22. Требования к изготовлению документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов А4-210х297мм и А5 210х148мм). Бланки док-в изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Поля: левое 20мм; правое 10мм; верхнее 20мм; нижнее 20мм. Составив текст док-та, его надо правильно оформить, чтобы он имел юр.силу. Порядок оформления управленческих док-в определяет  ГОСТ Р 6.30-2003.  Установил 30 реквизитов.01гос.герб РФ; 02герб субъекта РФ; 03-эмблема организ. или товарный знак; 04-код организации; 05-основной гос.рег.номер юр.лица; 06-идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); 07-код формы док-а; 08-наименование организации; 09-справочные данные об организации; 10-наим.вида док-та; 11-дата док-та; 12-регистр.№ док-та; 13-ссылка на регистр.№ и дату док-та; 14-место составления или издания док-та; 15-адресат; 16-гриф утвержд.док-та; 17-резолюция; 18-заголовок к тексту; 19-отметка о контроле; 20-текст док-та; 21-отметка о наличии приложения; 22-подпись; 23-гриф согласования док-та; 24-виза согласования; 25-оттиск печати; 26-отметка о заверении копии; 27-отметка об исполнителе; 28-отметка об исполнении док-та и направлении его в дело; 29-отметка о поступлении док-та в организацию; 30-идентификатор электронной копии документа. При составлении и оформлении док-та обязательно указывается учреждение-автор (как правило указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение док-та (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков: общий бланк (для всех видов док-в, кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида док-та (например приказа, акта и т.д.).

51. Правила регулирования деловой переписки.

  Деловая переписка является одним из элементов ведения любой деятельности. Грамотное делопроизводство и в сфере деловой переписки верный путь успешной деятельности. Деловое письмо с соответствующими реквизитами является документом с соответсвующими правовыми последствиями. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Деловое письмо относится к информационно-справочным документам, в разряд которых входят также: - справки, докладные записки, акты, письма, телеграммы. Одним из важнейших реквизитов является подпись ответственного лица, что давно практикуется для документов на бумажных носителях. Юридическая сила документа заключается в его правовом значении, правовой действительности. Деловое письмо как документ информационно-справочного характера приобретает юр.силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом. Информация относится к объектам гражданских прав (ст.128 ГК РФ). Информация является важнейшим элементом делового письма, поскольку оно представляет собой «документ, применяемый для связи, передачи информации». Государственные и негосударственные информационные ресурсы, как элемент состава имущества находятся в собственности:- граждан, органов гос.власти, органов местного самоуправления, организаций. Отношения по поводу права собственности на эти ресурсы регулируется гражданским законодательством РФ. Физ. и юр. лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены на законных основаниях. Собственник, содержащий сведения, относящиеся к гос.тайне, вправе распоряжаться ей только с разрешения органов гос.власти. Права собственника  информации (ст. 6 ФЗ «Об информации» собственник пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ. Имеет право – назначать лицо, осуществляющее хоз.ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими, устанавливать режим и правила обработки, защиты и доступа информационных ресурсов, определять условия распоряжения документами при их копировании. Информация, полученная гражданами на законных основаниях из государственных информационных ресурсов, может быть использована для создания производной информации при коммерческом распространении которой ссылка на источник информации обязательна. Право на доступ к информации из информационных ресурсов. Правами обладают граждане, органы гос.власти, органы местного самоуправления, организации, общественные объединения (ст.12 ФЗ об информации и защите информации). Собственник информационных ресурсов определяет порядок получения информации (указание места, времени, ответственных должностных лиц). Перечни информации и услуг предоставляются бесплатно. Обязанность владельца информации – владелец обязан предоставить информацию бесплатно по требованию лиц, которых она касается. Владелец обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством РФ. В отношении конфиденциальной информации гражданское законодательство определяет рамки ответственности работника (ст.137 УК РФ). Лица, получившие информацию незаконным путем, должны возместить причененные убытки. Ответственность владельца информации. Владелец несет юр. ответственность за нарушение правил работы с информацией в соответствии с законодательством РФ. Юр. и физ. лица, владеющие информацией о гражданах, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки этой информации. Сведения конфиденциального характера- это информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. К конфиденциальной информации относят информацию о гражданах. За нарушение несется уголовная ответственность. Перечень сведений  конфиденциального характера: 1)сведения о фактах, событиях частной жизни граждан 2)сведения, составляющие тайну следствия, 3)служебные сведения, доступ к которым ограничен 4)сведения,  связанные с проф. Деятельностью 5)сведения, связанные с коммерческой деятельностью 6)сведения о сущности изобретения. Сведения, которые могут составлять коммерческую тайну. Согласно п.1 ст.139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну, если – имеет ценность в силу неизвестности третьими лицами., к ней нет свободного доступа, обладатель принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять ком. тайну- учредительные документы, регистрационные документы, документы о платежеспособности, сведения о численности состава работников, сведения о загрязнении окружающей среды и т.д.

