Сумма расходов по проезду к месту командировки и обратно (без НДС) включается в себестоимость продукции (работ, услуг) и учитывается для целей налогообложения в полном объеме (в сумме фактических затрат). 

При расчете сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с Налоговым Кодексом РФ освобождается плата за проживание в общежитиях.

Пример: Работник согласно авансовому отчету и документам о произведенных расходах оплатил услуги гостиницы по 600 руб. за каждые из пяти суток пребывания в командировке. Норма возмещения указанных расходов составляет 550 руб.

Дебет 19 Кредит 71

-458руб.35 коп.(550*5*16,67%/100)-Отражается НДС по указанным расходам в пределах норм;

Дебет 84 Кредит 71

-41руб.65коп(50*5*16,67%/100)-Отражается НДС по указанным расходам сверх  норм;

Дебет 26,25,20 Кредит 71

-2500 руб.(600*5-500,)-Отражаются расходы по найму

Для целей налогообложения прибыли предприятия в составе затрат принимается сумма командировочных  расходов в размере 2291 руб.65коп.(550*5-458,35).

Следует учитывать, что если в стоимости гостиничных услуг присутствует налог с продаж, то сумма «входного» НДС  выделяется по ставке 16,67% от суммы счета за вычетом налога с продаж.[Письмо Минфина РФ от21.10.1999г. № 04-04-13]

Для целей налогообложения затраты на командировки регулируют налоговые отношения, возникающие между работником  предприятия и государством, а также налоговые отношения, возникающие между предприятием и государством. Первые определяются по отношению  к  налогу на доходы, вторые  связаны с  расчетом НДС, налогом на прибыль и внебюджетными фондами  

Расчет налога на доходы с командировочных расходов предусматривается в следующих случаях:

·        во-первых, если предприятием оплачены работнику сверхнормативные расходы суточных, документально подтвержденные расходы, которые не подлежат возмещению в общеустановленном порядке (такси, ресторанные счета и т.д.) не подтвержденные сверхнормативные расходы по найму жилья.

Стоимость жилого помещения, подтвержденная соответствующими документами (как в пределах норм, так и сверх норм), не рассматривается в качестве дохода, подлежащего обложению подоходным налогом.

В случае принятия руководителем организации решения о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплаченные суммы, превышающие установленные нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника .

Суммы, выделенные командированным работникам на питание и включенные в счет за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат, а в случае оплаты включаются в совокупный доход работника для удержания  налога на доходы согласно Налогового кодекса РФ (с изменениями и дополнениями, части I и II ) 2001г.,ст.217.[7]

·        во-вторых, согласно п.4 разъяснения ГНС РФ от 23 апреля 1994 года № ЮБ-6-08/9 в том случае, когда в командировку (как внутри страны, так и за её пределы) направляется физическое  лицо, выполняющее работы по договору гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм)  относятся на себестоимость продукции (работ, услуг). Однако сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договорами гражданско-правового характера, следовательно, все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

Если предприятие направило работника в командировку для выполнения служебного поручения и  оформило это в порядке, предусмотренном законодательством, а оплату поездки произвело другое предприятие, то в налогооблагаемый доход гражданина не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы. При отсутствии договора на выполнение работ между организацией, направившей гражданина в командировку, и организацией, с которой гражданин состоит в трудовых отношениях, стоимость поездки, оплаченной организацией, следует рассматривать как личный доход гражданина, подлежащий налогообложению на общих основаниях . Кроме того, необходимо  помнить о включении в облагаемый доход на налоги доход работника сумм, по которым работник не отчитался в течение установленного срока.

Если работник не представил авансовый отчет о расходовании сумм, выданных ему на командировочные расходы, или не возвратил в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм в установленный срок,  бухгалтерия вправе из начисленной работнику заработной платы удержать данную задолженность в установленном действующим законодательством порядке.

По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма  облагается налогом на доходы на общих основаниях. При этом налог на доходы налог начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты с бюджетом", субсчет "Налог на доход".  

Недопустимо производить списания задолженности подотчетных лиц без представления ими соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Подотчетные суммы, необоснованно списанные с лиц без удержания из заработной платы (доходов), на основании статей НК Российской Федерации гл.23 «О доходе на налоги с физических лиц» подлежат включению в совокупный  налогооблагаемый доход этих  лиц того календарного года, в котором суммы были списаны.

Предприятия, не удержавшие с указанных сумм  налог, привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном статьей 21  названного Закона.

Сверхнормативные и неподтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным  ставкам.

Таким образом, предприятие должно уплатить Единый социальный  налог (ЕСН)-35,6% : в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов (кроме сумм проживания сверх норм) в размере 28% от данных выплат,  органам  мед. страхования в размере 3,6% , органам соц. страхования в размере 4% .

Суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, подлежат обложению доходом на налоги по совокупности с оплатой труда.

II.3. Правовое регулирование командировок за границу.

Оформление командировок за границу регулируется постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Правила об условиях труда советских работников за границей»  с учетом постановления правительства РФ от 01 декабря 1993 года № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» , а также инструктивным письмом ЦБ РФ № 107 от 2 сентября 1994 года «Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ»( с изменениями, внесенными письмом ЦБ РФ от 07.12.94 № 125; письмом ЦБ РФ от 27.02.95 №147; Положением ЦБ РФ от 25.06.97№ 62; Указанием ЦБ РФ от 19.11.97 № 25-у)

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока, выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Когда работник организации направляется в командировку в страну, входящую в состав СНГ, оформление ее осуществляется по аналогии с командировкой на территории России – то есть выписывается командировочное удостоверение. Загранпаспорт в случае командировок в страны – члены СНГ не требуется.

Обязательное требование при оформлении загранкомандировки – это приказ руководителя предприятия с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания.

В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства – бывшие республики СССР, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно  наличие загранпаспорта, по отметкам  контрольно-пропускных пунктов которого определяется время пребывания работника в загранкомандировке.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

·        по получению виз и загранпаспорта;

·        по прописке загранпаспорта при необходимости;

·        по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

·        оплата за провоз багажа.

Cледует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

До 06.08.92 при краткосрочных командировках в государства – бывшие республики СССР действовали те же нормы возмещения, что и при командировках в пределах РФ. С 06.08.92 задним числом с опозданием почти на полгода Постановлением Правительства РФ от 22.02.93 № 148  были введены новые нормы выплаты суточных при командировках в данные государства. Первоначально одинаковые для всех бывших республик СССР, кроме Прибалтики, а затем установленные с учётом реальной стоимости жизни в этих государствах нормы выплаты суточных приведены в таблице 2.При этом  с 1997г. письмом Министерства финансов РФ от 27.12.96№ 110 опять установлены  единые нормы суточных, выплачиваемые работникам, направляемым в краткосрочные  командировки в страны СНГ (кроме Латвии, Литвы и Эстонии) в размере 20 долларов США в день, для работников учреждений России – 14 долларов США.

Таблица 2.

Изменение размера суточных в странах, входящих в состав Содружества Независимых Государств в 1990-х годах