Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства  для расчетов о работниками по командировкам, выдачи им средств  на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2.  документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

    3.  контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно- операционные цели.

  При выборе темы дипломной работы я остановилась на теме: «Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами» по нескольким причинам: во-первых, бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей – явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой дипломной работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

    Эта тема бухгалтерского учета очень широка и охватывает  массу информации и большой круг бухгалтерской документации, с которыми я получила возможность ознакомиться и проанализировать их.

          Цель работы:

- изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета  и аудита расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

- проанализировать деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета и аудита, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств и документами аудиторских фирм;

-осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

-   выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами  и разработать тесты аудиторских проверок .

На эти и другие типичные вопросы, связанные с командировочными расходами, будут даны ответы в рамках этой работы на примере предприятия ООО «Пойковоавтотранс-1».

Общество с ограниченной ответственностью «Пойковоавтотранс – 1» создано на основании решения учредителя: Открытого акционерного общества «Юганскнефтегаз» (протокол заседания совета директоров «Юганскнефтегаз» №7 от 15 июля 1998 года).

          Зарегистрировано Администрацией Нефтеюганского района Распоряжение №769 от 24 июля 1998 года.

Юридический статус: Общество является юридическим лицом со статусом коммерческой организации согласно праву Российской Федерации.

          Общество имеет круглую печать, может иметь товарные знаки, знаки обслуживания, промышленные образцы, бланки, штампы, печать с указанием своего наименования в русской и латинской транскрипции с изображением товарного знака.

          Общество может выступать истцом, ответчиком и третьим лицом в судах общей юрисдикции, арбитражных и третейских судах и иных юридических органах.

          Основными видами деятельности ООО «ПОАТ-1» являются оказание транспортных и сервисных услуг предприятиям, занимающимся добычей нефти, бурением, а также оказанием транспортных услуг населению.

          Высшим органом управления Обществом является Общее собрание Участников.

          Общие собрания Участников могут быть годовыми и внеочередными. Годовые собрания участников проводятся в течение двух-четырех месяцев после окончания финансового года Общества. На годовых общих собраниях Участников в обязательном порядке утверждаются годовые результаты деятельности Общества.

          Все собрания, проводимые помимо годовых, являются внеочередными. Внеочередные Общие собрания Участников созываются управляющим общества по своей инициативе, а также по требованию ревизионной комиссии, аудитора Общества, а также Участников, обладающих в совокупности не менее чем одной десятой от общего числа голосов Участников Общества.

Единоличным исполнительным органом Общества является управляющий. Он назначается общим собранием Участников и действует на основании Устава.

Общество создано и действует с целью извлечения прибыли посредством предпринимательской деятельности.

В соответствии с Уставом ООО «Пойковоавтотранс-1» основными видами деятельности являются:

1.     оказание автотранспортных и сервисных услуг

2.     оказание социальных услуг населению

3.     оказание услуг производственного характера

4.     осуществление посреднической деятельности

5.     прочие виды деятельности

Общество имеет гражданские права и обязанности, необходимые для осуществления любых иных видов деятельности, не запрещенных Федеральным Законом.

Общество вправе осуществлять любые виды лицензируемой деятельности после получения соответствующих лицензий.

  I. Организация учета и аудита расчетов  с подотчетными лицами.

      I.1.Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.

1.     Федеральный закон « о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ ( в ред.23.07.98)

2.     Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н « Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (в ред. 24.03.2000г.)

3.     Гражданский кодекс Российской  Федерации.

4.     Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с01.02.2002г.

5.     Налоговый кодекс РФ части I и II  главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 « Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ (в ред.29.11.2001)#P 3 0 1 1 9030073 01000000000000000100020000000110CB070A0B0000000000000700031000000300000033390001000000000006000100#G0

6.     Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.

7.     Стандарты по аудиторской деятельности.

8.     План счетов и инструкция по применению плана- счетов.

9.     Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г).

10. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г        N 1050

11. Постановление Совмина-Правительства РФ от30.07.93 № 745 «Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (в ред. 02.12.2000)

#E#P 3 0 1 1 9027703 010001000000070000000100020000000210010000004254890000000E0010100000000013000000C3D0C0C6C4C0CDD1CAC8C920CACEC4C5CAD10001000000000001000100#G0

 12. Приказ Минфина РФ от 15 марта 2000года № 26н.( в ред.01.03.2001) « О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения»

 13.   Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н « Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»

  14.#E#P 3 0 1 1 9038912 01000000000000000100020000000110CD07020D0000000000000700031003000300000031340001000000000006000100#G0 Постановление правительства РФ от 01.12.93г. №1261 « о размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств» (в ред.21.03.98).

 15. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97).

16. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 «О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте.

17. Положение по ведению бухгалтерского учета ПБУ 10/99 « Расходы организаций». Утвержденный Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (В редакции Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н )

 18. Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в инвалюте» (ПБУ3/2000), утвержденного приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н.

      19. Письма Минфина РФ от 29.03.96 № 34 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

  I.2. Выдача и учет подотчетных сумм. Основания. Оформление подотчетных средств.

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам , на проезд оплачиваемого льготного отпуска ( для работающих в районах крайнего Севера и приравненных к ним), а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета директоров ЦБР 22.09.93 № 40, определяются руководителем предприятия.

Также руководитель утверждает список лиц, имеющих право получать средства в подотчет, например, на хозяйственные нужды.

Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком  кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя (приложение 1) или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы . или со дня возвращения их из командировки. Предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером (приложение 2) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

    В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При составлении сметы следует учитывать действующие нормы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных. Строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом, за постоянную работу  в пути, а также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды – например, закупку материалов, запасных частей ,оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет (приложение 3), который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру ( приложение 4), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11