56. Композиционные особенности служебных документов.

   Служебный документ посвящают одному вопросу. Документ краток, форма документа, имея определенную направленность, связанную с особенностями канцелярской сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражая «официальный» характер. Тексты документов состоят из 2-х частей: 1) вводной, содержащей основания и мотивы составления документов. 2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы. Сплошной текст тяжело воспринимать, его делят на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, нумерации.  Рубрикация – является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики.   Абзац- простейшая рубрика, отступ вправо вначале первой строки каждой части текста. Абзац служит переходом от одной мысли к другой. Важным средством рубрикации является также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в краткой форме отразить тематику документа, его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа, быть логичным, кратким. Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте. Тексты  в форме таблиц – при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах (используется в фин. Документах).  При составлении писем, факсов, справок используется трафаретные тексты (связанный текст может быть составлен произвольно на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации).

Часть вопроса 80.

Архивная эвристика.

    Эвристика – исследование ранее неизвестных методов.

 Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения. Поиск док-ов в государственном архиве. Этапы информационного поиска. Для поиска документов или группы документов в делопроизводстве могут задаваться след. Реквизиты: Входящие, исходящие, внутренние документы( поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);Вид документа (письмо, приказ, договор и т.д.) Приблизительно хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних –подписания документа )Регион, по которому ведется поиск (страна, область);Организация Содержание, тема. Этапы поиска документной информации: Установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; Установление архива, в котором может находится фонд необходимого фондообразователя; определение    в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;  определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив-фонд-опись-единица хранения) по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище.

25. Книга как основной вид издания

Книга является в современном мире основным источником передающим печатное слово от автора к читателю. Будь то литература техническая, научная либо художественная. Современные способы передачи информации пока не в состоянии компенсировать то, что доносит до нас книга – источник знаний. Первая книга у любого человека – букварь. История книги в России берет свое начало с печатного издания под названием «Апостол». Со времен Кирилла и Мефодия книга имела не только религиозное но и научное, Историческое, общественное содержание. По своей сути книга документом не является, хотя книга, как документ является объектом авторских прав писателя на произведение, как и любой документ. Книга имеет заголовок, введение, непосредственное содержание, оглавление и автора, что дает основание причислить книгу к документу. Не секрет. Что книга за исключением профильной литературы является объектом публичным, т.е. любой заинтересованный может получить от книги содержащуюся в ней информацию. Может это сделать по средствам приобретения книги либо с помощью библиотеки.

57. Официально-деловая переписка.

   Классификация переписки. По факту адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя переписка ведется между должностными лицами одной организации состоящими в отношениях должностного соподчинения, называются служебной.  Между разными предприятиями происходит обмен официальными письмами. Официально-деловая переписка  делится на деловую и коммерческую (переписка, с помощью которой  оформляют экономические , правовые формы деятельности – называют деловой корреспонденцией, а при заключении сделок, по вопросам сбыта – к коммерческой корреспонденции. Письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресатов).По структурным признакам деловые письма делят на – регламентированные (стандартные) – нерегламентированные, отражают необычную ситуацию. Виды письма: Деловая переписка представляет собой обмен информацией. 4 основных типа: 1) передача информации 2) передача указаний 3) убеждение (корректировка ранее переданной информации) 4) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Письмо информационное – сообщается о каких-либо фактах. Построить письмо следует так, чтобы с первых страниц вызвать интерес адресата к предложению. Следует быть убедительным. Сопроводительное письмо документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем –малый объем, их составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Письмо –циркуляр- отправителем обычно является руководящая организация, которая информирует филиалы по какому-либо вопросу или отдает распоряжения. Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Письмо-заявление – носит персональный характер, поэтому указывают Ф.И.О. с указанием должности. Письмо делится на абзацы. В 1-ом излагают мотивы, во 2-м излагают по вопросу. Письмо-заказ- посылается при совершении сделки , содержит конкретные требования. Письмо –требование содержит настойчивую просьбу. Целесообразна следующая структура письма. 1)в 1-ом предложении изложить требования 2) привести сопутствующие детали 3) в заключении выразить благодарность за действия. Письмо-жалоба – начинают с урегулирования проблемы. Первая реакция должна быть положительной. Можно начать с комплимента по поводу замечательного обслуживания организации. В письмо следует включить достаточно аргументов для того, чтобы позиция жалующегося выглядела обоснованной. Письмо-просьба – запрос – согласуется с употреблением глагола просить, а письмо – запрос «направляю запрос, обратиться с запросом» и формулой мотивации «В целях».Письмо – подтверждение – уведомляет о получении документов, ценностей. Ключевыми фразами являются «Подтверждаем получение». Направление писем-подтверждений позволяет снять вопрос с контроля. Гарантийное письмо- состоит из 1) выражение просьбы 2) подтверждение гарантии  В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы. Письмо-дополнение может содержать прилагаемые к нему документы или быть неотъемлемой частью ранее подписанных соглашений с собственной нумерацией и ссылкой на дату подписания. Ключевые фразы: « В дополнение». Рекламное письмо- содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Цель письма- побудить адресата воспользоваться услугами, заказать товар. Письмо –обращение – используют в период предвыборной агитации. Направляют одновременно тысячам конкретных адресатов. Письмо-ответ – составляют так: если положительно – сообщение о хороших новостях,  - объяснение обстоятельств , - окончание на положительной ноте. Письмо-отказ – должно состоять из 4-х пунктов: 1) вступление (очертить тему и плавно перейти к предмету) 2) факты, 3)анализ,4) причины  (предоставить причины и разъяснения отказа). Ответ на рекламацию – рассматривать нужно своевременно, если вина очевидна, нужно принести извинения и сообщить о предпринятых действиях. Закончить ответ надо выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Коммерческая переписка- запрос по вопросу: - о принятии к рассмотрению, - о поставке товара,- об изменении запроса. Особенности составления- обращение организации о представлении товаров и услуг состоит из 2-х частей: 1) излагается суть проблемы 2) ожидание ответа и их решения. Оферта – должна включать: - вступительное выражение благодарности на запрос, - информацию, что входит в объявленную цену, - информацию о др. товарах и услугах, - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком. Этикетные письма – (поздравления, извинения, открытки и т.д.) являются знаком уважения к адресату и формируют добрые отношения к организации. Письма должны быть искренними, короткими, посылаться оперативно. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить благодарность за усилия, в результате которых автор получил пользу, выгоду. Мини-письма- особенность – стандартность содержания., несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».

