Руководство компании

менеджеры отдела учета

операторы

администраторы системы

Общая организация системы, базовые функции и цели

X

X

X

X

План счетов, учетные принципы и методы

X

Х

Х

Введение в принципы учета в соответствии с IAS

Х

Х

Средства отчетности

Х

Х

Новые принципы построения аналитического учета, связанные с расширенным планом счетов

Х

Х

Х

Кодирование данных, ввод и редактирование

Х

Х

Х

Обучение работе на компьютере

Х

Х

Х

Защищенность системы и обслуживание.

Х

Для ведущих бухгалтеров и всех других сотрудников бухгалтерии необходимо составить подробное руководство по ведению учетных операций. Менеджеры компании и прочий персонал должны получить копию учебника, где доступно излагается вводный курс по IAS. Ведущим бухгалтерам необходимо предоставить более сложную книгу по IAS. Уже имеются переводы хорошо известных учебников, написанных Друери или Хорнгреном, которые вполне применимы для этих целей.

Необходимое для целей обучения оборудование и программное обеспечение должно быть установлено и отконфигурировано, обучающие базы данных установлены и проверены. Обучающая организация должна иметь необходимое количество подразделений, осуществляющих планирование, разработку, поставку и обслуживание и достаточное количество опытного персонала. Важность и относительная первоочередность обучения внутри компании определяется руководством. По завершении обучения необходимо провести тестирование, для того чтобы убедиться, что цели обучения были достигнуты.

4.2 Примерный план внедрения метода корректировки предшествующих отчетных периодов

В компании, где работает приблизительно сто пятьдесят сотрудников, для трансформации российской отчетности за два отчетных года потребуется следующий план внедрения:

4.2.1 Планирование

Осуществляется двумя привлеченными со стороны консультантами примерно в течение двух недель. К его осуществлению будут привлекаться консультанты, выполняющие тщательный анализ учетных процедур компании и готовящие отчет с описанием того, как работает система, включая поток документов, основной персонал и время обработки данных.

4.2.2 Сбор и обработка подробных данных

Персонал компании будет привлечен к работе наряду с привлеченными со стороны консультантами. Они предоставят подробный анализ различных счетов за несколько лет. Для этого этапа, который будет продолжаться приблизительно семь недель, потребуется примерно три или семь сотрудников, в основном из бухгалтерии.

4.2.3 Окончательная оценка и составление отчета

Обычно эта работа выполняется привлеченными со стороны консультантами при содействии более опытных ведущих бухгалтеров. Отчет, составленный консультантами, будет финансовым отчетом компании в соответствии с IAS. Один отчет будет составляться за каждый отчетный период и будет содержать аудиторское заключение, констатирующее, была ли финансовая отчетность составлена в соответствии с IAS, и свободна ли она от существенных искажений. Этот этап должен занимать не более трех недель.

4.3 Переход на IAS на основе метода ведения параллельного учета - примерный план внедрения

План внедрения будет охватывать широкий диапазон действий, которые необходимо предпринять, и, как правило, будет содержать следующее:

·         Окончательное решение о выборе метода перехода на IAS и подробную информацию о соответствующей стоимости. Стоимость определяется исходя из необходимости приобретения дополнительного оборудования и других , связанных с этим дополнительных затрат.

·         Окончательное определение требований, предъявленных к компьютерным системам;

·         Приобретения программного обеспечения;

·         Приведение программного обеспечения в соответствие с потребностям компании;

·         Подготовка инструкций по использованию системы;

·         Подготовка описания внутреннего документооборота по бухгалтерскому учету;

·         Подготовка системы ввода данных;

·         Анализ совместимости новой и существующих систем;

·         Подготовка руководства по переходу к новой системе и проведение проверки перехода к новой системе;

·         Обучение персонала, привлеченного к работе компьютерной системой;

·         Установка компьютеров и инсталлирование программного обеспечения;

·         Контрольная проверка системы с фактическими или условными данными;

·         Корректировка системы на основании результатов ее проверки;

·         Получение официального одобрения на внедрение новой системы в эксплуатацию.

4.4 Компьютеризация

В последнем обзоре было установлено что приблизительно 95% российских компаний обрабатывают учетные данные вручную. И 50% высказали желание перейти на компьютеризованные системы.

Компьютеризация несет в себе преимущества над ручной системой, такие как высвобождение персонала, более высокую точность, более точное соблюдение сроков предоставления отчетности. Кроме того, практически не существует возможности перехода к системе двойного учета без использования компьютеризованной системы.

Имеется следующее программное обеспечение, удовлетворяющее требованиям метода двойного учета:

Наименование

Дистрибьютор

Уровень цен на программное обеспечение

Комментарии

Scala

Scala

Тел:

095 138 2596

Средний

·         Несколько лет работы в России

·         Значительная клиентская база

·         Активно используется совместными предприятиями

Sun Systems

RBS

Тел:

095 922 9292

Средний

·         Несколько лет работы в России

·         Значительная клиентская база

·         Активно используется совместными предприятиями

Platinum

Platinum Inc.

Тел:

095 336 1530

Средний

·         Несколько лет работы в России

·         Значительная клиентская база

·         Активно используется совместными предприятиями

SAP

SAP CIS

Тел:

095 275 0454

Высокий

·         Пакет вариантов для крупных транснациональных компаний

·         Внедрение сложное и дорогостоящее

·         Некоторые российские клиенты

ACCPAC

Computer Associates

Тел:

095 956 6895

Низкий

·         Распространяется исключительно компанией Волгодонск-Электроникс

4.5 Стоимость внедрения

Существуют четыре основные категории затрат, которые необходимо предусмотреть при составлении бюджета по внедрению системы двойного учета при переходе к IAS. Ниже приведена таблица, в которой приведены данные о стоимости внедрения системы двойного учета по методу, затрагивающему текущий и будущие отчетные периоды для производства с персоналом приблизительно в 150 человек:

Категория затрат

Минимальная стоимость (доллары США)

Максимальная стоимость (доллары США)

Компьютерное оборудование

Программное обеспечение

Оплата услуг финансовых консультантов

Оплата услуг технических консультантов

Итого

15,000

25,000

60,000

20,000

120,000

20,000

55,000

100,000

30,000

205,000

Точная стоимость каждой категории будет зависеть от количества параметров, влияющих на стоимость. Для четырех категорий, выделенных выше, основными параметрами стоимости будут:

Категория затрат

Основные параметры, определяющие стоимости

Компьютерное оборудование

Тип сервера и количество рабочих станций

Программное обеспечение

Количество закупленных программных модулей, количество пользователей и отдельных компаний, которые смогут пользоваться программным обеспечением

Оплата услуг финансовых консультантов

Количество затраченного времени и устанавливаемые почасовые ставки за профессиональные услуги

Оплата услуг технических консультантов

Количество затраченного времени и взимаемые почасовые ставки за профессиональные услуги

4.6 График внедрения метода параллельного ведения учета

Графики могут использоваться командами, занимающимися внедрением, для того, чтобы определить временные рамки для основных задач. Пример такого графика показан на следующей странице:

Примерный график внедрения

Проект перехода на IAS на основе метода параллельного ведения учета

Основные задачи

1.        Определить организационное построение проекта и цели

2.        Понять требования пользователя финансовой отчетности

3.        Разработать приемлемые варианты и поставить задачу

4.        Привлечь для работы финансовых и технических консультантов

5.        Провести оценку организации и протестировать вариант

6.        Выполнить конкретный анализ и выбрать вариант

7.        Разработать стратегию для выбранного варианта

8.        Составить план внедрения

9.        Обеспечить компьютерным оборудованием и программным обеспечением

10.     Создать новые системы и внутренний документооборот

11.     Провести тестирование и обучение по стандартам IAS на протяжении всего срока выполнения проекта

12.     Провести оценку внедрения и обобщить полученные результаты.

Компании, число сотрудников которых не превышает 400 человек

6-8 месяцев для маленьких компаний

Компании, число сотрудников которых больше 400, но меньше 2000

8-10 месяцев для компаний среднего размера

Компании, число сотрудников которых превышает 2000

10-12 месяцев для крупных компаний

5. Этап 5 - Обратная связь

·         Первоначальный план будет постоянно сравниваться с текущими результатами работы на проекте.

·         Если проект не достиг первоначальной цели, метод выполнения нового проекта будет определен исходя из опыта, полученного со времени введения в действие первого плана выполнения проекта, и работа будет продолжена с того момента, когда план впервые был предпринят к осуществлению.

