12. Сущность понятия «документ»
Документ создается в результате документирования – записи информации на различных
носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который
используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на
отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ
пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного
свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ,
акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется
Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает
свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это
определение, само понятие документ определяют различным образом: документ –
материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная
информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ –
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая
ее идентифицировать.Внешние признаки документа – признаки,
отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи,
элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает
определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания
документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре
или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е.
содержит в себе различные функции.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся
к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему),
социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей),
коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы,
переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать
традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото). Специальные –
управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за
собой юр. силу), правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы,
указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический,
бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять
несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство
быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены
в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа
и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово
оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы
документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в
предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный
документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это
последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ –
рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового
документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов
оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с
латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об
авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный
экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую
юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ,
полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние
признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают:
Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного
текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.
Обработка основных документопотоков
Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в
организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная
или смешанная форма. При центр.форма- все док-ты регистрируются в
одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет
создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация
происходит в струк.подразделениях или в местах составления или исполнения док-в).
Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в
структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая
из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Входящие на начальном
этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и
внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та
2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп
явл.1.рассмотрен. док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м,
4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в
справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум.
вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную
док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих
организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных
действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка
прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии
лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те,
в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,
Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и
нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия
по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на
док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта
док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.;
3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние
в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На
этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча
испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка
испол-го в дело.
Док-ты имеют регистрационные номера. Например: №
03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145
регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в
которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. Резолюция на док-те(17 реквизит): наносится на док. рукописным способом
руковод. или долж.лицом. Пишется на первом листе док-та в любом свободном
месте, кроме полей. Включает в себя: кому; что делать; когда; личную подпись
долж.лица; дату резолюции.
Организация
документов и дел в пределах Архивного фонда РФ в целом.
Организацию документов Архивного Фонда РФ включает их классификация и
систематизация.Классификация – выработка научных основ организации документов,
установление логических и исторических связей между ними. Систематизация –
физическая организация и упорядочении документов на основе схемы их
классификации. Организация документов осуществляется:В пределах
Архивного Фонда РФ;В пределах конкретного архива;В пределах конкретного
архивного фонда. Организация документов – совокупность административно-правовых
и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим
документам с учетом их принадлежности, к различным формам собственности, разным
историческим периодам, видам носителей информации и др. особенностей, в целях
их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным
совокупностям архивных фондов. В основе организации док-ов находится архивный
фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между
собой. До недавнего времени основными критериями организации хранения док-ов
были:Принадлежность до-ов к историческим эпохам;Принадлежность док-ов к
комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; Принадлежность
документов к административно-территориальным единицам; Принадлежность
документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. В
настоящее время критериями организации хранения док-ов являются: Формы
собственности – государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная
собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная
часть Архивного фонда РФ; Виды носителей, способы и техника закрепления
информации – письменные и графические документы на бумажных носителя,
кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы; Сроки хранения –
постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного
учреждения, временное хранение до передачи документов в госархив в
ведомственном архиве, временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах
и отраслевых фондах, временное и депозитарное хранение док-ов негосударственной
части Архивного фонда РФ в госархивах. Все критерии применяются в совокупности.
Согласно им происходит организация док-ов в пределах Архивного фонда РФ. Архивный
фонд РФ – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее
народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое,
политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью
историко-культурного наследия народов РФ. Архивный фонд РФ в зависимости от
формы собственности на его документы состоит из государственной и
негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют
архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью
(федеральные архивы), государственной собственностью республик в составе РФ,
краев, областей, автономной области, автономных округов, г. Москвы и Петербурга
(республиканские, краевые, областные, окружные архивы), муниципальной
собственностью (гор-(рай) архивы) В государственную часть Архивного фонда
входят арх. Фонды и арх. Док-ты: Гос. учреждений, организаций , предприятий,
действовавших на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий
до момента отделения церкви от гос-ва; Органов гос. власти, местного
самоуправления, прокуратуры, госучерждений, предприятий, организаций, воинских
частей, действующих на территории РФ; Отечественных госучреждений, воинских
частей, находившихся или находящихся за границей; Предприятий, организаций и
объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется
преобладающая доля федеральной или государственной собственности; Органов
учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ Других общественных
организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до
момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных
объединениях, принятые в учреждении Федеральной архивной службы России; Копии
арх. Док-ов на правах подлинников, а также копии арх. Док-ов, поступившие на
законных основаниях в собственность государства из-за рубежа. Негосударственную
часть Архивного фонда РФ составляют док-ты, находящиеся в частной или иной
негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое, культурное значение. Негосударственную часть
Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: Общественных
объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с
законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов,
благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; Религиозных
объединений и организаций (после отделения церкви от государства); Негосударственных
объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений,
организаций и предприятий промышленности, сельского хоз-ва, других отраслей
экономики, науки культуры, социальной сферы, средств массовой информации; Физических
лиц (док-ты личного происхождения, фамильные, родовые архивы, коллекции док-ов)
Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании
экспертизы ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ
является архивный фонд – совокупность арх.док-ов, исторически или логически
связанных между собой.
- Понятие
«информация» и «документ».
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа
с информацией – ее получение, обработка, понятие каких-либо решений и их
исполнения. Информация- это сведения о лицах, фактах, событиях и
явлений, вне зависимости от формы ее представления. Информация имеет большое
значение, т.к. на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты
информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Носитель
информации – объект, материальное тело, на котором фиксируется информация
(тетрадь, лист бум., диск, дискета, компьютер, доска) Источник информации
– объект, в котором зарождается информация (теле, радио, Интернет).Документ
– от лат. Слова «Документум» - свидетельство - это материальный носитель
данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во
времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и
другую информацию. Документирование – процесс записи информации на
различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают
закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации,
а также ее хранение.
Технология регистрации док-в
Регистрация - это фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей
записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет
количества документов; сохранности документов, контроля исполнения документов;
поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время
применяется три системы регистрации документов: централизованная,
децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты
регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая
система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная –
регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах составления или
исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая
часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько
гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып
регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр.
в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты
распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ.
Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного
года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие-
отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта
док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.;
3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние
в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На
этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча
испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка
испол-го в дело. Входящие на начальном этапе
проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и
внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та
2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп
явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м,
4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в
справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум.
вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную
док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих
организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных
действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка
прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии
лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те,
в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально.
Существует журнальня регист (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше
1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно,
вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Индексация
док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров).
Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера.
Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145
регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в
которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К
индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к). Регистрация
начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
|