 Электронные  документы и архивы. Информатизация архивного дела.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения  в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. Объектами информатизации являются: комплектование архива; экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; учет документов архива и контроль за их сохранностью; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей; контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. Основные цели информатизации: организация учета документов Архивного фонда РФ; учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах; совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и  выдачи архивных справок, использование документов; формирование страхового фонда и фонда пользования; проведения в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания; автоматизация организационно-управленческих функций архива.

 Этапы организации внедрения информационных технологий:

  Изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива,  подлежащего информатизации; разработка технического задания; поиск соответствующего программного продукта и фирмы – системного интегратора; заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием; создание, установка, адаптация программы; сертификация и регистрация программного продукта; поддержка и обслуживание системы. Учетные базы данных ведутся для: составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета; подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических данных, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменения объема, состава и состояния архивных документов. В обязательные реквизиты  базы данных входят: название учитываемой базы, ее объем, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты введенных документов, даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных, формат представления данных, правовой статус базы данных. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года. Базы данных могут содержать: архивные документы, учетные документы, научно-справочный аппарат. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова – термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.  Результатами поиска документов в базе данных   могут быть текстовой файл или распечатка текста документа. Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов. При выборе программ для базы данных наиболее приемлемо является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет вводить новые записи, корректировать, удалять имеющиеся  записи, автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого  доступа, сортировать записи в любой последовательности, печатать электронные каталоги и т.д. Электронный документ – документ в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись). Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных  документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. В электронном архиве должны обеспечиваться: защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений,  возможность предоставления пользователям доступа к документам; возможность подтверждения подлинности документов; возможность предоставления документов в виде бумажной копии. Электр. Док-ты принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стримере, лазерном диске. Единицей хранения – является физически обособленный носитель файла. Единицей учета – выступает комплект единиц хранения с записью файла или несколько файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Систематизация проводится с помощью каталога.

