| Организация первичного учёта областного управления инкассации и пути его совершенствования |
Их преимущество проявляется в
сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением
имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения
бухгалтерского учёта.
Примером таких документов
являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых
профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило,
ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске
однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов
применяются лимитно – заборные карты.
По месту составления документы подразделяются на
внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации.
Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов,
имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые
отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени,
инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
Внешние документы составляются на стороне
другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны
быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.
Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и
те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках
унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов
иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и
многопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узко специализированный
характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования
объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных
ценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены
операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах
одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными
(многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные
ведомости, лимитно - заборные карты и др.
Многопозиционные документы
находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе.
Преимущество их – в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по
учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в
условиях внедрения автоматизированного учёта.
По оформлению однородных
операций выделяют
унифицированные и прочие документы.
Унифицированные документы это типовые документы,
утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления
однородных операций в организациях с различной формой собственности и
различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов
различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к
применению всеми организациями, независимо от форм собственности,
осуществляющими деятельность на территории РФ.
Автоматизация бухгалтерского
учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных
документов и электронных версий.
Унификация документов ведёт к
упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией
документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет
сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и
хранение.
Не вошедшие в указанный
перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим
документам принято относить документы накопительного характера: ведомость
расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой
наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)
Наконец, по способу заполнения
различают документы, заполняемые:
-
вручную;
-
на
пишущей машинке;
-
полностью
составляемые автоматизированным путём.
К документам, заполняемым
вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь
относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по
малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также
накопительные ведомости и пр.
Документы, заполняемые
частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных
карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём,
сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных
операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства:
счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины
и т.п.
§1.6 Формы ведения бухгалтерского учёта.
В настоящее время
распространены четыре формы ведения бухгалтерского учёта: ручные –
мемориально-ордерная, журнально-ордерная, упрощённая и машинно-ориентированная
– автоматизированная. Их особенности, достоинства и недостатки представлено в табл.
1.1
Табл. 1.1. Характеристика форм ведения бухгалтерского учёта
|
№ п/п
|
Форма ведения бухгалтерского
учёта
|
Основные регистры
|
Последовательность записей из
первичных учётных документов
|
Достоинства
|
Недостатки
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
1
|
Мемориально-ордерная
|
Мемориальные ордера
|
Документы в хронологическом
порядке записываются в мемориальные ордера с указанием даты, номера
документа, суммы и корреспондирующих счетов. Параллельно ведётся
аналитический учёт в карточках.
|
Строгая последовательность
учётного процесса, простота и доступность учётной техники, разделение труда
между квалифицированными неквалифицированными работниками.
|
Трудоёмкость учёта из-за многократного
дублирования учётных записей, громоздкость аналитического учёта, формы регистров
часто не содержат показателей для анализа и составления отчётности.
|
2
|
Журнально-ордерная
|
Журналы-ордера
|
Документы (или накопительные
ведомости) по мере их оформления систематически в хронологическом порядке
заносятся в журналы-ордера по кредитовому счёту
|
Синтетический учёт в ряде
журналов совпадает с аналитическим, необходимость ведения специальных хронологических
журналов отпадает, облегчается составление отчётов. Наиболее разработана и
унифицирована
|
Сложность и громоздкость построения
журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих
механизацию учёта
|
3
|
Автоматизированная
|
Возможность выбора различных
регистров синтетического и аналитического учёта
|
Как правило, первичные
документы в хронологической последовательности регистрируются в журнале
хозяйственных операций по принципу записи в мемориальном ордере (возможны варианты)
|
Возможность составления в
автоматическом режиме любых выходных форм, требующихся для анализа, управления,
контроля, составления отчётности, снижение трудоёмкости учётного процесса, повышение
производительности учётных работников, быстрый поиск информации, высокая
точность учётных данных и др.
|
Большие затраты на оснащение
АРМов и обучение персонала работе с ПК и в определённых бухгалтерских
программах
|
4
|
Упрощённая
|
Ведомости учёта
соответствующих объектов, книга учёта хозяйственных операций
|
Порядок записи зависит от
количества совершаемых операций. Если он мал, то запись вносится сначала в
Книгу, затем в ведомость, а если велико – то сначала в ведомости, а затем
итоговые данные в Книгу.
|
Упрощение учётного процесса
для предприятий сферы малого бизнеса
|
При наращивании деятельности
эта форма ведения учёта будет становиться всё более громоздкой, потребует перехода
к традиционным формам ведения бухгалтерского учёта.
|
1.
Первичный
учёт представляет собой полноценную составляющую бухгалтерского
управленческого учёта его необходимо выделять в самостоятельную, требующую
исследования систему со своей структурой, целями, задачами, а также внутренними
и внешними связями.
2.
Основная
цель системы первичного учёта – обеспечение такой организации взаимодействия
всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на
соответствующе участке функционирования системы пользователи имели бы
возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии
и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за
текущие периоды.
3.
Структура
СОПУ представлена совокупностью таких взаимосвязанных и взаимозависимых
элементов (подсистем), как:
§
сбор и
регистрация оперативных фактов, подлежащих первичному учёту;
§
среда
функционирования СОПУ;
§
массив
первичной учётной документации.
4.
Задача
подсистемы сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту,
- постоянный, оперативный, точный сбор учётной информации и незамедлительная её
регистрация. Задача среды функционирования СОПУ – оптимальное влияние на
первичный учёт с целью повышения эффективности его организации. Задача
подсистемы первичной учётной документации – фиксация на материальном (или ином)
носителе правильно идентифицированного оперативного факта с помощью
установленных реквизитов, придающих носителю юридическую силу.
5.
Документ
является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные
операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами
(ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет
бухгалтерской записи.
В объединении
инкассации первичный учёт построен на основании следующих первичных документов:
По учёту
основных средств.
1. «Акт приёмки передачи основных средств» (ф. № ОС-1) применяется для
оформления и учёта операций приёма, приёма-передачи объектов основных средств в
Управлении для:
а) включения объектов в состав объектов основных средств и учёта их
ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент
приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приёма их из монтажа и
сдачи в эксплуатацию), поступивших:
-
по договорам купли-продажи, мены имущества,
дарения, финансовой аренды и др.
-
путём приобретения за плату денежными средствами
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже) другой
организации.
Данные приёма и выбытия объекта из состава основных средств вносятся в
инвентарную карточку учёта основных средств.
2. «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф.№
ОС-2). Применяется для оформления и учёта перемещения объектов основных средств
внутри организации из одного структурного подразделения в другой.
Выписывается передающей стороной в трёх экземплярах, подписывается
ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый
экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у лица, ответственного за
сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передаётся
получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в
инвентарную карточку учёта объектов основных средств.
3. «Акт приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и
модернизированных объектов» (ф. № ОС-3). Применяется для оформления
приёмки-сдачи основных средств из ремонта, после реконструкции, модернизации.
Акт подписывается представителем принимающего подразделения и представителем
подразделения, выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации).
Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта
вносятся необходимые изменения в части характеристики объекта. Акт,
подписанный главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.
4. «Акт на списание основных средств» (ф. № ОС-4) применяется для
оформления списания основных средств (кроме автотранспортных). Акт составляется
в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем
организации. Первый экземпляр акта передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у
материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад
материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта. Затраты по
списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражается в разделе
акта «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о
поступлении материальных ценностей от их списания».
5. Акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС- 4а) составляется в
двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем
организации. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию; второй – остаётся у
материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад
материальных ценностей, оставшихся после списания. Вместе с актом в бухгалтерию
передаётся документ, подтверждающий снятие автотранспортного средства с учёта в
Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства
внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
|