4. Обеспечение связи предприятия с поставщиками посредством электронной почты.

5. Формирование на ЭВМ основных документов, с которыми работает отдел материально-технического обеспечения производства: спецификации на материалы, заявки на закупку, запросы о ценах, заказы на закупку и других.

Хотя потребность для большинства видов сырья, компонентов и сборок в модели в системе планируется соответствующими модулями, потребность для некоторых компонентов или материалов может быть запланирована основываясь на процессе статистического управления запасами. Эти компоненты — сырье или комплектующие, которые используются во многих компонентах готовой продукции, например, винты, болты, заклепки, краска. Эти компоненты производятся или приобретаются на основании “политики заказа”, реализованной в системе планирования для улучшения материально-технического обеспечения производства данными компонентами.

Основная задача здесь сводятся к принятию решения о закупке по данным статистического контроля складских запасов.

Всякий раз, когда “экономический уровень запасов” компонента падает ниже точки заказа, система планирует производство, или приобретение дополнительного количество изделия, причем возможно определение страхового запаса по каждому компоненту отдельно, что позволяет реализовывать независимое управление пополнением запасов на складах. На рисунке 3.8. показан принцип работы системы статистического управления запасами. “Экономический уровень запасов” вычисляется путем сложения складских запасов доступных “по заказу” и “доступных” складских запасов “в наличии”, и вычитания зарезервированных складских запасов.

Рис. 3.8. Схема работы системы управления запасами.

Количество изделий, которое будет приобретено или произведено, зависит от метода заказа, назначенного к изделию. Для компонентов, принадлежащих системе заказа назначается один из трех методов заказа:

• Экономическое количество (величина) заказа
• Фиксированное количество (величина) заказа
• Пополнение к максимальному уровню запасов

На рисунке 3.9. показан более сложный вариант работы системы управления запасами, при котором используются практически все перечисленные выше параметры. Так же на рисунке показано, как будут отличаться “профили запасов” при использовании различных методов заказа. Видно что пополнение до максимального запаса, в общем случае приводит к большим затратам на запасы, чем другие методы. Метод фиксированного количества часто может быть обусловлен поставщиком (например, “вагонная норма” или поставка “кратно одной упаковке”). Метод “экономического количества” наиболее выгоден с точки зрения минимизации потребляемых ресурсов, но не всегда возможен. В рассматриваемой системе применяются смешанные методы заказа, при которых система подсказывает требуемое количество, а отдел материально-технического обеспечения принимает решение “не ниже потребности” или “близко к потребности”.

Рис. 3.8. Схемы работы системы управления запасами

при использовании различных методов.

Страховой запас материала необходим для поддержания процесса производства в случае возникновения непредвиденных и неустранимых задержек в его поставках. По сути, в идеальном случае, если механизм поставок полагать безупречным, система не требует обязательное наличие страхового запаса, и его объемы устанавливаются различными для каждого конкретного случая, в зависимости от сложившейся ситуации с поступлением материалов. Страховой запас необходим в силу того, что зачастую механизм доставки грузов не является достаточно надежным, и возникшее, в силу различных факторов, полное израсходование запасов на какой-либо материал, автоматически приводящее к остановке производства, обходится гораздо дороже, чем постоянно поддерживаемый страховой запас этого материала. Следует отметить, что в Российских условиях, когда задержки в процессах поставки являются скорее правилом, чем исключением, на практике целесообразно применять планирование с учетом страхового запаса, объемы которого устанавливаются в каждом отдельном случае.

Запланированные заказы могут быть основаны на суммарных складских запасах или могут формироваться отдельно для каждого склада. Если тип изделия производимое, процесс генерации приводит к запланированному производственному заказу. Если тип изделия приобретаемое, то результат — запланированный в системе заказ на закупку. Как с другими видами планирования, возникающий в результате плановый заказ на производство и заказ на закупку могут быть изменены, если это желательно или необходимо.

Если желательные изменения были сделаны к запланированным заказам на производство или закупку, запланированные заказы должны быть подтверждены, затем переданы к исполнительным функциям прежде, чем они могут обрабатываться далее. Сгенерированный производственный заказ передается системе управления цехом, сгенерированный заказ на закупку передается системе закупки.

Чрезвычайно важно обратить внимание на функции обратной связи в автоматизированной системе планирования. Например, если поставщики не способны поставить материалы или комплектующие в оговоренные сроки, они должны послать отчет о задержках сразу, как только они узнают о существовании этой проблемы. Обычно ОАО “ВСЗ” имеет большое количество просроченных заказов с поставщиками. Но, как правило, даты этих заказов не отражают в достаточной степени дат реальной потребности в этих материалах. Однако при использовании автоматизированной системы планирования производственных ресурсов даты поставки являются максимально близкими к времени реальной потребности в поставляемых материалах. Поэтому крайне важно заранее поставить систему в известность о возможных проблемах с заказами. В этом случае система должна сгенерировать новый план работы производственных мощностей в соответствии с новым планом заказов.

Все преимущества предлагаемой автоматизированной системы управления производственными ресурсами фактически вытекают из самой методологии планирования, базирующейся на том принципе, что все сырье, материалы и комплектующие, составные части и блоки готового изделия должны поступать в производство в запланированное время, чтобы обеспечить создание конечного продукта без дополнительных задержек. Система ускоряет доставку тех материалов, которые в данный момент нужны в первую очередь и задерживает преждевременные поступления, таким образом, что все комплектующие, представляющие собой полный список составляющих конечного продукта поступают в производство своевременно. Это необходимо во избежание той ситуации, когда задерживается поставка одного из материалов, и производство вынуждено приостановиться даже при наличии всех остальных комплектующих конечного продукта. Основная цель системы в части материально-технического обеспечения производства — формировать, контролировать и при необходимости изменять даты необходимого поступления заказов таким образом, чтобы все материалы, необходимые для производства поступали своевременно.

Таким образом, использование системы для планирования производственных потребностей позволяет оптимизировать время поступления каждого материала, тем самым значительно снижая складские издержки и облегчая ведение производственного учета, позволяет экономить на средствах, вложенных в закупку материалов и находящихся в стадии незавершенного производства, на складе готовой продукции.

3.3. Автоматизация работ по экономическому анализу

С помощью предлагаемой к внедрению АИС организуется комплексный управленческий учет и экономический анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, причем достигаются достоверность и оперативность получаемой и используемой в управлении и анализе информации.

Предпосылками для автоматизации работ по экономическому анализу в ОАО “ВСЗ” являются:

·        успешная компьютеризация управленческих подразделений предприятия;

·        наличие локальной компьютерной сети, соединяющей ЭВМ пользователей и обеспечивающей доступ к общим базам данных;

·        автоматизация бухгалтерского учета, позволяющая путем математических алгоритмов проводить анализ на основании данных бухгалтерского учета;

·        внедрение автоматизированной системы планирования производственных ресурсов, позволяющей использовать данные управленческого учета для анализа и прогноза производственно-хозяйственной деятельности.

Как правило, экономическая информация подвергается некоторым процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур преобразования и особенности их выполнения во многом зависят от самого предприятия, ведущего автоматизированную обработку информации.

Выполнение основных процедур преобразования информации включает в себя некоторые обязательные шаги: сбор и регистрация, передача, обработка экономической информации.

При сборе и регистрации информации (в автоматизированных управленческих процессах предприятия производятся сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность) особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.); сбор информации должен  сопровождаться ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими.

В условиях частичной автоматизации управления — состояние, предполагаемое после  внедрения АИС в ОАО “ВСЗ”, особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе.

Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций. Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи данных, однако для ее осуществления необходимы специальные технические средства, что удорожает процесс передачи. Предпочтительным является использование технических средств сбора и регистрации, которые, собирая автоматически информацию с установленных на рабочих местах датчиков, передают ее в ЭВМ для последующей обработки, что повышает ее достоверность и снижает трудоемкость.

Дистанционно передается как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная в обратном направлении. Поступление информации по каналам связи в центр обработки осуществляется двумя способами: на машинном носителе или непосредственно вводом в ЭВМ при помощи специальных программных и аппаратных средств.

Обработка экономической информации производится на ЭВМ, децентрализованно, в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной экономической службы (отдела материально-технического снабжения, сбыта, планово-экономического отдела, бухгалтерии).

 Обработка может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной на бумаге или отображаются на экране. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.

Предполагается использование децентрализованных средств сбора и предварительной обработки данных, что достигается с помощью технологии “клиент — сервер”, позволяющей системе функционировать в многозадачном и многопользовательском режиме.

Автоматизированный анализ в результате должен включать в себя функции:

·        экономический анализ деятельности предприятия;

·        анализ использования производственных ресурсов;

·        анализ финансовых последствий бизнес-плана;

·        финансовый анализ деятельности предприятия (общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости; анализ ликвидности баланса; анализ финансовых коэффициентов (ликвидность, маневренность, покрытие, соотношение заемных и собственных средств); анализ коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства);

·        технико-экономическое обоснование возврата кредитов;

·        прогноз баланса;

·        прогноз потоков денежных средств и готовой продукции.

В ходе проектирования АИС анализа, выполняемого совместно с пользователями-экономистами, осуществляются следующие работы:

• определяются состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

• разрабатываются различные классификаторы и коды; изучается возможность использования общегосударственных классификаторов;

• выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки;

• ведется организация информационного фонда; определяются состав базы данных и его организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

При создании автоматизированной информационной системы анализа выполняются следующие работы:

·        Определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей).

·        Устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки.

·        Ведутся создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки.

·        Создаются различные формы ввода информации на ЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных.

·        Рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации.

·        Создаются различные формы вывода информации (включая подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13