18. Научно – историческая и практическая ценность
документа.
Документирование как научная дисциплина:1. изучает закономерности
образца документов в различных областях человеческой деятельности.2.
разрабатывает способы создания документов.3. исследует, разрабатывает методы
организации документооборота и строения систем документирования.Следует
помнить, что документ – это социальный объект, созданный человеком и для
человека.Основная задача документирования является – исследования возникновения
документа, это позволяет:1. отделить закономерно возникшие документы от
случайных.2. позволяет прогнозировать развитие документов.Документирование изучает
способы составления документов в их гинезиса и развитии. Затем дает им общую
классификацию и оценку. Документирование занимается изучением различных
документов в деятельности учреждений и должностных лиц. Документирование, как
научная дисциплина уделяет внимание разновидности документов, учитывая при этом
различные способы документирования и характеристику их систем.
Документирование тесно связано с источником ведения – научня дисциплина,
исторические документы.
Порядок обработки предложений, жалоб граждан.
Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное
средство осуществления и охраны прав личности. 2 мая 2006г Президентом подписан
новый ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (№59-ФЗ) Ст. закона
посвящена определению терминов: - обращение гражданина- направляется в
гос орган, - предложение- рекомендация гражданина по совершенствованию
законов и иных нормативных актов, улучшению социально-экономической сфер
деятельности гос-ва и общества. –заявление- просьба гражданина о содействии
в реализации его прав и свобод. – Жалоба- просьба гражданина
восстановлению или защите его нарушенных прав. Граждане имеют право: -
предоставить дополнительные документы и обращаться с просьбой об их
истребовании, - знакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения,
- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, -
обращаться с жалобой, - обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения
обращения. Технология работы с обращением граждан требует организации.
Она включает:- прием и первичная обработка обращений, - регистрация обращений,
- отправка на рассмотрение, - уведомление заявителя о направлении обращения в
др. учреждения, - уведомление о длительном рассмотрении, - контроль за сроком
исполнения и выполнение по ним решений, - информационно-справочная работа по
обращениям, - извещение о решении, - анализ поступивших обращений. Все
письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. На
документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, в котором стоит
дата его получения и начала работы с ним. После первичной обработки все
обращения передаются на регистрацию (срок регистр. 3 дня с момента
поступления). После регистрации документ докладывается руководителю для
принятия решения. Принятие решения должно быть основано на требованиях законов,
изучении причин, обстоятельств. Весь процесс подлежит контролю. Сроки
исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных
вопросов. Заявления и жалобы , не требующие доп. изучения разрешаются
безотлагательно или в течении 30дней со дня регистрации. На всех письмах,
жалобах заявленных при регистрации ставится отметка «Контроль» . Обращение
снимается с контроля после выполнения принятого по нему решения, делается
отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля
дает лицо, принявшее по этому вопросу решение. Одним из важных этапов работы с
обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной
работы. Один экз. в картотеку, др- в справочную картотеку. Результаты
решения вопроса сообщают заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими,
соответствующие законодательству. Невозможность получения ответа – используется
гос. Язык РФ. Обязательно ведется анализ этой категории документов. Составляются
аналитические обзоры, справки, в которых отражаются вопросы, по которым были
поданы обращения. На каждом док-те после решения и исполнения делается надпись,
«В дело» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Хранение обращений формирует в дела, вместе с обращением подшивается копия
ответа и др. документы по этому делу. Законченные дела хранятся в учреждениях
для справок. Сроки хранения этой категории – 5 лет, но предложения интересные
для истории – хранятся вечно. Через год передаются в архив учреждения, а затем
в ГОСАРХИВ. Сдача в архив включает: оформление дел, проведение экспертизы
ценности, составления описи. Личный прием – осуществляют руководители
организаций или их замы. - устанавливается место и время приема. Информация о порядке
приема вывешивается на видном месте , должны быть стол, стулья, за которым
может быть оформлено обращение письменно. Рекомендуют использовать «немую
справку» с образцами заявлений, адресами, тел., куда направляют граждан. Во
время личного приема ведется журнал приема, в нем: дата приема, Ф.И.О.
адрес, суть вопроса, Ф.И.О ведущего прием, результат обращения. В конце
приема надо сообщить о результате или, если, решение относится к компетенции
иного органа – оказать содействие в определении этого органа.
Архивные описи
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный
перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и
раскрытия их содержания. Функции описи:Информационная,
раскрывающая состав и содержание документов;Учетная, учитывающая
количество дел внутри фонда; Классификационная, закрепляющая
систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя
или основными направлениями вопросами его деятельности. Опись состоит из
описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата.
