-         разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в том числе библиографический   и фактографический поиск

-         организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации

-         использование конкретных программно-методических продуктов

-         динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации

-         многофакторный анализ:

библиографическое описание

реферирование

индексирование

организация и ведение баз данных

информационный мониторинг

-         применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски, дискеты)

-         владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность), прогрессивными средствами связи (электронная почта, телефакс, видеотекст, сотовая телефонная связь и др.), копировально-множительными аппаратами

-         маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной деятельности

-         деловое общение

-         организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия с партнерами (юридическими и физическими лицами) (65).

III. Методы работы информационной службы:

3.1. Информационное обеспечение

     Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так  и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

1)     Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения

2)     Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС; совокупность методов и средств организации машинных массивов информации

Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы – материальные, денежные, кадровые. Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства.

       Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 22 февраля 1995 года: «Информационные ресурсы – это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных» (1).

Информационные ресурсы – множество профессионально-значимых источников информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в каждый конкретный период времени. Информация – основное условие конкурентной способности организации (16).

     Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п. Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее в удобную для выработки управляющих решений форму.

    Хотя приемников маркетинговой информации на предприятии может быть множество (вплоть до отдельных сотрудников, получающих важную информацию в служебных командировках, на конференциях и т.п.), центр ее обработки и первичного анализа должен быть един, что исключит «разрывы» и дублирование в информационных потоках. Логично представить таким центром службу информации, являющейся главным «нервным узлом» информационной системы предприятия (44).

       Информационная служба должна обеспечивать информацией любую возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно, поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:

-         организационно-правовая структура: государственные и муниципальные предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные фирмы и кооперативы

-         функциональная деятельность фирм: инновация, проектирование, конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование, консалтинг и т.д.

-         отраслевая направленность работы фирм: комплекс отраслей (лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс и т.д.), отрасли здравоохранения, культуры, сельского хозяйства и их узкоотраслевые направления

-         региональная направленность работы фирм: район Санкт-Петербурга, весь город, весь Северо-Запад или другие области и республики России, СНГ, зарубежные страны

-         личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм (базовое образование, профиль, специализация, стаж и опыт работы, уровень знания иностранных языков, компьютерной подготовки и т.д.).

Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:

-         сбор данных

-         обработка данных и формирование информационных банков пользователей

-         хранение информации

-         поиск информации

-         преобразование информации

-         передача информации

Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требование полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

     Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых  представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные для передачи по каналу связи от     источника  к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и т.п.

    Возникающий в ходе разнообразной предпринимательской деятельности информационный дефицит (недостаток или нехватка информации, перебои с информированием) предопределяет необходимость поиска информации, которая была бы способна его удовлетворить. Иными словами, поиску информации всегда предшествует появление информационного дефицита.

     В наши дни, как и прежде, информационный дефицит необычайно разнообразен, но наиболее частыми являются три разновидности информационного дефицита:

-         фактографический дефицит

-         концептографический дефицит

-         документальный дефицит.

Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и предоставление специалисту реально существующего факта (сведения, события), максимально соответствующего потребности. В настоящее время чаще других требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые (тематические), касающиеся в первую очередь профессиональной деятельности предпринимателей.

 Обычно считается, что найти адрес просто. Но на самом деле далеко не всегда удается установить точный, достоверный адрес организации, предприятия, объединения. Даже в пределах нашего города поиск не всегда успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам. Например, фирма не заинтересована в рекламе, нет необходимости сообщать свои адресные сведения в силу желания изменить свой профиль деятельности или предполагается поменять адресные сведения, закрыть фирму, открыть новую и т.д. И в такой ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.

    Другой пример – поиск статистических сведений может оказаться еще более длительным, особенно если необходимы конкретные факты. Выполнить и тем более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще возможно. И не потому, что специалист не знает источников информирования или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам – задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа к компьютерной информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в информационных сетях. Совсем нелегко найти объективные сведения о цене продукта или услуги. Предприниматель многократно сталкивается с указанием цен прежних, не соответствующих определенному периоду, региону, продукту, и источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический информационный дефицит.

  Для удовлетворения четвертого направления фактографического информационного дефицита требуются весьма разнообразные источники отраслевого (тематического) профиля: справочники и даже другие типы первичных документов (монографии, практические пособия, имеющие в фирме официальные документы).    

   Для удовлетворения этих видов фактографического информационного дефицита могут быть использованы разные пути и варианты фактических сведений. Опытный менеджер информационной фирмы должен выбрать самый правильный вариант.

    Получить ответ на возникший концептографический информационный дефицит еще труднее, тем более что число источников информации, дающих ответ в виде готовой концепции весьма ограниченно особенно после 1991 года, а сами объекты концептографического дефицита являются всегда сложными. Нередко подобный дефицит требует глубокого поиска источников, обеспечивающих обобщенными сведениями концептуального и конъюнктурного характера, или проведения собственных разработок.

     Документальный информационный дефицит – третий возникающий в настоящее время дефицит, для удовлетворения которого необходимы документ или комплекс документов.

     Необходим поиск и таких документов, которые по разным причинам далеко не сразу публикуются или вообще сообщения о них отсутствуют. В первую очередь это касается ведомственных, особенно внутренних документов. Поэтому удовлетворение даже такого простейшего как документальный  информационный дефицит требует достаточного знания путей поиска, времени на их нахождение и предоставление в реальном режиме.

    Предпринимательская идея  - понимание, предчувствие , смутное знание предпринимателя о том, что он ощущает наметившиеся изменения в области своего профессионального интереса необычайно важны в условиях рыночной экономики. Для реализации  идеи предприниматель собирает информацию  и анализирует ее исходя их информационного дефицита.

    Можно назвать 4 группы изменений, которые по существу являются их индикаторами в пределах фирм и даже отраслевых и региональных направоений деятельности:

-         неожиданные события;

-         несоответствия, несовпадение с тем, что должно быть и что реально происходит;

-         насущная потребность, проявление негативных симптомов, которые могут быть и должны быть устранены внутри предприятий;

-         внешнее давление на фирмы вследствие  внезапных изменений в отрасли или регионе;

В сферах внешней деловой среды тоже проявляются и создаются условия для новых возможных изменений. Таких ситуаций три:

-  последствия  демографических изменений;

-  культурные изменения, вызывающие трансформации восприятий,              настроений и ценностей жизни;

-         научно-информационные изменения, связанные  с расширением границ и результатов познания мира.

    Усилия  информационной службы должны быть направлены  на обеспечение и удовлетворение информационного дефицита.

   Таким образом, цель информирования в фирме – полное и быстрое удовлетворение информационного дефицита фирмы в целом и конкретной предпринимательской идеи ( 17).

    Специальным средством информационного обеспечения коммерческой деятельности выступает технология электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере коммерческой деятельности – производственными предприятиями, торгово-посредническими организациями, банками, страховыми компаниями и т.д., - принципов, выработанных на базе информационной логистики.

     ЭДИФАКТ – это особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Технологию ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком Рубика. Постоянная сцепка его составляющих позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские (суть – аналитические) комбинации. По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ-сообщение.

     Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках. В месте получения закодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами – серверами, частично выполняет и роль автоматизированной системы делового администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.

      Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет – факт чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по распространению технологии изначально выступили: В\О «ИНФОРМВЭС», Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс, Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7