Определение организатора мероприятия: внутреннее PR-подразделение или сторонняя консультационная фирма

2. Определения круга участников, их роли;

3. Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия

Составление списка приглашенных;

4. Выбор места проведения мероприятия;

5. Программа праздника и подробный сценарий

Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. «Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать – их следует оставить только для публики».[73]

Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника следует выделить:

- разработка оригинальной концепции, сценария и текстов, учитывающих специфику вашей фирмы и вашего бизнеса;

- постановка корпоративного праздника силами ваших сотрудников;

- конкурс номинаций;

- презентация отделов и подразделений;

- правильный подбор места проведения мероприятия;

- разработанная с учетом особенностей организации концепция призов и подарков;

- правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

- организация банкета или фуршета;

- организация фейерверка любого уровня сложности;

- украшение зала и сцены;

- звуковое и световое обеспечение;

- мультимедийная презентация и поддержка концерта;

6. Определение бюджета мероприятия

7. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все корпоративные праздники стоит афишировать для внешней среды организации, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ). Необходимо подготовить все условия для удобной работы журналистов: посадочные места, достаточное количество розеток для аппаратуры, средства связи (телефон, компьютер, принтер, факс, Интернет), а также напитки и закуски. «Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретными СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок».[74]

8. Анализ результатов.

Необходимо:

- выяснить  удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

- проанализировать ошибки и форс-мажоры;

- провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;

- проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку  они отражают психологический климат в организации и представляют собой субъект исследования и предмет работы.

Анализ эффективности праздничного мероприятия

Корпоративный праздник – это сильнодействующий инструмент PR. Это означает, что его грамотное использование приводит к ощутимым изменениям и реально измеримым результатам. Но как  в целом в области PR, так и в полной мере применительно к праздничным мероприятиям, существует проблема объективного измерения полученного эффекта. В «нематериальной» области эта проблема настолько актуальна, что количество исследователей, занимающихся ее разрешением невероятно велико. Давно существующие и признанные  методы оценки вложенных затрат и полученной прибыли в данной области работают крайне редко. Положение осложняется еще и тем, что большинство приемов PR, в том числе и корпоративные праздники, являются долгосрочным вложением денег, идей, рабочего времени и труда целого ряда специалистов. Так, результат может проявиться на следующий день после проведенного корпоративного праздника, а может стать заметен только по прошествии достаточно длительного периода времени (когда большинство членов выбранной целевой аудитории уже не будут связывать происходящие изменения с прошедшим праздничным мероприятием).

Оценка эффективности корпоративного праздника складывается из анализа очевидного факта достижения/не достижения поставленной цели. То есть, планируя праздничное мероприятие, ставя перед ним цели и задачи, нужно заранее продумать и систему оценки эффективности задуманного праздника. Это, пожалуй, наиболее сложная задача в организации корпоративных праздников. Ведь заказчик, грамотно оценив полученный результат и адекватно его интерпретировав, становится постоянным клиентом  у организаторов праздников и в полной мере пользуется всеми возможностями данного инструмента PR. И наоборот, не заметив полученного эффекта, заказчик разочаровывается в корпоративном празднике, как в действенном способе достижения определенных целей, и перестает вкладывать возможные средства в развитие данного направления работы, что, в свою очередь, может повлечь за собой нежелательные изменения в общей организационной культуре компании.

Таким образом, можно утверждать, что единого способа анализа эффективности корпоративного праздника не существует. Те варианты, которыми пользуются компании на данный момент, работают не постоянно и применимы только к определенному виду праздничных мероприятий. Так, например, при организации «внешнего» корпоративного праздника, имеющего своей целью создать спрос на предоставляемые услуги/товары (своего рода презентация услуги/товара, способствующая росту потребительской активности), методом измерения полученных результатов может стать сравнение уровня спроса на товар/услугу до проведения мероприятия и после его проведения. Но сложностью здесь является то, что рост потребительского спроса произойдет не мгновенно, а результат окажется растянутым во времени и от этого может быть не учтен.

Роль руководителя организации на корпоративном празднике

Поведение руководителя на корпоративном празднике во многом обеспечивает его успех. Однако изучение психологии поведения в этих условиях не слишком разработано. Поэтому отметим некоторые типичные ошибки руководителя и дадим  некоторые рекомендации.

