Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
1.
Основные понятия о
документе и терминология ДОУ.
Документ в переводе с лат. Означает «свидетельство»,
«способ доказательства.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра
! и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появился
термин «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивает значения
документа в управлении
Документ – это материальный объект с
закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.
Федеральный закон «Об информации и защите информации»
от 20.02 1995 г. дает понятие документная информация – это
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим
ее идентифицировать.
Информация – ознакомление, разъяснение – сообщение о положении
дел, сведения о чем либо, передаваемая людьми.
Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле,
радио)
ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ
– это документ, имеющий право на использование в организации, созданным юрид. и
физ. лицом, оформленным и удостоверенным в установленным порядке. Реквизит –
обязательный элемент официального документа (дата, подпись, печать, текст
документа и др.) Юридическая сила документа - свойство официального
документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления.Подлинный документ – документ,
сведения об авторе, времени месте создания которого содержащиеся в самом
документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения.Подлинник (официального) документа – первый или единичный
экземпляр официального документа. Дубликат документа - повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами.
Официальный документ – документ, созданный Рид. Или физ. лицом, оформленный
и удостоверенный в установленном порядке.
ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
Понятие ДОУ в организации:
Процесс ДОУ состоит из следующих этапов: создание документов и их
оформление; прием-передача документов; организация движения документов внутри
организации; регистрация и контроль исполнения;информационно-справочная
работа;хранение документов.
Понятие унифицированной система документации – УСД: система документации, создания по единым
правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа – неизменная часть реквизита документа,
содержащая в бланке документа, наносима при его изготовлении.
стандартизация документов – это форма юридического закрепления, проведенной
унификации и уровня ее обязательности (гос. стандарт –ГОСТ, отраслевой стандарт
–ОСТ). Применения стандартов повышает качество документов.
28. Неопубликованный документ
Понятие неопубликованный док-т (НД) выступает как противоположное
понятию опубликованный док-т, публикация. НД не рассчитан на широкое
распространение. Создан в ходе работы учреждений, отдельных лиц, отражает
результат их деятельности. НД остаются в рукописном виде либо тиражируются в
небольшом уол-ве экз. К ним относятся отчеты о НИР, диссертации, рукописи
переводов, проекты, сметы. НД возникли исторически раньше, чем опубликованные.
Сейчас издается всего лишь 20% сведений, полученных в процессе исследований,
поэтому НД в 4 раза больше, чем опублик-х. Отчеты о НИР и
опытно-конструкторских разработках (ОКР) – это док-ы (рукописные,
напечатанные) содержащее детальное описание хода и результатов исследования.
Отчеты подлежат обязательной регистрации во Всероссийском научно-техническом
информ.центре. Депонированная рукопись-вид НД, законченная научная
работа, представляющая интерес для узкого круга специалистов. В качествк ДР
могут выступать статьи, тезисы научных докладов. Диссертация –
квалифицированная науч.работа в опредленной области науки, прошедшая экспертизу
и представлена к защите на соискание ученой степени. Сущест.два вида
диссертаций: докторская и кандидатская. Автореферат диссертации –
излагаются основные идеи и выводы диссертации. Личный вклад автора в разработку
проблемы, степень новизны. Препринт – док-т предварительного характера.
Рассылается ограниченному кругу лиц для предварительной оценки. Занимает
промежуточное место между опублик-ми и неопублик-ми док-ми. Достоинство
препринта в том, что он опережает официальную публикацию на несколько месяцев и
более полно освещает исследуемые вопросы. Научный перевод – важнейшее средство
обмена научной и технич.информацией. Обзорно-аналитические док-ты служат
для неприрывного информационного мониторинга за развитием соответствующей
области науки и техники. Виды: обзор состояния вопроса, информ.обзор, ежегодный
доклад, ежегодный обзор.
58. Основные разновидности официальных деловых писем.
Письмо
–напоминание- высылают. Если
не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с
помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении
исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца –
первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе
предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о
возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба
– согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы –
добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1)
сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают
письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно
до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство –тоже, что
и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо –сообщение о
каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем
пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать
интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо
–приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание,
совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким,
четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й
абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац
–формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма- пишутся
с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых
автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно
благодарим..» Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, -
партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо –
состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии.
Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В
письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому
письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо –информирует
адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность
этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма
составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели
направления приложенного документа. Текст начинают фразой: « Направляем на
согласование…»
2.
История развития
документирования информации.
Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях
информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было
предметное документирование. Предметы, окружающие первобытно человека,
символизировали понятия и явления. Например, стрела – символ войны. Разновидностью
предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы
использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После
появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на
стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С
течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова.
Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Постепенно
рисунки становились схематичными, появилась скоропись.
Различные виды письменности господствовали в странах Востока три
тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная системы –
финикийская, восходящая и арамейская.
