Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае, если работнику была выдана иностранная валюта.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо, после чего он принимается к учету. При этом неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход, наоборот, выдается ему из кассы по расходному кассовому ордеру.

Пример 2. Менеджер отдела сбыта ООО "Незабудка" Иванов А.К. был направлен в служебную командировку (по территории России). Вернувшись из нее, 2 августа 2006 г. он представил в бухгалтерию авансовый отчет. К нему он приложил железнодорожный билет на сумму 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) и счет из гостиницы на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.).

Приведем образец заполнения этого авансового отчета на с. 17 - 18.

Унифицированная форма N АО-1

                                                         ┌───────┐

                                                         │  Код  │

                                                         ├───────┤

                                           Форма по ОКУД │0302001│

                ООО "Незабудка"                          ├───────┤

----------------------------------------------   по ОКПО │   01  │

           наименование организации                      └───────┘

                                       УТВЕРЖДАЮ     4720

                  ┌─────┬──────────┐   Отчет в сумме -------------------

                  │Номер│   Дата   │                            00

  АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼──────────┤   _________________ руб. ----- коп.

                  │ 102 │21.09.2006│                Директор

                  └─────┴──────────┘   Руководитель --------------------

                                                          Должность

                                         Петров         Петров А.И.

                                       ---------- ----------------------

                                         подпись    расшифровка подписи

                                         2     августа      06

                                       "--" ------------- 20-- г.

                                                     ┌───────────┐

                                                     │    Код    │

                                                     ├───────────┤

                          Отдел сбыта                │           │

Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤

                 Иванов А.К.                         │     13    │

Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер └───────────┘

                  фамилия, инициалы

                                                      командировочные

                      менеджер                        расходы

Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ---------------

┌───────────────────────┬──────────┐ ┌───────────────────────────┐

│Наименование показателя│  Сумма,  │ │    Бухгалтерская запись   │

│                       │руб. коп. │ │                           │

├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬─────────────┤

│             остаток   │          │ │    дебет    │    кредит   │

│Предыдущий   ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼─────┬───────┤

│  аванс      перерасход│          │ │счет,│сумма, │счет,│сумма, │

│                       │          │ │суб- │руб.   │суб- │руб.   │

│                       │          │ │счет │коп.   │счет │коп.   │

│                       │          │ │     │       │     │       │

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤

│Получен аванс  1. из   │ 4 000-00 │ │     │       │     │       │

│кассы                  │          │ │     │       │     │       │

├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤

│1а. в валюте │         │          │ │  20 │1000-00│  71 │1000-00│

│(справочно)  │         │          │ │     │       │     │       │

├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤

│   2.                  │10 000    │ │  19 │ 180-00│  71 │ 180-00│

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤

│                       │          │ │  20 │3000-00│  71 │3000-00│

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤

│Итого получено         │ 4 000-00 │ │  19 │ 540-00│  71 │ 540-00│

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤

│Израсходовано          │ 4 720-00 │ │     │       │     │       │

├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼─────┼───────┤

│ Остаток               │          │ │     │       │     │       │

├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼─────┼───────┤

│ Перерасход            │   720    │ │     │       │     │       │

└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴─────┴───────┘

             2                   2

Приложение ----- документов на ----- листах

                                      Четыре тысячи семьсот двадцать

Отчет проверен. К утверждению в сумме ------------------------------

       00          4720        00             сумма прописью

руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)

                      Смирнова                Смирнова П.Е.

Главный бухгалтер ---------------     ----------------------------

                      подпись              расшифровка подписи

                      Рязанова                Рязанова А.Р.

Бухгалтер         ---------------     ----------------------------

                      подпись              расшифровка подписи

 Остаток внесен          ┌─────────┐      ┌────┐

---------------- в сумме │   720   │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому

Перерасход выдан         └─────────┘      └────┘

         176      2   августа    06

ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.

                   Рязанова    Рязанова А.Р.      2  августа   06

Бухгалтер (кассир) -------- ------------------- "--" ------- 20-- г.

                   подпись  расшифровка подписи

------------------------------------------------------------------

                           линия отреза

Расписка. Принят  к  проверке  от  ____________________  авансовый

                  154      2    августа    06

          отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.

                   Четыре тысячи

                   семьсот двадцать       00

          на сумму ---------------- руб. --- коп., количество документов

                    прописью

             2           2

          ------- на -------- листах

               Рязанова     Рязанова А.Р.      2   августа    06

    Бухгалтер ---------- ------------------- "--" --------- 20-- г.

                подпись  расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1