Типовые ошибки при проведении корпоративных вечеринок:

- руководитель, желая сделать подарок подчиненным, устраивает вечеринку в ресторане, который в обычной жизни персоналу фирмы не по карману. Что происходит? На вечеринку (к огорчению руководства) не является добрая половина сотрудников. Нет, это не пренебрежение к традициям компании. Просто им было неловко. Им нечего одеть в такое шикарное место. Они не знают этикета, принятого в таких местах. Они не знают, как себя вести с официантами. Чтобы не ставить себя и Вас в неловкое положение, они решили не ходить вообще. Конечно, потом они скажут, что у них болела голова, или заболел ребенок. Но настоящая причина в том, что руководитель выбрал неподходящее место.

- руководитель приходит на вечеринку в том же костюме, в котором ходит в офисе. Таким образом, он дает понять, что относится к мероприятию как к элементу своих служебных обязанностей. Он здесь на работе. Это на самом деле так, только работая на вечеринке, руководитель должен делать вид, что отдыхает. Это самая трудная работа, но именно это и является мерилом профессионализма.

- противоположный вариант. Руководитель приходит в пиджаке, расшитом золотом, на спине у него, как у хоккеиста написана фамилия. Но не его, а ARMANI. Его новые супермодные туфли сверкают бляхами. На его столе большая коробка с кубинскими сигарами и золотая гильотина для отрезания их кончиков (кончиков сигар, конечно). Зажигалка "Cartier" соперничает в блеске с часами "Patek Philip". Руководитель, таким образом демонстрирует ту пропасть, которая пролегла между ним и его сотрудниками. Я не призываю явиться в костюме бомжа, но здесь - то место, где должна быть проявлена сдержанность в подборе туалета.

- руководитель напивается и безобразничает. Комментировать, похоже, и не нужно.

- руководитель не пьет совсем (что еще хуже), смущая этим и без того смущенных сотрудников.

- руководитель присутствует на вечеринке "до последнего клиента". Поясним, что по правилам делового этикета, с неформальных мероприятий никто не может уйти, пока присутствует шеф. Он сам должен почувствовать, когда его присутствие становится уже сдерживающим фактором для подчиненных. В это время он тихонько, не привлекая к себе внимания, уходит. Через 10-15 минут то же самое должны сделать его замы, затем - руководители отделов. После этого начинаются "бои без правил". Низший эшелон начинает настоящий оттяг. За что и будет вам очень благодарен.

- руководитель не танцует. Не нужно стараться перещеголять Рикки Мартина. Но танцевать вы обязаны уметь по статусу!

- руководитель ни в чем не участвует. Ни в пении под караоке, ни в дурацком конкурсе на раздевание, ни в идиотском срезании никому не нужных сувениров с завязанными глазами. Ни в чем. Вместо этого он притворяется элементом интерьера и с серьезным видом наблюдает за тем, как дурачатся его сотрудники. На приглашение принять участие, он учтиво отвечает: "Спасибо, я здесь постою - посмотрю".

- руководитель привозит на вечеринку свою жену (своего мужа). Как вариант - не свою жену (не своего мужа). Чем невероятно смущает собравшихся. И особенно себя. Не секрет, что человек реализует себя в различных социальных ситуациях по-разному. Мы дома одни, на работе другие. Это нормально. И приведя жену (если не было оговорено, что все приходят с женами/мужьями) не спрашивайте, почему у ваших людей удивленные лица. Просто они не узнают своего шефа.

- руководитель ограничился выбором места проведения и меню, предоставив сценарий вечера случаю. И превратив, тем самым, важнейшее мероприятие внутреннего PR в банальную пьянку. Продвинутые люди сегодня даже программу собственного Дня рождения продумывают.

- руководитель поручает вручение подарков секретарше. Не буду говорить об этом слишком много. Просто приведу в пример армию. Медали отличившимся вручает не писарь в каптерке, а командир перед строем. Ценность награды возрастает многократно. Даже для собаки важно, из чьих рук она получает косточку. Именно владельца этих рук она и будет считать своим хозяином. Именно за него пойдет в огонь и в воду. А Ваши подчиненные чем хуже?

Что же должен делать руководитель? Как себя вести? Набор правил прост и короток, Вы его без труда усвоите. Справедливости ради нужно сказать, что Вы не прочтете этого в руководстве по этикету и книге по менеджменту. Перечень этих правил - результат практической работы и отслеживания ее результатов. Понятно, что, во-первых, не следует делать тех ошибок, о которых шла речь выше.

