Необходимо принимать во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке:

·        со дня пересечения государственной границы  на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;

·        со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ – по норме, установленной при командировках в пределах РФ;

·        в случаи выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы;

·        в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.

  При проверке авансовых отчетов необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз и загранпаспорта с отметками КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

  Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются по курсу Центрального банка РФ на день утверждения авансового отчета.

     Аудитору целесообразно выполнить счетную проверку расчета суточных и курсовых разниц, пересчета расходов в пределах и сверх установленных норм, а также итоговых сумм в авансовом отчете. Необходимо проверить, включены ли суммы выплат суточных сверх установленных норм в совокупный доход работников для удержания налога на доходы, а также произведены ли начисления на эти суммы  единого социального налога (ЕСН).

   При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

·        наличие сметы на представительские расходы, утвержденной советом директоров (правлением) предприятия на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;

·        наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

·        наличие оправдательных документов (товарных чеков, чеков ККМ, закупочных актов, квитанций приходных кассовых ордеров и т.п.)

   Если при проверке выявляются несоблюдение названных условий, то подотчетные суммы могут считаться личными доходами сотрудника и должны облагаться  налогом на доходы.

   Проверка отражения в учете расчетов а подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются (в соответствии с п.п. «и» п. 2 Положения о составе затрат) в себестоимость и отражается на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.

   Аудитору следует проверить, отражены ли при расчете налогов суммы сверхнормативных расходов на командировки и расходы, списанные за счет собственных средств.

     Кроме того, суммы НДС, оплаченные по командировочным расходам  (найму жилья), произведенные сверх установленных норм, должны быть отнесены за счет собственных средств предприятия и из бюджета не возмещаются.

   Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов(на доходы, НДС, на прибыль).

II.3.Типичные ошибки.

        Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

1.                                           Нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм

1.1                                            Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно- операционные расходы.

1.2                                            Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

1.3                                            Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.4                                            Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

1.5                                            Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2.Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений 0 о направлении работников в командировку.

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте         пребывания в командировке.

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

2.5 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3.Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

3.1 Нарушение порядка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх  установленных норм .

3.2 Некорректное выделения НДС в суммах командировочных расходов.

4.Нарешения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2 Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушение порядка учета представительских расходов

5.1 Несоответствие фактического  размера представительских расходов утвержденной смете.

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

      6.Нарушения  порядка ведения синтетического учета расчетов с   подотчетными лицами

      6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами.

      6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

      6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале- ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

II.4.  Вопросы для составления плана и программы проверки.

Признаки отсутствия  или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

·          отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя  предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

·          несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

·          отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

·          несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

·          задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

·          списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

·          отсутствие утвержденных руководителем предприятия  смет представительских расходов;

·          отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

·          отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

·          выдача денег под отчет лицам, не являющимся работником предприятия, без соответствующего основания.

      Ответственность за ведение  учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

    Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица №1).

   По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (таблица № 1) аудитор может сделать следующие выводы:

1.                Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга, лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2.                В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

3.                Приказы о направлении работников в командировки на оформляются , при это следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4.                В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы №    « О налоге на совокупный доход с физических лиц» суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются налогом.

5.                В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм с сверх норм не ведется.

6.                В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7.                 В нарушение Налогового Кодекса  РФ  главы № 25 « О налоге на прибыль» и главы № 21 «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов  а пределах норм с сверх норм не ведется.

8.                В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится а суммах, превышающих необходимые.

             По результатам опроса у аудитора складывается определенное  мнение о   состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные    выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов  с подотчетными лицами неудовлетворителен.

           Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

·                    если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным  экспресс- анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

·                    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через   подотчетных лиц и размер задолженности за  подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения  о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете.

               В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен  состав процедур.

            При проверки  расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Таблица №1 Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами