Информационная служба фирмы

Содержание:

Введение…………………………………………………………………стр.3

Глава 1. Информационные службы на предприятиях………………..стр.4

  1.1. История создания информационных служб на предприятиях….стр.4

  1.2. Информационная служба в фирме. Современное состояние…...стр.7

Глава 2. Принципы работы информационной службы……………….стр.13

2.1.          Функции и задачи информационной службы .………………...стр.13

2.2.          Структура информационной службы…………………………..стр.16

Глава 3. Методы работы информационной службы…………………. стр.21

  3.1. Информационное обеспечение……………………………………стр.21

3.2. Обработка документов…………………………………………….стр.31

3.3. Экономическая разведка…………………………………………...стр.39

3.4. Конфиденциальность и защита коммерческой информации……стр.48

  3.5.    Источники информации………………………………………….стр.54

Заключение………………………………………………………………стр.62

Список использованной литературы…………………………………стр.64

Приложения……………………………………………………………...стр.70

Введение

Тема: Информационная служба фирмы.

 Актуальность: Эффективное развитие рыночных отношений тесно взаимосвязано с организацией информационных служб на предприятиях, т.к. успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Новизна: Существует много работ, посвященных теме: Информационное обеспечение коммерческой деятельности. Следует выделить специалистов, работающих в данной области. Это Бакланов М., Яновский А.М., Шкардун В.Д., Новикова О.А. и другие. Но конкретно по деятельности информационных служб фирмы информация рассеяна по различным источникам.

Цель: Комплексирование информации об организации и методах работы информационной службы в фирме.

Задачи:

1)     Проанализировать литературу по теме

2)     рассмотреть историю создания информационных служб на предприятиях

3)     рассмотреть принципы, функции и задачи работы информационной службы

4)     рассмотреть методы работы информационной службы.

Объект: Информационная служба на предприятиях

Предмет: Функции, задачи и методы работы информационной служб

Методы исследования: анализ специальной литературы.

База исследования: фонды РНБ, Публичной библиотеки имени Маяковского.

I.  Информационные службы на предприятиях

1.1. История создания информационных служб на предприятиях

     В СССР задачи обеспечения научной и технической информацией решались в рамках созданной в период 1952-1985 годов Государственной системы научной и технической информации (ГСНТИ), которая условно разделялась на систему открытой гражданской информации и систему информации в оборонных отраслях. В связи с распадом Советского Союза ГСНТИ, отражающая характерные для прежнего строя ведомственные структуры управления экономикой, тоже распалась. В рамках ГСНТИ была создана сеть информационных органов, имеющих статус всесоюзных, отраслевых, территориальных, республиканских и низовых на предприятиях (14).

      В советское время активно создавались на крупных предприятиях специальные библиотеки или информационные отделы. Они вели многогранную справочно-информационную работу. Информационное обслуживание специалистов осуществлялось на базе укомплектованного книжного фонда. Фонд включал справочный аппарат, состоящий из системы каталогов и картотек. В своей работе информационные службы и технические библиотеки использовали традиционные методы информационного обслуживания. Это обслуживание в системе МБА, режиме «запрос-ответ», в системе ИРИ (избирательное распределение информации) и ДОР, проведение «Дней информации» и «Дней специалиста» (11).

     ИРИ включает в себя  следующие обязательные элементы: адресную (алфавитную) картотеку абонентов, предметную картотеку информационных запросов, картотеку источников информации, картотеку карт обратной связи, картотеку заказов МБА для удовлетворения абонентов ИРИ запрашиваемыми документами. Преимущество ИРИ – наличие обратной связи. Обеспечение специалистов в режиме ИРИ способствует внедрению на предприятиях новых методов труда, передовой техники и прогрессивных технологий. До доведения информации до цехов были организованы Доски информации, на которых вывешивался список новых поступлений.

     Специальные библиотеки при заводах изучали информационные потребности специалистов по следующим группам:

1)     руководящий состав завода

2)     рядовой состав ИТР

3)     рабочие массовых профессий

На основании собранных анкет и выявленных в беседе запросов составляется на год тематика информационного обеспечения ведущих специалистов завода. Основными источниками для обеспечения информационных потребностей специалистов являлись – журналы, издания отраслевых информационных институтов, книги, библиографические пособия.

     Большое значение придавалось выставкам, посвященным различным социалистическим соревнованиям. Для выставок библиотеки подбирали литературу, посвященным лучшим людям завода, новаторам, передовикам. На выставках широко представлялись и сами книги в помощь соревнованию, и определенные номера газет и журналов, папки с подобранными по тем или иным проблемам соревнования вырезками из периодических изданий.

Для рабочих проводились Дни информации, где много уделялось вопросам системы подготовки и повышения квалификации рабочих кадров.

Основные направления работы библиотек в советское время:

-         пропаганда внутренней и внешней политики КПСС

-         целенаправленная помощь в решении социально-экономических и научно-технических задач, стоящих перед производственными коллективами

-         пропаганда достижений в области науки, техники, прогрессивной технологии, содействие внедрению передового производственного опыта трудовых починов, развитию технического творчества

-         содействие системе профессиональной подготовки и повышению профессионального уровня кадров

-         популяризация научно-технических знаний.