Далее. Первое лицо компании должно произнести первый тост. В абсолютной тишине и при стопроцентном внимании всех собравшихся. У всех в руках бокалы. У всех налито. У всех на лицах печать торжественности: "шеф говорит!". В первом тосте юмор, конечно, допустим, но в аптечной дозировке.
Наиболее предпочтительные темы тоста:

- каких успехов мы добились сообща;

- каких успехов мы еще добьемся сообща;

- как я рад, что работаю с такими людьми, как вы;

- как благодарна вам компания за тот вклад, который вы сделали.

В любом случае, первый тост должен быть направлен на собравшихся.
Позднее руководитель произносит еще и четвертый, либо пятый тост. Это тост, выделяющий определенную категорию сотрудников. Он может предложить выпить за женщин, работающих в компании, за самых молодых сотрудников, за ветеранов фирмы, за тех, у кого в этом году родились дети и так далее. Больше тостов без особой нужды руководитель не произносит.
Дальнейшая его участь еще печальнее. Он обязан принимать все приглашения на танец. И танцевать с воодушевлением, однако не позволять себе двусмысленностей, вроде чрезмерного прижимания к себе партнерши.
Обязательно он обязан подойти с бокалом к каждому из ключевых сотрудников (их не бывает много) и выпить за него (не обязательно до дна). При этом уместно сказать несколько проникновенных слов. Это делается без привлечения внимания. Как бы, по секрету.

И последнее. Шеф не должен тянуть на себя одеяло на корпоративной вечеринке. Понятно, что здоровое честолюбие часто является стимулом к карьере. Но мероприятие, о котором идет речь, делается для коллектива. И это должно быть заметно. Следует поощрять самовыражение и раскрепощенность сотрудников, поощряйте веселье и включенность всех участников, но не стоит старайться возвыситься и явно управлять процессом.

Выводы:

Корпоративные праздники являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций. Корпоративный праздник - специальное  мероприятие, инициированное и финансируемое компанией,  организованное для персонала,  партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации. Это сильнодействующий инструмент PR, грамотное использование корпоративного праздника приводит к ощутимым изменениям и реально измеримым результатам.

Глава 3. Анализ проведения празднования 5-ЛЕТИЯ ЗАО ЛОТТА-ОЛТ

3.1. Описание ЗАО «Лота-Олт»

Основное направление деятельности ЗАО «Лота-Олт» - развитие рынка телекоммуникаций, разработка и продвижение проектов в сфере Hi-Tech.

5-летний опыт работы позволил ЗАО занять лидирующие позиции по дистрибуции оборудования для спутникового и кабельного TV и интеграции TV систем.

ЗАО «Лота-Олт» в 2000 году начала свою деятельность с магазинного отдела по продаже спутниковых антенн.

Сейчас это крупная компания, в 22 филиалах которой работает более 600 человек. Филиалы ЗАО размещены в крупных городах России, в Белоруссии и на Украине, в Прибалтике.

В структуре Корпорации 4 подразделения

Департамент оптовых продаж

оборудование для приема спутникового TV

оборудование для спутникового INTERNET

эфирно-кабельное оборудование

Департамент профессиональной техники

профессиональные приемо-передающие TV оборудование и интерактивные системы

Департамент проектирования и строительства

полный комплекс по проектированию и строительству телекоммуникационных сетей и слаботочных систем

Департамент розничных продаж

объединяет 8 магазинов Мир Антенн и 5 Call-центров

крупнейший дистрибьютор систем спутникового телевидения НТВ Плюс

Для удобства клиентов в Корпорации развиты сервис-центры, службы логистики и доставки.

ЗАО «Лота-Олт» уделяет большое внимание поддержке социальных программ и проектов, продвигая высокие технологии на предприятиях государственного значения.

Тем не менее, несмотря на  благополучные экономические показатели в корпоративной культуре можно отметить следующие негативные моменты:

- работники стремятся к более демократическому управления, хотят знать, куда идет фирма.

- руководитель строит управление не на коллегиальной основе, он дает понять, что предпочитает систему «приказ – подчинение»;

- руководитель не является действительно авторитетным лицом в организации (например, когда речь идет о руководстве, работники обычно говорят «эти, там наверху»);

- многих работников мучает мысль о невозможности реализации своего потенциала и применения полученных в ходе учебы знаний на практике;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12