Объектом описания является единица хранения. Описи составляются: На дела
постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела личного
состава; документы на спецносителях; входящие в архив ведомственные и служебные
издания. При составлении описи первичным документов является
делопроизводственная номенклатура дел. Правила (основные требования)
оформления описи:Нумерацию единиц хранения в описи производят по
систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его
том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;Систематизация
единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в
номенклатуре; Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с
заголовками включаемых в нее дел;
При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи
указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются
словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; На каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения
однородного названия дела; Графа описи «примечание» используется для отметки о
выбытии или физическом состоянии дела; Опись в ведомственном архиве
составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в
соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого
фонда учреждения; Документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в
опись по дате заведения дела; Нумерация дел по описи не должна превышать
четырехзначной цифры, крайний номер -9999; Систематизация дел в описи
предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; Каждая
законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; При
составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2
экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной
описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного
(свыше 20 лет) хранения,3 экземпляра описи личного состава; При составлении
описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей
последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем списки л/с, далее
карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по
зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; Личные дела формируются
по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; Описи
постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в
соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения:Годовая
структурная опись составляется в структурном подразделении;Годовая сводная
опись составляется ведомственным архивом; На ее основе в госархиве после
передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения –
раздельно постоянного хранения и личного состава. Опись содержит:Титульный
лист; оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели,
переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист заверитель
19. Способы документирования.
есть такое понятие как носитель информации – это объект, материальное
тело, на которое фиксируется информация (дск, бумага, компьютер) Появление
первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации,
относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное
документирование. Разновидностью предметного, является галечное и ракушечное
письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а
также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое
письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном
иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались,
заменялись знаками, обозначающие слова. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ были:Каменные
плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли
из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток.
В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых
животных. В н.в. для создания документов используются материальные объекты
(бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.) которые служат для
закрепления и хранения на ний речевой, звуковой и изобразительной информации.
Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена
след. Образом: 1) бумажный носитель (несветочувствительная, термобумага,
фотопленка, калька) 2) микроносители визуальной информации; 3) звуконосители;
4) видеоносители; 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи
кодированной информации.Информатизация общества, бурное развитие микрорафии,
компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности
определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е не на бумажных
носителях. Информации. Новейшие – фильмы, микрофиш, звуковые магнитные записи,
дискетные носители для компьютерного чтения. Документы на новейших носителях
информации делятся на: 1. документы на перфорированных носителях информации
(перфоленты, перфокарты)2. документы на магнитных носителя (магнитные карты,
дискеты и жесткие диски, видеодиски) 3. документы на оптических носителях
информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы,
микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с
помощью лазерного луча (аудикомпакт – диски, видеодиски).
4. документы на галографических носителях информации (галограммы).
Работа с документами, содержащими КТ.
Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая ,
организационная, используемая в предпринимательской деятельности, которая
обладает реальной или потенциальной ценностью. Она конфиденциальна и не
подлежит разглашению. КТ- включает деловую информацию, технологии,
открытия, изобретения и т.д. Обеспечение сохранности конфиденциальной
информации требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений,
составляющих КТ предприятия 2) обеспечение порядка их защиты. Сведения КТ
предприятия можно разделить на 2 блока: 1) научно-техническая информация 2)
деловая информация. Научно-техническая информация – включает
конструкции машин, чертежи, схемы, коды, ключи, программное обеспечение. Деловая
информация - сведения о финансах, сведения о денежных средствах, сведения
о размере прибыли, планы развития предприятия, кадровый состав, учредительные
док-ты, Состав и объем сведений составляющий КТ определяются руководителем.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: - разработка
инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ , -
ограничение доступа к носителям информации КТ., - ведение делопроизводства,
учет и сохранность док-ов, содержащих КТ, - использование организационных,
технических и иных средств защиты, осуществление контроля за соблюдением
установленного режима охраны КТ. При поступлении на работу сотрудник
подписывает обязательство о неразглашении КТ. Обязательство составляется в 1
экз. и хранится в личном деле 5 лет. Примерный перечень, составляющий КТ. –
сведения о новых технологиях, - методы управления, - финансовая деятельность, -
размер прибыли, цели, задачи переговоров, - з/плата сотрудников, - сбыт
продукции, - маркетинговые исследования. Если сведения из перечня КТ
переносятся в документы, то они становятся конфиденциальными. Все документы,
содержащие КТ , подлежат учету и спец. обозначению. На документе проставляют
гриф ограничения доступа в правом верхнем углу. На документе с грифом КТ
указывается количество экз.документов и место нахождения. Все документы,
содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от
остальных док-ов в журнале регистрации документов с грифом КТ. Все листы
нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе
указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Документы с грифом КТ
формируются в отдельное дело. В начале дела подшивается внутренняя опись
документов, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в
сейфе, опечатанный должностным лицом. Движение (выдача и возврат) документов с
грифом КТ должно отражаться в журнале учета выдачи документов с грифом КТ.
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного
дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации
документов с грифом КТ. По окончании года созданная комиссия выполняет
следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом КТ, - отбирает
документы для архивного хранения, - отбирает документы для уничтожения. В
случае утраты таких документов в известность ставится руководство, назначается
комиссия. На утерянные документы составляется акт, в журнале ставят отметку об
утрате. При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется опись.
Архивное хранение производится в опечатанных коробках. На документы с грифом
КТ, отображенные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем
предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью спец.
машины, исключающим возможность восстановления информации.
Система каталогов в архиве
Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором
информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам,
отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой
классификации документной информации. Совокупность различных каталогов
составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов –
совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая
состоит из:
Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем
документной информации; Выявление и отбора документной информации для
каталогизации;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
|