношением сторон от 1:1 до 1:2 и планироваться так, чтобы при необходимости в них нашлось место для установки дополнительного оборудования и организации новых рабочих мест. Но в любом случае между ними должны сохраняться проходы от 55 до 100 см., обеспечивающие свободное передвижение работников и их доступ к оборудованию.

Немаловажную роль в повышении эффективности труда служащих играет удобная мебель, соответствующая физиологическим и антропометрическим характеристикам людей. Такая мебель собирается из унифицированных стандартных элементов, позволяющих при необходимости без труда составлять новые комбинации.

Haбop мебели должен давать возможность размещать весь комплекс технических средств управленческой деятельности — компьютер, пишущую машинку, телефон и т.п. (обычно на небольших специальных столиках), а так же необходимое количество документов. Для работы предпочтительно использовать двухтумбовый стол или однотумбовый с левосторонней тумбой для ящиков и стулья на колесиках с подъемно-поворотным механизмом. Все это в сочетании с правильным освещением (свет должен падать слева или спереди) обеспечивает оптимальную рабочую позу, свободную и удобную, сохраняющую прямую осанку (наклон допустим не более 10-15') и позволяющую при необходимости как сидеть, так и стоять.

Рабочее место и его оснащение является важнейшей составной частью условий труда. Существует четыре группы условий труда: социально-гигиенические, физиологические, психологические, эстетические.К первой группе относится состояние воздуха, шум, вибрация, излучения, освещенность рабочих мест и т.п. Их параметры легко формируются на основе стандартов санитарных служб. Во вторую группу входят нагрузки на организм, возникающие в процессе трудовой деятельности, в том числе связанные с использованием машин и оборудования. Здесь можно нормировать лишь степень тяжести и монотонности работы. Третью группу составляют такие элементы, как морально-психологический климат и характер взаимоотношений между членами коллектива. Четвертую группу образует интерьер производственных помещений, предметная среда, эргономические требования к оборудованию. Условия труда, представленные третьей и четвертой группами, поддаются количественному описанию, а поэтому и не могут нормироваться; здесь возможно высказывать лишь качественные рекомендации общего плана.Благоприятные условия труда способствуют духовному и физическому комфорту работников, их стремлению к творчеству, непосредственно влияют на повышение производительности труда. Неблагоприятные же вызывают переутомление, формирование профессиональных заболеваний, что увеличивает затраты и снижает общую эффективность деятельности фирмы. Поэтому на условия труда должно быть направлено пристальное внимание ее высшего руководства.

  Создание рационального освещения рабочих мест.

Освещение в служебном помещении осуществляется естественным светом, т.е. через одно большое окно, и системой искусственного комбинированного освещения. Для общего освещения используются лампы накаливания. Светильники общего освещения в помещении размещены над рабочими столами, что создает равномерное освещение служебных помещений. При комбинированном освещении используются светильники местного освещения, которые предназначены для создания высоких уровней освещенности. При устройстве комбинированного освещения соблюдены санитарные нормы. Светильники общего освещения обеспечивают не менее 10% освещенности рабочего места. 

Естественное и искусственное освещение /СНиП 23-05-95/

Предлагаю следующие мероприятия:

1. Проводить регулярно очистку стекол и оконных рам, не менее 4 раз в год.

2. Заменить лампы ЛХБ на лампы с большей световой отдачей - щелевые, поверхность которых покрыта зеркально отражающим слоем.

 Рекомендации по оптимизации микроклимата:

В служебных помещениях должны быть обеспечены оптимальные параметры микроклимата, позволяющие сохранять нормальное функционирование организма и высокую работоспособность персонала, труд которого согласно ГОСТ 12.1.005-88 отнесен к категориям легких (работы, производимые сидя, стоя или связанные с ходьбой, но не требующие систематического физического напряжения или поднятия и переноса тяжестей)- 1а и 1б с теплозатратами до 174 Вт.