Финикийцы создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Греки
преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначал
определенный звук. Кириллица (славянская азбука) была создана на основе
греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении 16-19 вв. Таким
образом все системы письменности делятся на три типа: Рисуночная, или
пиктографическая система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображавшие о
чем идет речь.
Символическая, или идеографическая система. Один рисунок обозначает уже
не событие, а одно слово. Звуковая, или буквенная система (например финикийское
или греческое письмо).
МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ: Каменные плиты, деревянные и глиняные доски,
кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса.
Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент
– особо обработанная кожа молодых животных
. Документы на новейших носителях информации
Перфорированный док-т – информация записанная путем перфорирования
(пробивки) отверстий. Каждая перфорация содержит в себе информационную единицу,
а сумма пробивок - полную информацию. Для нанесения информ. в перфорированных
док-х пробивают в разных комбинациях определенное кол-во отверстий в заданной
последовательности. ПД получили свое наз. Благодаря пробитым или вырезанным
отверстиям, которые наз. Перфорацией. Ручные перфокарты дают возможность
в 10 раз быстрее производить трудоемкие операции, как сортировка и подбор
информации. Перфокарты машинной сортировки – имеют междунородный стандарт
(187,4х82,5мм).Перфолента-носитель информации в виде ленты (бумажной,
лавсановой) на которою данные наносятся определенной последовательностью
кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и
размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения. Микрографический
док-т – док-т выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала
микродокумента. Этот класс док-в составляют микрофильмы, микрофиши и
микрокарты. Микрографические док-ты производятся в компактной форме на фото-,
кино или оптическом диске. Отличительные особенности – малые физические размеры
и вес, значительная информационная емкость. Магнитный док-т – информация
записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков
магнитного слоя носителя. Магнитный диск-носитель информации в виде
диска с ферромагнитным покрытием для записи. Делится на жесткий (винчестер в
внутри компа) и гибкий (дискета). Оптический диск – материальный
носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью
сфокусированного лазерного луча. Аудио-компакт диск – оптический диск с
звуковой информацией (музыка, речь). Видеодиск – диск на котором в
цифровой форме записывается текстовая, изобразительная и звуковая информация. Голограмма
– док-т содержащий изображение, запись и воспроизведение которого производится
оптическим способом с помощью лазерного луча без использования линз.
Коммерческая переписка .
Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую
переписку. Переписка с помощью которой оформляют экономические , правовые формы
деятельности называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при
заключении сделок, по вопросам сбыта и снабжения, относятся к коммерческой
корреспонденции. Рекламное письмо: посылают конкретным адресатам, оно
содержит конкретное содержание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить
адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит
четкую конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес
организации и телефон для справок. Письмо-запрос – согласуется с
употреблением формулировки «Представляю запрос», «Направляю запрос». Письмо-предложение
–это заявление поставщика о намерении продать продукцию заказчику. Письмо
имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в 1-ом абзаце, во
2-м уточнять подробности предложения. Письмо помимо сведений обязательного
характера должно включать : - вступительное выражение благодарности за
запрос; - информацию о том, что входит в объявленную цену; - сопутствующую
информацию о других товарах и услугах; - заключительное выражение надежды на принятие
оферты заказчиком.
Письмо-претензия (рекламация) . Отправляют в адрес нерадивой
организации- поставщика. Важно послать письмо оперативно, писать по существу.
Письмо подписывает руководитель, ссылаясь на документы. Лучше прилагать их в
виде копий, указать каким временем располагает адресат для исправления
ситуации. Сообщая о санкциях, приводите в качестве основания нормативные
правовые акты.
3.
Приказное
делопроизводство 16-18 вв.
Становление приказов произошло в конце 15 в.- начале 16в. становление
русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного
делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике
1497, 1550 гг, Собором уложении 1649 г.
Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий:
приказа как разового поручения -приказа как постоянного поручения - приказа –
«избы» (канцелярии) - приказа как гос. органа с самостоятельными структурными
подразделениями.
На раннем этап развития Древнерусского государства и первой феодальной
раздробленности (до конца 15 в.) гос. учреждения еще не существовало.
Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или
органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с
очень огромным штатом чиновников. Устанавливались приемы засвидетельствования
документов и их составления. Документы проходят в стадии написания – чернописи,
редакции, печати, моста (подписи на склейках).
Офисы того времени, назывались «приказными избами» или «приказами».
Период становления и развития гос. Делопроизводства принято называть «приказным
периодом» - по названию первых гос. учреждений – приказов. Этот период
охватывает с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов в приказном
делопроизводстве включает следующие этапы: Поступление документа на рассмотрение;
Подготовка дела к докладу; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа,
содержащего решение. Видовой состав документов в приказном делопроизводстве не
был особо разнообразным, все существование в тот период группируются в
несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки.
Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким
образом, история делопроизводства в 16-17 вв. показывает, что в связи с
созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система
делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы
документов, приемы их составлении, хранении и учета.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
|