·         Все этапы внедрения плана должны быть завершены для того, чтобы обеспечить полный успех проекта. Например, без персонала, прошедшего обучение работе на компьютерных системах, затраты на компьютерную технику, программное обеспечение и время, потраченное консультантами будут неоправданны.

5.1 Ключевые факторы успеха - компьютеризация

Одной только компьютеризации недостаточно для обеспечения успешного перехода на IAS. Несмотря на широко распространенное мнение об обратном, интегрированная компьютерная система будет полезной только после того, как все обеспечение процессов будет разработано и проверено вручную, будет создана функциональная система для хранения информации, будет четко определен весь внутренний документооборот и установлены четкие рабочие отношения между участниками.

Для получения максимальной пользы от компьютеризации, до введения компьютерной системы бухгалтерского учета, рекомендуется полностью проанализировать, задокументировать и затем реорганизовать финансовые функции, чтобы обеспечить эффективную работу системы в существующей отчетной среде. Создание компьютеризованной системы должно основываться на четко определенных целях и полностью разработанной стратегии.

5.2 Ключевые факторы успеха - ведение бухгалтерских записей

В силу исторически сложившихся различий в целях, стоящих перед РСУ (Российской системы учета) и IAS, определенная информация, являющаяся существенной для финансовой отчетности в соответствии с IAS, не существенна для российских стандартов. Поэтому организации могут нуждаться в повышении качества учетной информации, которую они обрабатывают. Для каждой категории учетных записей в рамках балансового отчета и отчета о прибылях и убытках, аналитический учет должен быть организован таким образом, чтобы была собрана вся информация, необходимая для составления отчетности в соответствии с IAS.

Примеры требований к информации:

5.2.1 Дата признания или осуществления операции

·         Счет за электричество по РСУ обычно отражается в учете в том периоде, в который он выписывается. Согласно IAS стоимость должна учитываться в тот период, в который понесены расходы, т.е. когда электричество используется.

·         Согласно РСУ не ведется учет сроков приобретения товарно- материальных ценностей по каждой позиции. В соответствии с IAS возраст каждой позиции, входящей в состав товарно-материальных ценностей, имеет важное значение для создания резервов на моральное устаревание и неходовые товары.

Учет сроков предоставляет предприятию возможность применять принцип соответствия в отношении начислений и принцип осмотрительности в отношении резервов на материалы.

5.2.2 Стоимость, по которой учитывается операция

·         В случае применения кассового метода при составлении отчетности, фактическая себестоимость отгруженных товаров отражается на счет "Товары отгруженные". В соответствии с IAS дебиторская задолженность отражается по цене счета-фактуры.

Отражение полной величины дебиторской задолженности дает возможность компании применять концепцию соответствия доходов от продаж за отчетный период расходам этого периода.

5.3 Ключевые факторы успеха - обучение

Для того чтобы внедрение метода перехода на IAS, затрагивающего текущий и будущие отчетные периоды, прошло успешно, персоналу предприятия необходимо будет объяснить причины перехода на IAS, провести обучение по новым методам и документам, основным концепциям IAS, и обучить работе с новой компьютеризированной учетной системой.

В отношении персонала возникают следующие важные вопросы:

·         Имеется ли в компании в настоящее время потенциал, необходимый для обслуживания компьютеризованной системы IAS;

·         Затраты на привлечение нового персонала, уже обладающего навыками, которые необходимы предприятию, могут быть высокими;

·         Внедрение программ обучения и повышения квалификации внутренних сотрудников является лучшей стратегией, чем прием нового персонала. Опыт и квалификация существующего персонала уже известны, и они уже оценены предприятием;

·         Обучение персонала навыкам необходимым для обслуживания системы IAS, как правило, потребует меньших затрат, чем привлечение нового персонала, уже обладающего необходимыми навыками;

·         Бизнес постоянно изменяется, и новый персонал не может привлекаться каждый раз, когда происходят значительные изменения. Существующие сотрудники должны поддерживать необходимый уровень квалификации при помощи непрерывных обучающих программ;

·         Квалифицированный труд всегда высоко ценится, и поэтому единственным решением может быть обучение сотрудников, имеющихся на предприятии;

·         Обучение дает сотрудникам чувство общности целей и доказательство того, что предприятие их ценит;

·         Обучение гарантирует широкое распространение знаний, опыта и информации на всем предприятии