26. Патентный и нормативный док-т

ПТ – содержит ин-ю о результатах научно-технической деятельности и о правах владельцев на изобретение. ПД  не может содержать непроверенных данных, подтверждается выводами гос.экспертизы, подлежит юр.охране государства.  Патентная документация – это док-ты составленные в соответствии с патентным законодательством и устанавливающие официальное признание наличия изобретения. Изобретение-новое техническое решение задачи в любой области социальной деятельности, дающее положительный эффект. Право на изобретение удостоверяется авторским свидетельством или патентом. Авторское свидетельство-док-т удостоверяющий право автора на  изобретение. Патент –док-т удостоверяющий официальное признание, официально зарегистрированный патентным ведомством РФ. Нормативный док-т устанавливает общие правила, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. К НД по стандартизации относятся стандарты и технические условия. Стандарт – нормативный док-т содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливаются на основе достижений науки и утверждаются в соответствии с действующим законодательством. Виды стандартов: международный (ISO), межгосударственный (принятый государствами у которых единая политика в области стандартизации), национальный (стандарт принятый национ.органом одной страны по стандартизации). Технические условия – нормат.док-т разработанный для установки требований, регулирующие отношения между изобретателем и заказчиком.    Промышленный каталог – содержит перечень промышленной продукции, сведения об изделиях, тех.характеристики. Прейскурант – справочник цен, тарифов на продукцию, товары и услуги.      

Особенности служебных документов. Требования к языку и стилю.

   Язык  и стиль официальных бумаг отличаются от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Стиль изложения в деловых посланиях – формально-логический. Его признаки: нейтральность, унификация, стандартизация терминов. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко. К стилю изложения информации предъявляют особые требования: - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;- однозначность используемых слов и терминов;- нейтральность изложения. Особенного внимания требуют лексические нормы, т.е. правила применения слов в речи. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла  высказывания. Нарушение лексических норм  порой связано с тем, что путают слова, близкие по звучанию, но разные по значению. Например: предоставить и представить (предоставить – дать возможность воспользоваться чем-либо, представить – дать, передать что-либо). Для уточнения лексических норм рекомендуется обращаться к толковым словарям, спец. справочной литературе. Употребление имен собственных- в письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и прежде всего в формулах обращения. При обращении учитываются служебное положение адресата, сфера деятельности. Используется формула: «Уважаемый!»  Выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.

Номенклатура дел: структура и порядок оформления.

   Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Н.Д.- это многофункциональный документ, используемый в разных целях: - номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел. – каждое дело имеет указание срока хранения документов, включенных в него. – номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия. – номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками свыше 10 лет. – номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации.     Требования к номенклатуре. - охват всех документов , создаваемых в процессе деятельности организации, - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, - четкая формулировка заголовка дела, которая отражает состав и содержание документов, - систематизация для внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.  Виды номенклатур:  Типовая номенклатура – составляется для организаций однородных по характеру деятельности, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура – состав дел однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. Номенклатура составляется для каждого структурного подразделения. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. Составление номенклатуры- сначала изучается состав, содержание документов. Изучают устав, положение, штатное расписание, классификаторы, картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел. Главным источником  являются документы организации. Очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, как Гос. Система Документационного обеспечения управления (инструкция по делопроизводству в ведомствах РФ , основные правила работы ведомственных архивов). Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатурных дел. Номенклатура ежегодно пересматривается и уточняется , а при изменении функций и структуры организации – заново составляется и согласовывается.   Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в ГОС. Системе ДОУ и в правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из 5 граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во томов, сроки хранения и примечания. Номенклатура дел составляется в 3-х экз. ( 1-й экз. – хранится в службе ДОУ, 2-й экз. – в архиве, 3-й экз. – в структурном подразделении  в качестве  справочного пособия по формированию дел).

27. Нотное и картографическое издание

Нотное издание (НИ) – относятся к идеографическим (слоговым) док-м. где знаками служат условные обозначения, не отражающие реальных предметов  или явлений. Большую часть объема НИ занимают нотная запись муз.произведения. В отличие от текстовых изд. Нотные передают информ. при помощи спец.знаков-НОТ. Основную часть НИ составляет запись муз.произведений с текстом или без него. НИ делятся на три вида: научные, учебные, концертные.  Ноты это знаки, обозначающие звуки. Ноты пишутся на пяти горизонтальных линейках (наз.нотоносцем).  Точную высоту нот опред. ключ соль или скрипичный ключ. Существует ключ фа или басовый ключ. При ключе проставляются ключ.знаки – диезы и бемоли. Наиболее распространенные в муз.ноты пяти категорий: целая нота, половинная, четвертая, восьмая, шестнадцатая. При изучении древнеегипетских памятников обнаружены первые образцы обозначения мелодий с помощью пиктографического письма (рисунков). Картографическое издание (КИ) – Изображение построенное в картографической проекции - уменьшенное, обобщенное изображение поверхности Земли, поверхности др.небесного тела  или внеземного пространства в определ.системе условных знаков. Специфику КИ опред. Математически определенное пространство, использование картографических знаков-символов, отбор и обобщение изображаемых явлений. Изображаемые в КИ объекты обладают геометрической точностью, т.е. показаны в умен.виде в том месте. Где они находятся в действительности. Изучением и разработкой КИ занимается картография. КИ делятся на три вида: карты, атласы, глобусы. Картограф.Знаки – условные обозначения, применяемые для создания КИ. По форме КЗ могут быть геометрическими. Буквенными и наглядными.

