Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования
каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При
определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура,
состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи
использования документов; наличие и качество других архивных справочников;
кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее
распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по
истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов).
Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их
классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной
информации в систематических каталогах государственных архивов СССР. В
международной документалистике приняты: Универсальная десятичная
классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы
классификации определяется составом документов архив и задачами их
использования. Вживление и отбор документной информации для каталогизации
происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной
каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию
документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне
подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного (
единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически,
хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка
включает следующие атрибуты: Индекс классификационного деления;
наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события;
информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда;
архивный шифр документа(номер фонда, описи, единицы хранения, листа); язык;
способ воспроизведения; фамилия составителя; дата составления; в отд. случаях
на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация. Архивные каталоги
постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение
каталога, которое включает: научно-методическое обеспечение работы;
индексирование карточек; систематизацию их по индексам и рубрикам;
составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение
учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов. Включаемые в
каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс
– условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью
которого является передача, содержание информации, зафиксированной в
документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение
между этими делениями. Индексы могут быть: (буквенными, цифровыми,
комбинированными). Они служат для определения места карточек в каталоге.
Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения
букв и цифр.
20. Оперативное хранение дел в организации.
Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ, структурных
подразделениях до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится
на: - хранение документов в процессе их исполнения, - хранение исполненных
документов. Во время исполнения документы могут храниться у исполнителя в спец.
папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел: «Срочно», «На
исполнение», «К заданию». В течение дня папки хранятся на столе, после рабочего
дня убираются в сейф, шкаф. Законченные дела подшиваются в дело и строго
учитываются. За сохранность отвечают руководители структурных подразделений.
Дела хранятся:- в шкафах(обычные дела), в сейфах (с грифом конфиденциальности).
На обложке дела пишется: - название организации, название структ.
подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего
док-ов, срок хранения дела, шифры каждого дела. Проверка наличия дел при
оперативном хранении проводится – для сохранности дел, для установления
пропавших дел, для восстановления документов, не найденных в результате поиска,
для поиска пропавших дел. Во время оперативного хранения дела могут
выдаваться - сотрудникам предприятия(с указания руководителя), сторонним
организациям (с указания руководителя).Выдача дел осуществляется под расписку.
На дело, выданное, заводят карту-заместитель дела. Выдаются дела на срок не
более 1мес. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу и
разрешению руководителя организации. Срок оперативного хранения дел
составляет от1-го года до 3-х лет. После оперативного хранения завершенные дела
постоянного и долговременного (свыше 10лет) сроков хранения сдаются в архив. Составление
номенклатуры – важная функция делопроизводственной службы. В небольших
организациях, не имеющих структурного разделения составляется одна номенклатура
–составляет секретарь. Номенклатура большой организации составляется
делопроизводственной службой. (номенклатура дел № ------------ год,
утверждаю, руководитель, подпись, наименование раздела, индекс дела, заголовок,
кол.дел, срок хранения). Номенклатура печатается в 4-х экз. (1экз. у секретаря,
2-й – рабочий, 3-й- у лица отвечающего за архив, 4-й – в гос. архиве). После
окончания года, номенклатуру дел закрывают, пересматривается она не реже, чем в
5 лет раз. В конце года она уточняется, утверждается и вводится с 1 января
нового года. Передача дел в архив. Составляются описи дел, утверждает их
руководитель. Описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела
постоянного хранения – согласовываются ЭК архивной организации. Описи дел
печатают в 4-х экз., которые передаются в гос. архив, а описи в архиве в
организации - в 2-х экз. В архив организации передаются дела постоянного и
временного (свыше 10лет) хранения, а также дела по личному составу через год
после завершения работы с ними. Дела временного хранения (до 10лет) передают в
архив по усмотрению организации. Сотрудник архива, принимая дела, сверяет
каждое дело с описью, проверяет правильность оформления дел. С делами в архив
передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения
справочного аппарата архива. Для передачи в гос. архивы, документы хранятся в
архивах организации в течении сроков, установленных архивом РОССИИ (сроки от 5
до 7,5лет). Документы передаются в гос. архив по акту из архивов-организации в
гос. архив.
Направление и цели
использования архивных документов.
Использование документов архива – это применение информации архивных
документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для
обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование арх. док-ов
строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его
результатом является обеспечение информационных потребностей общества в
ретроспективной документной информации.
Организация использования исторических документов в политических
целях – исследование и изучение истории личных дел полит. Деятелей, номенклатуры
управления, что касается экономической безопасности, в научных целях для
написания научно-исследовательских работ, монографий. В культурных целях –
проведение выставок арх. документов, экскурсий по архиву в целях ознакомления,
организации публикаций.
21. Методы и способы документирования.
Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на
материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами –
идентификаторами, называемыми реквизитами. документирование в управленческой
деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей
информации, т.е. создания документа. 70% всей документации представлено на
бумажных носителях. 10% - структурированная информация в электронном виде. 20%
информационного потока – неструктурированная информация в электронном виде –
это файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения. Существуют
различные способы документирования, и их различие: Текстовое документирование. Текстовой
документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом
письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое
распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений,
предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом
запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат
строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по
строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы
ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики)
Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный
фотографическим способом. Особенность фотодокументов возникаю в момент
событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных
областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и
т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов. Кинодокумент
– изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим
способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент –
документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой
звукозаписи. Документы на магнитных носителях. Электронное документирование.
С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются
специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в
форме, понятно только машине. Документ на машинном носителе – документ,
созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку
его информации электронно-вычислительной машиной.
