- выявить нетипичную или
разовую хозяйственную операцию.
6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных
принципов, это принцип соблюдается автоматически. В частности, следование
принципу определённости регистрации документов в значительной степени облегчает
поиск так называемой «ошибки двойного ввода», ибо все первичные документы,
отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном
регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности
регистрации первичных документов практически не допускает ситуации, когда
первичный документ не находит отражения в учетном регистре.
3. Передача документов в архив. Это завершающая стадия документооборота.
В соответствии со ст. 17 Закона «О бухгалтерском учёте» Управление обязано
хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта в течение
сроков, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела,
но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учётных документов,
регистров бухгалтерского учёта несёт руководитель организации.
Документооборот первичной учётной документации регламентируется графиком,
который утверждается приказом руководителя предприятия. Работу по его
исполнению регламентирует главный бухгалтер.
В Тверском областном управлении инкассации наблюдается отсутствие графика
документооборота. Но я считаю, что необходим график, который предусматривал бы
оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого
первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также
способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной
функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации
учётных работ. Примерно график документооборота может выглядеть следующим
образом: см. Приложение 7.
Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и
полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.
Хранение документов – совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации
документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для этого
элемента первичного учёта наиболее значимыми являются понятия «номенклатура
дел» и «дело» [29, с. 36].
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел,
формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определённой
последовательности, с указанием сроков их хранения.
Дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку
деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых
в отдельную обложку.
1. Экспертиза ценности документов – важный этап при организации хранения
документов. Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания
и обработки. Большая часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение,
после использования, которой документы теряют своё назначение. Другие документы
содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, т.к.
для этого потребовались бы большие помещения, оборудование, штаты специальных
работников, да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень
сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов «с
целью отбора их на государственное хранение или установление сроков хранения» (
ГОСТ 16.487 – 83. – С.7).
2. Систематизация документов. Совершенствование работы аппарата
управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в
документах, в значительной мере зависят от методов их классификации. Единый
подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел,
которая является классификационным справочником. Номенклатура дел закрепляет
классификацию исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел,
сроки хранения дел, служит основным учётным документом в делопроизводстве.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая -
устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве, единую
индексацию этих дел и является нормативным документом; примерная –
устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации,
на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит
рекомендательный характер; конкретная – устанавливает состав дел организации.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях.
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение
документов. В номенклатуру дел включаются все документы предприятия,
составляемые в Управлении и поступившие в него из других организаций.
3. Хранение документов в оперативной деятельности. Оперативное хранение –
хранение документации в структурных подразделениях организации. Оперативное
хранение подразделяется на хранение в процессе исполнения и хранения
исполненных документов.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных
папках с надписями «Срочно», «На исполнении» и т.д.
Оформление дел начинают после уточнения сроков хранения документов. На
дела с истёкшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
типизирована и приведена в основных правилах работы ведомственных архивов.
(Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: Главархив СССР, 1988. –
С.173).
Кассовые документы, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним
документам подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды
документов хранятся не переплетёнными, но подшитыми в папках во избежание их
утери или злоупотреблений.
Использование документации в текущей деятельности организации – одна из конечных задач, ради
которых у Управления инкассации создаётся система первичного учёта. Цель
данного элемента организации работы с документами – повышение эффективности и
качества принимаемых управленческих решений с помощью качественной и правильно
организованной системы документации и её оборота.
Использование документации в текущей деятельности можно условно разделить
на следующие компоненты:
· организация
информационно-поисковых систем;
· контроль исполнения
документов;
· работа исполнителей с
документами.
Основа построения поисковых систем – регистрация документов – фиксация
факта создания или поступления документа путём проставления на нём даты и
регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в
документе.
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения направления
(ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учёта и
использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчётные, финансовые,
бухгалтерские и другие.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция
управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному
исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой
для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных
сотрудников. Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:
- постановку документов на
контроль;
- проверку своевременности
доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и
регулирование хода исполнения;
- учёт и обобщение результатов
контроля исполнения документов.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в системе
управления, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и
индивидуальными. Для первичной учётной документации определяются типовые сроки
исполнения, т.к. эти документы ограничены рамками отчётного периода. Согласно
ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее
контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий.
На самом документе в правом нижнем углу проставляется отметка, подтверждающая
исполнение и подписанная ответственным лицом.
