56. Складской учет материалов и его связь с бухгалтерским при сальдовом методе.

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских скла­дов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждо­му складу приказом по предприятию присваивается постоянный но­мер, который впоследствии указывается на всех документах, относя­щихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспече­ны исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по сек­циям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответстви­ем фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, кото­рого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой до­говор по установленной форме о полной индивидуальной материаль­ной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным зак­лючением договора об индивидуальной материальной ответственно­сти. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных цен­ностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем пред­приятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения мате­риалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в картон как учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер учетную цену и срок годности. После этого карточки передают в склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатк.1 материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичны документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге учета ма­териалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематичес­ки составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и мате­риально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и опера­тивного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указыва­ют наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организаци­ях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют ме­сячные отчеты об остатках и движении материалов в подотче­те и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с факти­ческим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производит­ся, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходи­мость в составлении других документов на расход материалов и уп­рощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регист­ров аналитического учета используются отчеты материально ответ­ственных лиц.

57. Особенности оценки материалов при их списании.

При отпуске МПЗ в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

- по себ-сти каждой единицы;

- по средней себ-сти;

- по себ-сти первых по времени закупок МПЗ; (ФИФО)

- по себ-сти последних по времени закупок МПЗ. (ЛИФО)

В своей учетной политике организации самостоятельно выбирают метод списания МПЗ.

1. Материалы списываются по средней фактической себестоимости приобретения. Такой вариант применим на небольших предприятиях. МПЗ, используемые организацией в особом порядке (драг. металлы, драг. камни) или запасы, которые не могут обычным образом заменить друг друга, могут оцениваться по себ-сти каждой единицы.

2. Списываемые материалы оцениваются по учетной стоимости с последующим распределением отклонений (на крупных предприятиях). Оценка МПЗ по средней себ-сти производится по каждой группе запасов путем деления общей себ-сти группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из себ-сти и количества остатка на начало месяца, и, поступивших запасов в течение данного месяца.

3. Списание материалов в производство по методу ФИФО. Сначала списывают материалы по цене первой закупленной партии, затем — второй партии и так да­лее в порядке очередности, пока не будет отражен общий расход материалов за отчетный период, включая началь­ные остатки. При применении этого метода остатки материалов на конец месяца оцениваются по себестои­мости последних по времени приобретения партий, а в затраты производства отнесены материалы по себестои­мости ранних по времени приобретений. В условиях инфляции (росте цен) метод ФИФО, занижая затраты производства, преувеличивает прибыль, отражаемую в отчетности. Это выгодно предприятиям, имеющим льго­ты по налогообложению, так как они могут использовать прибыль для развития производства.

4). Оценка материалов по методу ЛИФО. Вначале материалы списываются в затраты производства по се­бестоимости последней поступившей партии, затем — по себестоимости предыдущей и т. д. Остатки материалов на конец месяца оцениваются по себестоимости ранних по времени приобретения партий, а в затраты производ­ства списаны материалы по себестоимости поздних по времени приобретения партий. При росте рыночных цен на материалы этот метод вызывает завышение затрат производства и преуменьшает отражаемую в отчетности прибыль. В зарубежной практике этим методом пользу­ется большинство предприятий, чтобы уменьшить плате­жи налога на прибыль и временно высвободить денеж­ные средства для использования их в обороте.

В нашей отечественной учетной практике наиболее распространены первый и второй методы оценки списы­ваемых материалов. Методы ФИФО и ЛИФО давно при­меняются в зарубежной практике и разрешены к исполь­зованию у нас, но широкого применения пока не нашли.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законнос-11.К), целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первич­ные документы подвергаются таксировке (умножением количества ма­териалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут передавать­ся сразу на ВУ, минуя бухгалтерию, — в этом случае контроль первич­ных документов осуществляется работниками ВУ.

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расхо­ду материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материа­лов лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натураль­ном, но и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборота­ми и остатками на соответствующих синтетических счетах и данны­ми карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы груп­пируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, посколь­ку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в обо­ротную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках ана­литического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в каче­стве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ве­дущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правиль­ность произведенных кладовщиком записей в карточках учета мате­риалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В кон­це месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бух­галтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на скла­де (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учет­ным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалте­рию первичные документы по движению материалов после их про­верки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп мате­риалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важ­нейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении меся­ца картотеку используют для составления групповых оборотных ве­домостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными дан­ными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтети­ческого учета.

Сальдовый метод учета материалов — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-счислительные ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по пер­вичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с при­менением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаруже­ние ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского хозяйства.

В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдовового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинорованном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетаом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

58. Учет списания материалов по разным направлениям.

Материалы организации расходуются по следующим направлениям:

1. на производственное потребление, хозяйственные нужды, для переработки;

2. на сторону, и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов;

3. пришедшие в негодность и морально устаревшие. При выявлении недостач, хищений и порчи;

4. передаются по договорам дарения или безвозмездно;

5. передаются в качестве вклада в уставный капитал других организаций.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и пра­вильного документального его оформления организации осуществля­ют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, напри­мер, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данныx планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зави­сит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами, актами списания на производство и др. и отражается бух. записями:

Д 20, 23, 25, 26, 29 К 10

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво­ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону, при этом осуществляются бух. записи:

Д 91 К 10

Д 62, 45 "Товары отгруженные" К 91 "Прочие доходы и расходы".

Д 91 К 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 68 "Расчеты по налогам и сборам" начисляется НДС.

Выявленные недостачи по сличительным инвентаризационным ведомостям оформляются проводкой:

Д 94 К 10

Д 73 К 94 на виновных лиц

Д 20, 23, 25 К 10 на затраты в пределах норм естественной убыли

Д 91 К 94 на убытки, если не выявлено виновное лицо.

Пришедшие в негодность материалы в следствии морального износа или в случае порчи списываются по актам бух. проводкой:

Д 91 К 10

Такой же записью отражается и безвозмездная передача, дарение, которая оформляется приказами, накладными, договорами.

Материалы, переданные в уставный капитал других организаций:

Д 91 К 10

При ликвидации чрезвычайных ситуаций материалы списываются проводкой по актам:

Д 99 К 10.

59. Ведомость №10 "Движение материальных ценностей".

60. Контроль за использованием материальных ценностей.

Производственные запасы составляют значительную часть стои­мости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продук­ции. Именно поэтому усиление контроля за состоянием производствен­ных запасов и рациональным их использованием оказывает существен­ное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое поло­жение.

Основным направлением повышения эффективности использова­ния производственных запасов является внедрение ресурсосберега-ющих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Существенное значение для сохранности производственных запа­сов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, по­зволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие повышения эффективности использования мате­риальных ресурсов — усиление личной и коллективной ответствен­ности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использо­вании указанных ресурсов.

Одно из условий рационального использования производственных ресурсов — нормирование складских запасов и материальных затрат.

Под нормой производственного запаса понимают средний в тече­ние года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходя­щий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

Предприятия должны стремиться к соблюдению норм производ­ственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недо­статок — к срыву производственного процесса.

Существенно улучшить учет производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. бо­лее широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выпис­ку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументаль­ной системы оформления расхода материалов) и др.