Формирование дел.
Формирование
дела называется группирование
исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и
систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Дело-
совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенная в отдельную обложку. Формирование дел должно обеспечить:-
оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания
управления, сохранность документов. Формирование дел осуществляется : -
службой ДОУ при централизованной форме ведения делопроизводства, структурными
подразделениями, при децентрализованной форме ведения делопроизводства. Работа
по оформлению дел состоит:- распределение и раскладка исполненных дел по
папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности,
оформление обложки дел. Формирование дел позволяет: - ускорить,
облегчить оформление дел перед сдачей в архив, сокращает затраты на обработку,
- облегчение проведения ЭЦ дел, - обеспечение сохранности дел, - защита
информации, - осуществление контроля за наличием и местонахождением документов.
Требования к оформлению дел. Это подготовка дела к хранению в
соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их
заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в
архив по окончании календарного года. Возможны 2 вида оформления дел-
полное и частичное (дела постоянного долгого хранения (Свыше 10лет) и по личному
составу подлежат полному оформлению). Дела временного (до 10лет) –
подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования.
Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по
номенклатуре дел и передаются в архив. Основное внимание сосредоточивается на
делах постоянного (свыше 10л) сроков хранения. Полное оформление дел
включает: - подшивку (переплет дел), - нумерацию листов в деле, -
составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела, - оформление обложки дела. Переплет – (документы
подшиваются на 4 прокола в твердую обложку, в конце каждого дела подшиваются
чистые бланки форм для заверительной надписи). Нумерация листов дела-
предназначена для закрепления порядка расположения документов после
систематизации и для обеспечения их сохранности, нумеруются все листы , кроме
внутренней описи и заверительной надписи. Заверительная надпись- в конце
дела составляется заверительная надпись, в которой цифрой и прописью
указывается кол-во листов. На обложке дела заверительную надпись запрещено. В
дело прикладывается последним листом перед переплетом. (если уже переплетено,
то наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела).
Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень
документов дела с указанием порядковых №, индексов, названий, дат, номеров
листов. Внутренняя опись составляется для учета документах- особо ценных ,
личные, судебные. Опись подписывается составителем с датой и расшифровкой
Ф.И.О. Обложка дела – содержит сведения о составе и содержании
документов дела, данные об организации, времени происхождения. Правила
оформления обложки установлены ГОСТом 17914-72 (обложки дел длительного
хранения). На обложке дела должны быть: - название учреждения,
подразделения, где дело сформировано, индекс, заголовок дела, дата заведения и
окончание дела, аннотация к документам дела ( для дел постоянного хранения,
ценные документы), кол-во листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр
дела. Составление описи дел – это завершающий этап работы с документами в
делопроизводстве. Опись дел- это архивный справочник, содержащий
перечень единиц хранения. Опись – служит основным учетом и справочным
пособием в делопроизводстве и архиве. Описи составляют в каждом структурном
подразделении по окончании года на все дела: - постоянного, временного (свыше
10лет) , на дела по личному составу. Составление описей определяется
инструкцией по ведению делопроизводства в организации. Ответственность несут руководители
структурных подразделений. Опись заполняется в виде таблицы, включающей
следующие графы: - порядковый № дела, индекс дела (тома, главы), заголовок
дела, дата дела, кол-во листов дела, примечание. Описи подписываются
составителем с указанием его должности, согласовываются с руководителем и
утверждаются. Составляются описи в 2-х экз. в течении года после завершения
дел в делопроизводстве.
Формы использования документов Архивного Фонда РФ.
Формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в
соответствии с их запросами и в инициативном порядке; представление документов
пользователям для исследований; экспонирование документов на выставках;
использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных
мероприятий; выдача документов во временное пользование; публикация документов.
Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам,
либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по
документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.
Исполнение запросов. Осуществляется при наличии в запросе названия
организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового
адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем
полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. В
основе поиска запрашиваемой информации находится определение архивного шифра (
по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти
требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно
использовать хранящиеся в ней документы. Основным видом запросов являются
социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов,
подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Ответом архива является архивная
справка (офиц. Документ, имеющий юридическую силу и содержащей арх.
информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов); архивная
выписка (копия части текста арх. документа, оформленная юридически при
помощи подписи исполнителя и печати архива); архивная копия ( офиц.
Документ архива, воспроизводящий арх. документ с указанием его поисковых
данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.) Основными
требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста,
изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными.
Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем,
скрепляется печатью архива. Инициативное информирование. Предполагает
ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде
информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся док-ов и
дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов
по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных. Для
работы исследователей с арх. документами в архиве создается читальный зал,
оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в
читальный зал на основании личного заявления или отношения организации,
учреждения, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на
работу в читальном на один год. При первом посещении исследователи знакомятся с
правилами читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся
карточки пользователя и личное дело, исследователям предоставляется
научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и
получают документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного
бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Исследователь
может получить под расписку в бланк заказа единовременно не более 5 описей и
10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально на 10 дней. При
выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На
время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. Выдача дел и
документов во временное пользование производится на основании акта выдачи,
исходным документом которого является письменный запрос организации,
нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3
месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. На их место на время отсутствия
помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище
проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов
составляется дефектный акт. Самым распространенным видом использования
документов является их публикация. Выделяются научные,
научно-популярные, учебные издания В соответствии с составом публикуемых
документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации
могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката. К
информационными мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии
в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы,
читательские конференции. На них могут проходить выступления архивных
работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ
документов, ознакомление с работой архива. Все эти мероприятия относятся к
формам массового использования архивных документов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
|