Наиболее рациональным в настоящее время является автоматизированный
контроль за исполнением документов, который ведётся на персональных
компьютерах. Специальные программы позволяют выводить на экран списки
документов, исполнение которых истекает в определённый срок.
Работа исполнителей с документами. Руководители структурных
подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов,
доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным
исполнением документов. В отношении первичных учётных документов работа
исполнителей обеспечивает:
- своевременную регистрацию
(принятие к учёту) документа;
- проверку документов по форме
и существу;
- передачу документов на
дооформления (при необходимости);
- тиражирование (при
необходимости) документов;
- оперативную обработку
документов (качественное исполнение документа);
- сохранность документа и
предотвращения несанкционированного доступа к ним;
- предоставление вышестоящему
руководству информации об исполнении документа, а также всей необходимой
информации, касающейся обработанных и принятых на исполнение документов.
1.
В управлении инкассации содержится большое количество
различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту материалов,
по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые
составляют систему первичного учёта на предприятии.
2.
Большинство документов содержатся в альбомах
унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ. Следует отметить, что на
предприятии есть документы, составленные в произвольной форме, которые не
соответствуют требованиям законодательства.
3.
В 25 Главе говорится, что налоговый учет основывается
на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями,
предъявляемыми Налоговым кодексом. Законодательством также предусмотрены
штрафные санкции за отсутствие или неправильное оформление первичных
документов.
4. Организация работы с документами в Управлении – самая важная составляющая
системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих
построение документооборота, использование документации в текущей деятельности
Управления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющей
следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную
организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта,
защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности
документации в соответствии с действующим законодательством.
Вопросы реорганизации и
модернизации действующих на предприятии систем первичного, а далее –
управленческого и финансового учёта в настоящее время более чем актуальны.
Поэтому с подобными вопросами всё чаще обращаются к специалистам, среди которых
лидирующие позиции занимают именно аудиторские компании. Востребованность
такого рода консалтинга позволяет говорить о целесообразности выделения аудита
первичного учёта в самостоятельную услугу.
Не менее важным
представляется использование аудита системы первичного учёта в качестве
значимой составляющей обязательного аудита, поскольку:
1.
первичный
учёт является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния
первичного учёта на 70-80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского
учёта и систему внутреннего контроля на предприятии;
2.
в
процессе проведения аудита первичного учёта в конкретных числовых показателях
определяются объёмы первичной учётной документации, уровень автоматизации их
создания и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей
проверки;
3.
выявляются
наиболее слабые участки учёта, что влияет на состав и содержание процедур при
проведении аудиторской проверки;
4.
исследование
качеств аудиторских доказательств в значительной степени является страховкой
для аудитора, проверяющего конкретный раздел учёта. Аудитор определённо будет
знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей
документации по каждому разделу учёта и какой объём выборки достаточен при
аудите конкретного участка [22, с.71].
Необходимым условием
обеспечения высокого качества оказываемых услуг при проведении аудита
первичного учёта (собственно, как и любого другого объекта аудита) является
разработка научно обоснованной методики его организации. Данная проблема тем
более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная
научно-практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены
вопросы организации и не определены методические подходы к проведению аудита
первичного учёта.
В силу этих причин
целесообразно разработать методику проведения аудита системы организации
первичного учёта на предприятиях аудит СОПУ представляется одной из значимых
составляющих процесса анализа и оценки системы бухгалтерского учёта и
внутреннего контроля в ходе аудита и ставится в один ряд с такими
мероприятиями, как изучение учётной политики и основных принципов ведения
бухгалтерского учёта.
Методика проведения аудита
первичного учёта позволяет решить ряд научных и практических задач [27, с.94]
-
проанализировать
и оценить эффективность функционирования системы организации первичного учёта
на предприятии и обосновать её оптимальную структуру и задачи;
-
выявить влияние
факторов, прямо или косвенно воздействующих на организацию первичного учёта;
-
сформулировать
основные принципы исследования состояния первичного учёта на предприятии,
соблюдение которых позволит обоснованно оценивать внутрихозяйственный риск,
риск средств контроля, а также риск необнаружения существенных нарушений при
аудите СОПУ;
-
раскрыть
необходимость и целесообразность предварительного аудита системы организации
первичного учёта с выявлением в процессе аудита сбоев и нарушений в этой
системе на основе аналитических процедур;
-
систематизировать
типичные ошибки и нарушения, обнаруженные в ходе аудита первичного учёта, и
предложить рекомендации по их устранению.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
|