Этикетные требования к тексту управленческого документа.

 Этикет – установленный, принятый порядок поведения, форм обхождения. В основе правил делового этикета лежат – вежливое уважительное отношение к партнеру, - соблюдение определенной дистанции между  работниками, занимающими разное положение, - умение говорить да и нет, не обижая партнера, - терпимость к чужому мнению, не совпадающим с вашим, - умение признать свои ошибки, быть самокритичным, - умение в споре использовать аргументы, а не авторитеты.. Отличают 4 основные составляющие делового письма: мысль, внятность, грамотность, корректность. Схема построения письма общая для всех видов переписки – привлечь внимание адресата, его интерес, побудить его к действию. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. В рамках деловой этики составителю делового письма не рекомендуется – побуждать адресата  к спешному решению фразами – «срочно», «незамедлительно», лучше употребить формулы «Прошу Вас ответить до …..», «Убедительно прошу Вас сразу сообщить о своем решении», - навязывать адресату желательное для Вас решение вопроса, «Прошу утвердить эту кандидатуру», - намекать на невнимательность, проявленную к вашей проблеме фразами «Предлагаю внимательно изучить»   Профессиональная этика – это кодекс поведения, тип отношений, которые представлены наилучшими с точки зрения выполнения работниками своих служебных обязанностей в той или иной сфере. Нормы этикета деловой переписки – бумага должна быть хорошего качества, чистой, - желательно, чтобы бланк письма  был с эмблемой организации,  ее полным наименованием, почтовым адресом, тел., - служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок, все стр., кроме первой нумеруются арабскими цифрами, - желательно избегать переносов, поля должны быть слева 2см.,- в правом верхнем углу под адресом организации ставится дата., - адрес куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне, - ниже в центре листа пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович!»,- заканчивают письмо словами благодарности за сотрудничество, - личная подпись ставится в правой стороне листа(факсимиле не допускается), - на все письма следует давать ответ, если адресат затрудняется с ответом, то именно это го должен написать «затрудняюсь с ответом», - сроки ответа должны выдерживаться, отсутствие ответа воспринимается как неумение вести дела. Можно отметить еще 2 особенности языка, носящие этикетный характер. – орфографическую(написание с прописной буквы местоимений «Вы» или «Ваш» как знак вежливости и уважения), способ изложения письма от 1-ого лица мн.ч.(«мы» или «я» использовать не целесообразно по соображениям этики). Местоимения 3-его лица в деловых письмах заменяют на существительные  (Завод просит. Школа направляет). Читая письмо, адресат сделает вывод, что автор аккуратен, воспитан, с высоким проф. Уровнем. Квалифицированная деловая переписка позволяет успешно решать вопросы и создавать имидж организации.

 Требования к лексике и стилистики текста управленческого документа.

Лексические нормы –правила использования слов в речи. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла высказывания. Ошибкой является неправильное употребление глагола ложить и класть. Имеют одно и тоже значение, но класть – общеупотребительное литературное слово, а ложить – просторечное. Нарушение лексических норм связано с тем, что говорящие путают слова, близкие по звучанию, но различные по значению (предоставить и представить) (предоставить- дать воспользоваться чем-либо, представить – отчет, справку).   Использование устаревшей лексики- (архаизмы и историзмы), в документах не должны употребляться (следует писать не сего года, а этого).    Заимствованные слова- использование их побуждает современность, но включение новых слов в деловое письмо должно быть обоснованным (Альянс – неправильно альянс слов и музыки, правильно союз слов и музыки).    Использование сокращений- сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 1) сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа;2) нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения; 3) не допускается сокращение, если оно может повлечь двусмысленность в восприятии фразы; 4) сокращения до одной буквы не допустимо, кроме традиционных текстовых сокращений (год-г., село-с., лист-л.). Отглагольные существительные- для деловой речи характерно использование отглагольных существительных(прибытие транспорта, обслуживание населения). Употребление языковых норм- устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом (сообщаем что…). Построение предложений- предложение – единая речевая единица, участвующая в образовании текста. От порядка слов зависит смысл предложения, смысловая точность речи определяет практическую и правовую ценность делового текста. При составлении текст разбивают на 2 части главную (факты, идеи) и второстепенную (уточнения, детали). 

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13