Библиотеки работали в тесном содружестве с профсоюзными комитетами (10, 27,29).

Т.о., в советское время информационным обеспечением специалистов занимались специализированные библиотеки и информационные центры на предприятиях. Можно сказать, что информационная инфраструктура была хорошо развита (правда,  только в отношении НТИ), однако, в последние годы он был в значительной степени утерян, так как в условиях экономического кризиса отделы информации и научно-технические библиотеки государственных предприятий и учреждений стали первыми кандидатами для ликвидации.  Вместе с тем, в последние годы такие службы стали вновь создаваться в рамках коммерческих структур, и некоторые банки и финансовые компании в настоящее время уже имеют весьма мощные собственные информационные службы. Вновь была осознана важность высококачественного информационного обеспечения для успеха во всех сферах деятельности, и во многих западных компаниях появилась должность «управляющий знаниями», он должен выполнять те же работы, что в 60-70-х годах предполагались для советских информационных работников отделов НТИ на предприятиях и организациях. Это говорит о том, что в советское время информационные отделы всегда обеспечивали высокое качество услуг и несли за это ответственность за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации.

1.2. Информационная служба в фирме. Современное состояние.

       За последние несколько лет информационно-аналитическая деятельность в российских государственных и коммерческих учреждениях получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин. Переход к рыночной экономике возможен только при условии возрождения предпринимательства. В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе – своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация». Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью. Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде. Таким образом, возникает задача установки некоего «информационного фильтра» на нескольких ветвях информационной «магистрали». Частично данная задача решается за счет наличия в фирме референта. Частичность решения заключается в том, что один референт может просмотреть только часть из поступающего потока информации и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении дополнительных сведений, разнообразном анализе, планировании и прогнозировании здесь не может быть и речи. Кроме этого референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совершенно не учитывается заинтересованность рядового сотрудника в оперативном получении необходимой ему информации. В качестве «улучшенных фильтров» выступает информационная служба.

Сегодня  все  крупные  и  процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые       занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это       информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на       который руководство фирмы наряду с другими возлагает и       информационно - аналитические задачи, в третьих – отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической  работы  для  безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры (18).

      Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы – квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, то есть обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов, в производителя информации, осуществляющего маркетинг информационной продукции и услуг.

    Основная цель – это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений. Наличие качественной информации у руководства помогает не только при принятии каких-либо решений, но может сыграть в его пользу при проведении переговоров или дискуссий (9).

      В качестве основных аспектов информационной деятельности и новых задач информационной службы предприятия могут быть представлены:

-         проведение исследований рынка сбыта продукции предприятия или участие в такой работе

-         проведение и организация рекламной кампании

-         проведение маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии в интересах маркетинга его продукции.

Как и в маркетинге любых товаров, важным является повышение качества информационной продукции и услуг и снижение издержек информационного производства, предоставление специалистам предприятия возможности выгодного сотрудничества с информационной службой, предпочтительного по сравнению с другими каналами коммуникации.

     Поэтому маркетинг информационной продукции и услуг на предприятии должен преследовать, как минимум, две цели:

1)     реализация задач маркетинга продукции предприятия в части его информационных аспектов

2)     обеспечение эффективной деятельности информационной службы предприятия в условиях рыночной экономики.

Для достижения первой цели необходимо:

-         создать и вести информационную базу, включающую информацию о сильных и слабых сторонах своего предприятия и его продукции, а также сведения о конкурентах

-         обеспечить поступление на предприятие необходимой научно-технической и конъюктурно-экономической  информации

-         обеспечить переработку и распределение этой информации «по принадлежности» между подразделениями предприятия

-         создать коммуникации для свободной циркуляции идей всех участников маркетинга до потребителя с целью координации усилий в создании продукции, удовлетворяющей потребности данного сегмента рынка.

Для достижения второй цели необходимо провести:

-         определение возможностей информационной службы и номенклатуры выполняемых работ и услуг

-         исследование и сегментацию рынка информационной продукции и услуг на предприятии

-          рекламу информационных работ и услуг, мероприятия по стимулированию сбыта

-         мероприятия по уменьшению издержек информационного производства

-         оценку эффективности мероприятий маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии с последующей корректировкой плана маркетинга.

Весьма важно, чтобы наряду с количественными оценками в информации содержались также качественные характеристики. Особенно ценны сведения прогнозного характера, дающие представление о намечающихся структурных изменениях и новых тенденциях и имеющие принципиальное значение для выработки стратегий маркетинга.

Участие информационной службы в маркетинговых исследованиях может осуществляться посредством решения двух равнозначных задач:

-         создания и ведения фактографических баз данных, содержащих количественную информацию (списки поставщиков, данные о фирмах, продукции и т.д.)

-         проведение на этой базе обзорно-аналитической деятельности, результатом которой является получение прогнозных оценок состояния рынка продукции предприятия.

Решение данных задач возможно на основе создания автоматизированных банков данных в рамках информационной службы предприятия.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7