78. Доступ к документам Архивного Фонда РФ.

 Доступ к документам Архивного Фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. (ст. 29) Гарантия свободы массовой информации в области архивного дела определяется рядом архивных нормативных документов. Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справочников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность.  В настоящее время доступ граждан к большинству архивных док-ов  является свободным, кроме случаев, когда документы отнесены к категории секретных. Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учреждения, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных документов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обязательные экземпляры своих работ. Ограничения на доступ к архивных документам устанавливаются только в отношении сведений, составляющих  государственную тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним  относятся сведения в военной области, в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетное  и военное значение, в области внешней политики и экономики, обеспечивающие суверенитет и безопасность государства, в области разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности. Не могут засекречиваться данные: О чрезвычайных происшествиях и катастрофах; стихийных бедствиях, состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хоз-ва, а также о состоянии преступности; привилегиях, компенсациях, льготах, предоставляемых государством  граждан; фактах  нарушения прав и свобод человека и гражданина, размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ.    Кроме того, ограничен доступ к архивных документам, содержащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно только через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками.    В связи с указанными ограничениями архивы делятся: на публичные – все госархивы России с единым правилом свободного допуска потребителей и использования арх. док-ов.; ограниченно-публичные – ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивных документов; доверительного типа – раяда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам; закрытые – ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов. По мере истечения сроков секретного хранения документов они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ.

23. Классификация документов – распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью повышения эффективности работы с ними. Все док-ты обращающиеся в организации, можно классифицировать по видам деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные); по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры); по способу фиксации инфор-ии (письменные, кинодокументы, электронные); по степени сложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные – несколько вопросов); по степени гласности (несекретные и конфидациальные); по юр.силе (подлинные и подложные); по срокам исполнения (срочные и несрочные). Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой док-в, организовать док-ы в делопроизводстве.

Основные разновидности официальных деловых писем.

   Письмо –напоминание- высылают. Если не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца – первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба – согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы – добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство –тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо –сообщение о каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо –приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац –формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно благодарим..» Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо – состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо –информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: « Направляем на согласование…»

Учет использования архивных документов.

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучении эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

     Учет использования дел и документов архива ведется в следующих  учетных формах: книга выдачи дел из хранилища, журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов, журнал регистрации посещений читального зала.

     Первичные документы ведомственного архива: журнал учета подготовленных информационных документов; журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий; журнал регистрации выданных копий, арх. справок и выписок из док-ов; журнал или контрольная картотека учета социально- правовых запросов; журнал регистрации исследователей и посещений читального зала, книга выдачи дел из хранилища; лист использования дела; личное дело исследователя.

       Первичные документы государственного архива: карточка учета форм использования документов, карточка учета тем исследований в читальном заел, журнал регистрации пользователей в читальном  зале, требования на выдачу дел, личное дело пользователя; картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей; журнал письменных обращений граждан, поступивших  через приемную, карточку учета изданий архива; лист использования дела.

      Итоговые документы по учету использования  документов являются – аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

      Требование на выдачу дел туда входит: ФИО исследователя, работника структурного подразделения, далее тема исследования; потом таблица с графами (6граф) 1-ая фонд№; опись№, ед.хр. №, Заголовок ед. хранения, расписка пользователя в получении, расписка сотрудника читального зала в приеме – формат А5.

24. Издание как вид док-та

Издание-основной вид опубликованного, печатного, полиграфического док-та. Это док-т предназначен для распространения в содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку. Издание делится на книжное, журнальное и лисовое(газета). Издания классифицируются по следующим признакам: целевому назначению. Объему, составу основного текста, структуре, степени аналитико-синтетической переработки информации и др.  По целевому назначению выделяют следующие типы изданий: официальное, научное, научно-популярное, производственно-практическое, справочное, издание для досуга, рекламное. По степени аналитико-синтетической переработки информации различают пять видов изданий: информационное, реферативное, библиографическое, обзорное. По информационным знакам: текстовое, нотное, картографическое, изоиздание. По способу печати издание может быть напечатано высокой, офсетной, глубокой, трафаретной  и др. специальными видами печати.  Издание может быть однокрасочным и многокрасочны (например детское). Формат изданий бывает большой, средний, малый и миниатюрный. 

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13